La fin de l'année est un moment pour célébrer votre travail acharné et vos réalisations. Cependant, un processus remplit souvent beaucoup de gens de crainte : l'évaluation annuelle des performances. Pour certains, cela rappelle les jours où ils recevaient un bulletin scolaire. Lors de ces évaluations, les membres de l'équipe découvrent souvent s'ils recevront une augmentation, une promotion, ou un transfert dans un autre département – ou, dans certains cas, s'ils feront face à des commentaires constructifs ou à des conséquences pour leurs comportements passés.
Dans ce Readers, notre Directeur des Ressources Humaines et de la Culture, James Kiogora, expose des étapes claires et réalisables pour transformer les évaluations de fin d'année en une opportunité de conversations ouvertes, engageantes et productives, plutôt qu'en une expérience effrayante que beaucoup préféreraient éviter.
Comme tout processus organisationnel essentiel, vous – en tant que dirigeant travaillant en étroite collaboration avec votre équipe – devez assurer une préparation approfondie. Idéalement, ce type de conversations devrait avoir lieu tout au long de l'année lors de réunions régulières rencontres individuelles ainsi que des examens trimestriels. En gros, vous voulez éviter les surprises de fin d'année. La conversation de fin d'année, ou entretien d'évaluation des performances, devrait être l'aboutissement des discussions que vous avez eues avec votre équipe tout au long de l'année. Cependant, si ces conversations n'ont pas eu lieu, cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas tirer le meilleur parti de l'évaluation de fin d'année.
Établir la confiance avec votre équipe est également absolument essentiel. Cela signifie que votre équipe saura que vous venez d'un point d'honnêteté, d'objectivité et de bonnes intentions, surtout lorsque vous donnez des commentaires constructifs, ce qui est souvent le plus difficile. Si votre équipe sait que vous partagez des commentaires difficiles avec eux dans un effort sincère pour les aider à devenir encore meilleurs dans ce qu'ils font, les commentaires seront bien reçus.
Évitez d'annoncer les évaluations à l'improviste. Donnez plutôt à votre équipe un préavis d'au moins deux semaines pour se préparer. Ce préavis leur permet de réfléchir individuellement à leurs performances avant la discussion, ce qui conduit à une évaluation plus significative et plus productive.
Nous avons vu des organisations où le Directeur exécutif se sent obligé d'examiner et d'évaluer chaque membre de l'équipe. Bien que cela puisse fonctionner pour une petite équipe de, disons, 5 à 10 personnes, ce n'est ni efficace en termes de temps ni pratique pour une équipe plus importante. Dans de tels cas, le Directeur exécutif devrait partager cette responsabilité avec l'équipe de direction et s'assurer qu'elle est correctement préparée pour gérer le processus efficacement.
Il existe de nombreux outils disponibles pour aider aux évaluations de performance. Ces outils peuvent rationaliser le processus en fournissant des modèles pour fixer des objectifs, suivre les progrès et recueillir des commentaires. L'utilisation d'un outil structuré garantit que les évaluations sont cohérentes, objectives et alignées sur les objectifs de l'organisation. Choisissez celui qui convient aux besoins de votre équipe et personnalisez-le pour refléter les compétences et les comportements spécifiques que vous souhaitez encourager. Un outil bien choisi rend non seulement le processus plus efficace, mais contribue également à créer une expérience d'examen plus significative et transparente pour toutes les personnes impliquées.
Créez un espace sûr pour un dialogue ouvert : Considérez l'évaluation comme une conversation à double sens, et non comme une évaluation descendante. Montrez votre ‘ vulnérabilité ’ en reconnaissant les domaines dans lesquels vous, en tant que leader, pourriez vous améliorer. Demandez à votre équipe des commentaires sur votre propre leadership et discutez de la manière dont vous pouvez mieux les soutenir à l'avenir. Établissez un espace sûr et collaboratif où chacun peut être entendu et valorisé.
