Pour de nombreuses organisations, la collecte de fonds peut ressembler à un cycle sans fin de réaction à la prochaine opportunité. Une demande de proposition (à rendre dans quelques jours !) arrive dans votre boîte de réception. Un membre du conseil d'administration mentionne un donateur potentiel que vous devriez connaître. Vous voyez un appel à projets sur LinkedIn qui semble assez proche de votre travail. Avant longtemps, votre semaine soigneusement planifiée a été remplacée par une course effrénée pour saisir la prochaine opportunité.

Si cela vous dit quelque chose, vous n'êtes pas seul.

La réalité est que la collecte de fonds dans de nombreuses organisations fonctionne de manière réactive, non pas parce que les dirigeants manquent de vision, mais parce qu'ils manquent de temps, de capacité ou de systèmes pour être plus intentionnels avec leurs équipes en matière de collecte de fonds. Lorsque vous jonglez entre les programmes, les finances, le personnel et la collecte de fonds, il est facile de laisser les opportunités et les pressions externes dicter vos priorités.

Mais il est important (et en fin de compte économique et rapide) de vous poser la question :

Votre stratégie de collecte de fonds est-elle proactive ou réactive ? Stratégique ou opportuniste ?

Il n'y a rien de mal à être opportuniste. Parfois, une opportunité de financement inattendue est exactement ce dont votre organisation a besoin. Le problème survient lorsque ces opportunités deviennent votre stratégie principale au lieu de la soutenir.

Une approche de collecte de fonds réactive ressemble souvent à :

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  Demander des subventions parce qu'elles sont disponibles, pas parce qu'ils correspondent le mieux à votre organisation (par exemple, de petites subventions qui ne vous aideront pas à grand-chose, des portées de travail non alignées sur votre plan stratégique, des exigences de reporting lourdes).
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  Poursuivre chaque conversation avec un donateur potentiel, peu importe l'alignement (par exemple, courtiser un donateur qui s'intéresse clairement à des espèces, des paysages ou des pays qui ne correspondent pas à votre travail).
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  Travail constant dans l'urgence face à des échéances externes imprévues plutôt que vos propres priorités (divulgâcheur : la collecte de fonds réactive mène à l'épuisement professionnel !).
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  Passer plus de temps à rédiger des propositions qu'à cultiver des relations à long terme. Soumettre une proposition “ à froid ” en réponse à un appel d’offres public présente souvent un taux de réussite extrêmement faible (<1 à 5%), alors que si un bailleur de fonds vous a invité à présenter une proposition, vous pouvez espérer que ses chances d’être financée dépassent 50%.

Avec le temps, une approche réactive ou purement opportuniste engendre de l'inefficacité, l'épuisement du personnel et même une dérive par rapport à la mission. Le personnel consacre des heures précieuses à des opportunités à faible probabilité. Les programmes se métamorphosent pour s'adapter aux intérêts des bailleurs de fonds, s'écartant ainsi de la véritable mission et du plan stratégique de l'organisation. La fidélisation des donateurs en souffre, car toute l'énergie disponible est consacrée à l'obtention du prochain don.

La levée de fonds stratégique inverse cette dynamique

Plutôt que de poursuivre chaque opportunité, élaborez des priorités de collecte de fonds claires pour guider vos efforts.

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  Sachez ce dont vous avez besoin : ils identifient le modèle de financement nécessaire pour pérenniser leur travail (par exemple, des durées de subvention variées, divers donateurs et le bon équilibre entre revenus non affectés et affectés).
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  Connaître les coûts : ils connaissent les bases financières, telles que :

  • Frais généraux – les coûts de fonctionnement liés au maintien de l'activité de l'organisation (personnel, loyer, administration) qui ne sont pas liés à un projet spécifique
  • Dépenses annuelles prévues
  • Revenus déjà sécurisés pour l'exercice fiscal
  • Quelle est la probabilité réelle que chaque prospect de financement restant se concrétise
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  Connaître les bailleurs de fonds : ils comprennent quels bailleurs de fonds sont alignés sur leur mission grâce à des recherches approfondies, comme l'examen des informations financières publiques d'une fondation ou le réseautage “ en coulisses ” avec des alliés.
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  Connaître les gens : ils établissent des relations de manière proactive bien avant qu'une proposition ne soit due, et ils cultivent les donateurs actuels au-delà des paramètres simples d'une convention de subvention.

