On nous demande souvent à quoi ressemble réellement le management, nous avons donc pensé partager un aperçu de notre propre routine de management.
La gestion consiste essentiellement à établir des routines qui permettent aux équipes et aux organisations d'accomplir leur travail. Que vous travailliez à distance, que vous retourniez au bureau ou que vous expérimentiez une approche hybride, il est essentiel d'établir, de maintenir et d'améliorer vos routines de gestion avec votre équipe. Une façon simple de le faire est de cartographier les différents points de contact de gestion (également appelés : réunions) qui permettent aux groupes de communiquer, de planifier et de se tenir mutuellement responsables. Partagez ceci avec votre équipe, respectez le plan et soyez constant.
On nous demande souvent à quoi ressemble réellement le management, nous avons donc pensé partager un aperçu de notre propre routine de management.
Voici les différents types de réunions de direction que nous organisons :
Réunions en tête-à-tête : Tous les membres de l'équipe devraient avoir des réunions individuelles (généralement hebdomadaires) avec leur responsable direct. Bien que ces réunions soient utiles pour des mises à jour rapides et pour faire le point, leur véritable objectif est de résoudre les problèmes difficiles et pour le responsable de fournir des commentaires et un soutien en matière de coaching. Les membres de l'équipe devraient venir à ces réunions avec un ordre du jour préparé et des questions claires sur les problèmes nécessitant des conseils et un dépannage. Les documents nécessitant une révision doivent être envoyés au moins 24 heures à l'avance. Voici un excellent court article sur la tenue de réunions individuelles efficaces.
Retour régulier : N'attendez pas une réunion pour faire part de vos commentaires à votre collègue. Les commentaires doivent être communiqués le plus rapidement possible, d'une manière à la fois productive et utile pour la personne qui les reçoit.
Réunions hebdomadaires de l'équipe Afrique : Chaque semaine, nous avons une “ Réunion d'équipe Afrique ”, dont la durée est de 40 à 55 minutes. L'objectif de cette réunion est que l'équipe Afrique (presque entièrement dans le même fuseau horaire et impliquée dans un travail de programme) fasse le point, partage des mises à jour rapides sur ce que chacun fait et identifie des opportunités de collaboration ou de mise en relation. Nous prenons à tour de rôle la présidence de ces réunions, et les notes sont conservées dans un seul document Google partagé.
Réunions hebdomadaires de l'équipe de direction : Chaque semaine, notre équipe de direction se réunit pour discuter de sujets stratégiques de haut niveau. C'est un espace où les décisions clés sont discutées. Les sujets abordés comprennent, l'examen de l'avancement des travaux, les questions relatives aux ressources humaines, la collecte de fonds et les nouvelles opportunités. Voici un Article de blog à propos de la période où nous avons travaillé avec notre partenaire – GZT – pour mettre en place une équipe de direction adaptée à leurs besoins.
Réunions d'équipe mondiales : Toutes les deux semaines (auparavant tous les mois, mais nous avons changé pour des réunions plus fréquentes pendant le COVID), toute l'équipe de Maliasili se réunit pour partager et recevoir des mises à jour sur l'organisation. Ce sont aussi des occasions de camaraderie et de connexion. Oui, c'est possible à distance !
Réunions d'équipe trimestrielles : À la fin de chaque trimestre, nous nous réunissons en équipe pour discuter de nos plus grandes réalisations et des défis du trimestre précédent. Cette réunion est destinée à l'apprentissage, à la réflexion et au partage d'idées. Ces réunions durent entre 1 et 1,5 heure.
Réunions d'apprentissage du portfolio : Toutes les deux semaines, l'équipe Portfolio se réunit pour partager, se soutenir et apprendre les uns des autres en examinant ce qui fonctionne ou non avec leurs partenaires.
Cas des cliniques : Ceci est un espace destiné aux membres de l'équipe pour présenter un problème spécifique qu'ils rencontrent et le mettre en évidence lors d'un appel avec un ou deux autres membres. C'est une plongée en profondeur dans le contexte du problème, et cela demande à l'équipe d'aborder la résolution de problèmes avec un esprit ouvert.
Remarque : chaque organisation est différente dans sa structure et ses besoins, mais ce qui précède vous donne un aperçu des différents types de réunions qui peuvent être organisées et de la fréquence à laquelle elles ont lieu.
Nous avons créé un guide visuel présentant notre système de gestion d'équipe et de réunions. Tout le monde dans notre équipe y a accès et sait à quoi s'attendre (nous avons également mis toutes les réunions dans Google Agenda).
Des recherches montrent que les réunions improductives peuvent coûter de l'argent et du temps aux organisations. Ne tenez pas de réunions dans le seul but d'en tenir.
Meilleures pratiques pour des réunions efficaces :
Ordre du jour Clarifiez les objectifs et les résultats souhaités avant la réunion. Identifiez les décisions qui doivent être prises. Mettez cela par écrit et partagez.
Examiner les participants – Les bonnes personnes capables de prendre des décisions et d'aider à atteindre les objectifs seront-elles présentes ? Y aura-t-il des personnes superflues ?
Planifier la réunion – Utilisez la technologie à votre avantage (Google Agenda) et facilitez le rappel des réunions et la manière d'y participer. Par exemple, ajoutez un lien Zoom dans une invitation Google Agenda ! (plus sur les outils ci-dessous)
Préparer – Des réunions efficaces impliquent que chacun connaisse son rôle et soit prêt à partager les informations attendues.
Rôles – Il devrait être clair à l'avance qui dirige la réunion. Quelqu'un devrait être désigné pour gérer le temps et faire avancer les choses. Si vous avez besoin de notes, désignez quelqu'un à l'avance pour prendre des notes et les partager à la fin de la réunion. Soyez clair sur le niveau de notes requis — cela peut aller de la simple prise de points d'action à des procès-verbaux détaillés.
Enregistrement et départ – Il est précieux que tout le monde prenne la parole dès le départ. Une façon de le faire est donc de poser une question rapide à laquelle chacun répond. Surtout à distance, lorsque l'on perd les interactions en face à face, normaliser le partage et vérifier l'état émotionnel et mental des personnes peut être extrêmement précieux.
Reste concentré – Utilisez un “ parking ” pour les questions hors sujet. Il est facile de dérailler les discussions. Maintenez l'attention sur l'ordre du jour. Assurez-vous que des éléments d'action clairs sont enregistrés.
Commencez et terminez à l'heure – Respectez le temps des gens et faites de votre mieux pour ne pas dépasser l'heure prévue.
Suivi – Communiquer après la réunion les éléments d'action clairs et les prochaines étapes pour l'engagement.