Assurer l'objectivité et l'équilibre : Concentrez vos évaluations sur les objectifs spécifiques fixés en début d'année. Faites de votre mieux pour rester objectif et soyez conscient de vos éventuels biais. Si un membre de l'équipe a eu des difficultés, tenez compte des facteurs externes qui ont pu avoir un impact sur ses performances. Des évaluations objectives contribuent à maintenir l'équité, renforçant ainsi la confiance au sein de votre équipe.
Reconnaître les réalisations est essentiel, que ce soit pour les contributions individuelles ou le succès de toute l'équipe. Mettez en avant les domaines où les membres de l'équipe ont dépassé leur rôle, soutenu leurs collègues ou introduit des idées qui ont amélioré l'efficacité de l'équipe. La reconnaissance renforce le moral et favorise une culture d'appréciation et de motivation. Elle aide également chacun à reconnaître ses forces et garantit qu'il les exploitera à l'avenir.
Célébrer les efforts supplémentaires et l'innovation : Prenez le temps de reconnaître les contributions qui ne correspondent pas forcément aux objectifs formels mais qui sont inestimables pour la cohésion et le succès de l'équipe. Mettez en évidence les cas où les membres de l'équipe ont fait preuve d'initiative, soutenu leurs collègues ou apporté des idées innovantes qui ont permis de gagner du temps et des ressources ou d'améliorer votre travail. En reconnaissant ces efforts “supplémentaires”, vous renforcez une culture où l'initiative et le travail d'équipe sont très valorisés.
Apprécier les compétences relationnelles et l'esprit d'équipe : Nous avons tous ce membre de l'équipe à qui les gens se sentent à l'aise de s'adresser en cas de tumulte – celui qui offre une oreille attentive ou un espace sans jugement. Des compétences générales telles que la résolution de conflits, l'accessibilité et l'écoute active contribuent énormément à un environnement de travail positif – et souvent, les personnes qui jouent ces rôles passent inaperçues. Reconnaître ces contributions renforce une vision équilibrée de la performance et cultive une culture positive.
Les commentaires ne devraient pas être génériques – soulignez des exemples spécifiques qui se rapportent à vos commentaires. Par exemple, au lieu de dire : “ Peter, tu as fait un excellent travail cette année. ” Ce qui est plus utile pour Peter pourrait être : “ Je reconnais vraiment à quel point tu as bien mené nos efforts de coexistence cette année. J'ai été particulièrement impressionné par la gestion des cas de conflit et l'amélioration des communications avec les communautés. Cela a vraiment contribué à nos objectifs cette année. ”
Ceci s'applique à tous les types de commentaires.
La Approche à 360 degrés se concentre sur l'intégration des commentaires de divers collègues — au-delà du superviseur immédiat — afin de donner une image complète des contributions de chaque membre de l'équipe. Cela permet de façonner l'évaluation à la fois sur ce qu'ils accomplissent et sur la manière dont ils interagissent avec les autres, incarnant ainsi les valeurs et la culture de l'organisation. Préparez votre équipe au processus de feedback avec un modèle simple pour guider les réponses et garantir des réflexions constructives de la part de l'équipe.
Beaucoup de gens redoutent les commentaires constructifs (négatifs). Franchement, il est inconfortable pour la plupart des gens de les donner, et encore plus intimidant de les recevoir. Cependant, lorsqu'ils sont dispensés avec soin, empathie et objectivité, les commentaires constructifs peuvent être un moyen puissant d'aider les membres de l'équipe à reconnaître les domaines à améliorer. Ils mettent en évidence les angles morts et, lorsqu'ils sont abordés comme une opportunité, peuvent améliorer considérablement les compétences, les talents et les comportements d'un individu.
Les commentaires constructifs doivent toujours être donnés avec soin. N'oubliez pas de tenir compte des circonstances difficiles que vos collègues ont pu rencontrer. Abordées avec réflexion, même les conversations difficiles peuvent être productives et motivantes.