Mais peut-être plus important encore, ils apprennent à dire “ non ”. Sachez quand dire “ non ”.”

Dire non à une opportunité mal alignée peut sembler risqué, en particulier pour les petites organisations. Mais chaque proposition et chaque relation demande du temps – du temps qui pourrait être investi dans la culture d'un donateur important, le renforcement de la gestion des donateurs, l'amélioration des rapports sur les subventions, ou l'approfondissement des relations avec des financeurs qui croient déjà en votre travail.

La levée de fonds stratégique ne consiste pas à en faire plus. Il s'agit de faire moins de choses, mais mieux.

Être stratégique n'élimine pas l'incertitude. La collecte de fonds impliquera toujours de réagir à des circonstances changeantes et à des opportunités imprévues. Mais lorsque votre stratégie fournit une base — et que vous avez une idée claire de vos besoins et priorités financiers — vous pouvez évaluer ces opportunités à travers le prisme de votre mission et de votre santé financière à long terme plutôt que de céder à des pressions à court vue.

3 façons de devenir plus intentionnel (avec des modèles utiles pour vous guider)

Vous n'avez pas besoin d'une refonte complète de votre collecte de fonds pour être plus intentionnel. Commencez par ces trois étapes.

1. Affinez votre pipeline de bailleurs de fonds et clarifiez vos perspectives financières

Un “ suivi de pipeline ” clair ou un autre document ou plateforme présentant clairement vos opportunités de financement obtenues et potentielles est essentiel. Si vous ne disposez pas d'un tel document, cela devrait être une priorité. Ce suivi doit contenir les informations essentielles relatives à vos opportunités de financement, notamment le montant de la subvention, le calendrier et la personne responsable. Idéalement, il est lié à vos dépenses afin que vous puissiez connaître votre déficit de financement.

Il doit être mis à jour au moins tous les mois et utilisé comme ressource d'équipe pour toutes les personnes impliquées dans les efforts de collecte de fonds, telles que le directeur exécutif, le directeur financier et le directeur des programmes. Un modèle de ce type de document se trouve ici.

2. Examinez et priorisez l'établissement de relations avec vos bailleurs de fonds actuels

Examinez attentivement vos bailleurs de fonds actuels (sécurisés) – répertoriés dans votre document de pipeline mentionné ci-dessus – et discutez avec votre équipe pour voir comment vous pourriez développer cette relation au-delà des rapports exigés par les subventions. Peut-être qu'ils adorent les données et que vous pouvez leur envoyer un e-mail amical ainsi qu'un nouveau rapport d'impact. Peut-être qu'ils vous ont présenté un nouveau contact au début de l'année et que vous avez enfin eu un appel avec cette personne pour réseauter. Envoyez un bref e-mail de remerciement à votre bailleur de fonds pour avoir facilité cette mise en relation, et montrez que vous y avez donné suite.

3. Créez une habitude de “ pause avant le oui ”

Comme mentionné ci-dessus, dire “ non ” à une opportunité de financement ou à une demande de proposition peut sembler risqué, mais c'est souvent nécessaire. Avant de vous lancer dans une nouvelle subvention ou opportunité de don, posez-vous trois questions simples :

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  Est-ce que cela correspond à nos priorités stratégiques ?
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  Avons-nous la capacité de le poursuivre convenablement ?
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  Si nous disons oui à cela, à quoi disons-nous non ?

Si les réponses ne sont pas claires, ce n'est peut-être pas la bonne opportunité. Un modèle pour évaluer l'adéquation des appels d'offres que votre équipe peut utiliser se trouve ici.