L'un des aspects les plus difficiles pour donner un retour constructif peut être lorsqu'il est lié au comportement plutôt qu'aux performances professionnelles. Un membre de l'équipe peut atteindre ses objectifs de performance pour l'année mais adopter des comportements moins qu'idéaux au travail, tels que des signes de consommation excessive d'alcool, des difficultés à collaborer avec les autres, et plus encore. Lorsque vous abordez ces problèmes, il est essentiel de garder à l'esprit quelques principes clés :
Concentrez-vous sur le comportement, pas sur la personne : Le feedback ne devrait pas être une attaque contre l'individu, mais un effort pour aborder des comportements négatifs spécifiques qui ont émergé.
Offrir un soutien pour l'amélioration : Utilisez cela comme une opportunité pour demander comment vous, en tant que leader, pouvez mieux soutenir l'amélioration de l'individu.
Reconnaître le lien entre le comportement et la performance : Les comportements peuvent avoir un impact significatif sur la performance et l'environnement de travail, et en tant que leader, vous pouvez aider à établir ce lien pour montrer la valeur de l'amélioration des comportements.
Lorsqu'un membre de l'équipe a besoin d'un soutien supplémentaire pour répondre aux attentes, un plan d'amélioration des performances peut être un outil puissant – lorsqu'il est géré avec des objectifs clairs et de l'empathie.
Ayez une délai raisonnable et ciblé Pour le plan d'amélioration des performances (PIP). Je ne recommande pas un plan PIP plus long que 3 mois ; ce devrait être un délai suffisant pour structurer les améliorations et constater des progrès.
La clarté est essentielle. Soyez très clair sur les raisons pour lesquelles vous mettez ce membre de l'équipe dans ce plan afin d'éviter tout malentendu.
Ensemble Objectifs SMARTLes objectifs dans un PIP doivent être clairs, mesurables et réalisables. Créez des étapes et des points de contrôle réguliers.
Fournir ressources nécessaires : Offrir un soutien ciblé pendant la période du PIP. Cela pourrait inclure du mentorat, de la formation, voire une aide extérieure pour surmonter des obstacles majeurs. Définir à quoi ressemblera le succès et clarifier que le PIP est un chemin collaboratif vers l'amélioration.
Utilisez l'évaluation pour discuter des prochaines étapes de votre développement professionnel. Il ne s'agit pas nécessairement d'une promotion ou d'un coût monétaire. Cela pourrait également inclure une croissance latérale, où les membres de l'équipe peuvent assumer de nouvelles responsabilités ou participer à des projets en dehors de leurs rôles habituels. Cette approche renforce la polyvalence et encourage le développement des compétences, même dans les postes ou les petites organisations où la mobilité ascendante peut être limitée.
Si un budget est disponible pour le développement professionnel, il est formidable d'encourager les membres de l'équipe à acquérir de nouvelles compétences qui non seulement développeront leur capacité à produire, mais renforceront également leur moral.
Pour les membres de l'équipe qui cherchent à développer des compétences spécifiques ou à élargir leurs connaissances, les mettre en relation avec un coach ou un mentor peut être précieux. Et il peut s'agir de membres d'équipe plus expérimentés au sein de votre équipe ; vous n'avez pas toujours besoin d'un soutien extérieur.
Explorez comment les rôles peuvent évoluer pour atteindre les objectifs individuels, d'équipe et organisationnels. Faites évoluer les rôles pour qu'ils correspondent aux forces d'un individu. Aiment-ils prendre la parole en public ? Donnez-leur plus d'occasions de parler de votre organisation lors de conférences sur la conservation, par exemple.
Le guide ultime de la performance et du feedback: Nous avons publié ce Cahier de lecture il y a quelques années. Il contient des informations supplémentaires et un cadre particulièrement utile pour donner du feedback.
Comment mener un excellent entretien d'évaluation des performances : Cet article de la Harvard Business Review fournit d'autres excellents conseils sur la conduite des évaluations de performance.
