Qu'est-ce que les échanges d'apprentissage et pourquoi les organisations devraient-ils les organiser ? 

Les échanges d'apprentissage offrent une occasion aux gens de voir ce que font les autres dans leur domaine professionnel, ainsi que de partager leurs propres connaissances et leur expertise. Lorsqu'ils sont bien menés, les échanges d'apprentissage peuvent aider les organisations à s'inspirer et à aborder leur travail sous un angle différent, améliorant ainsi leur approche et leur impact à long terme.

Alors comment pouvez-vous, en tant qu'organisation, bénéficier et organiser des échanges d'apprentissage fructueux ?

Dans ce Readers, Anna Davis, notre Directrice des programmes de leadership, Karine Nuulimba, notre Directrice de portefeuille pour l'Afrique australe, et l'équipe de Blue Ventures, une organisation qui excelle dans échanges courants, voici une collection d'idées pertinentes pour inspirer votre prochain voyage.

La planification

Premièrement, articuler le but et les objectifs

Avant de vous lancer dans un échange d'apprentissage, vous devez en définir l'objectif. Le voyage que vous prévoyez doit répondre à un besoin – un défi auquel vous êtes confronté dans votre travail ou un nouveau programme que vous envisagez de lancer. La définition de vos objectifs d'apprentissage aidera à aligner les attentes et à garantir que l'échange soit productif et significatif. Pensez aux personnes, organisations et communautés impliquées. Selon cette Guide développé par Blue Ventures et l'Organisation des Nations Unies pour l'alimentation et l'agriculture, les échanges d'expériences fonctionnent souvent mieux lorsque les organisations participantes partagent certaines similarités de base. Efforcez-vous donc d'engager des communautés et des organisations ayant une culture, une langue et un contexte comparables.

Meilleurs conseils :

• Commençons par poser des questions pour atteindre votre objectif. Que voulez-vous savoir et apprendre ? Quelles informations vous manquent et dont vous avez besoin ? Etc. Connectez-vous à l'avance avec les hôtes potentiels ou les visiteurs pour discuter des idées, convenir des domaines d'intervention et déterminer comment l'échange peut contribuer au mieux aux objectifs de chaque organisation. Cette approche collaborative jette les bases d'une expérience d'apprentissage réussie et permettra à chacun de tirer le meilleur parti de votre temps ensemble.

• Les individus ont-ils fixé leurs propres objectifs et les objectifs de la participation au voyage.

Budgetez de manière appropriée et réfléchissez à la manière de couvrir les coûts

Voyager ou accueillir un échange d'apprentissage est souvent coûteux, surtout lorsqu'il s'agit de déplacements à travers des pays et des continents.

Voici quelques coûts à prendre en compte : 

• Frais de voyage – frais de fonctionnement du véhicule, billets d'avion, visas, taxis d'aéroport et transferts, achat de devises, etc.

• Visas

• Nourriture et repas – y compris les collations, éventuellement prendre au moins un repas avec le groupe d'accueil, de l'eau, et plus encore.

• Hébergement

• Per diems ou indemnités (par exemple, pour la blanchisserie et autres frais accessoires)

• Cartes SIM, forfait mobile et forfaits de données

• Droits d'entrée pour un parc ou une réserve naturelle

• Médecine

• Assurance d'urgence médicale

• Cadeaux pour les hôtes et les personnes que vous allez visiter

• Contingence – une marge de sécurité pour couvrir des dépenses imprévues

Meilleur conseil : 

Si vous êtes l'hôte, n'ayez pas peur de calculer le coût de votre temps, de votre transport, de vos communications, etc. impliqués dans l'accueil d'un groupe. Vous devriez le partager avec vos visiteurs à l'avance et demander des frais de recouvrement pour payer vos services.

Assemblez votre équipe

• Faire cela nécessite réfléchir attentivement à qui et offriront la plus grande valeur pour ce voyage spécifique. Comme certains membres de l'équipe n'auront pas l'occasion de participer, il est important d'être clair et transparent sur les raisons pour lesquelles certains sont sélectionnés plutôt que d'autres.

• Vous voudrez considérez la taille de votre groupe, car trop de personnes peuvent rendre les déplacements et la facilitation difficiles. Il est normalement recommandé de ne pas dépasser 20 participants, ce qui inclut les personnes que vous visiterez.

• Assurez-vous que Nommer un responsable et qui peut aider à coordonner l'échange avec votre organisation partenaire.

Meilleur conseil :

N'envoyez pas seulement des cadres supérieurs. Au lieu de cela, envisagez d'avoir des participants qui offrent diversité À votre délégation. Les jeunes (ou le personnel junior), en particulier, peuvent grandement bénéficier de l'exposition à de nouvelles idées, à des meilleures pratiques et à des expériences partagées par les pairs et les experts du domaine. De plus, l'envoi d'équipes de tous niveaux assure le développement d'un vivier de futurs leaders au sein de l'organisation. Les cadres intermédiaires qui participent à des échanges d'apprentissage acquièrent des connaissances, des compétences et des réseaux précieux qui peuvent les préparer à des postes de direction à l'avenir.

Planifiez bien à l'avance

Les participants s'engageront pleinement si les perturbations logistiques ne font pas obstacle. Ainsi, que vous soyez l'hôte ou le visiteur, organisez tous les détails nécessaires bien à l'avance, y compris le transport, l'hébergement et les lieux pour les réunions, les ateliers ou les visites sur le terrain.

N'oubliez pas !

• Vérifier les exigences alimentaires ou les besoins spéciaux des gens.

• Considérez les mesures de sécurité et de sûreté, ainsi que les plans d'urgence.

• Calculez tout le temps de déplacement avec soin – cela prend presque toujours plus de temps que vous ne le pensez.

• Assurez-vous que de l'eau et de la nourriture sont disponibles.

Et, bien sûr, n'oubliez pas d'emporter un bon appareil photo avec vous et de prendre des photos pour documenter l'expérience et les moments !

2. Concevoir un programme pour atteindre vos objectifs

Ces voyages sont précieux et gourmands en ressources. Vous devrez donc réfléchir attentivement à chaque aspect de la visite. Quelles activités doivent avoir lieu et quand ? Qui devriez-vous rencontrer ? Où allez-vous ?

Pour l'organisation d'accueil

• Ne surchargez pas votre programme. Les réunions et les visites sur le terrain peuvent prendre plusieurs heures, et vous ne voulez pas que les participants se précipitent d'un endroit à l'autre sans avoir eu le temps de poser des questions et d'apprendre à chaque étape. Assurez-vous de prévoir une bonne marge pour le temps de trajet – déplacer un groupe de personnes prend du temps, et vous ne voulez pas être en retard ou obliger les groupes hôtes à vous attendre.

• Préparer et briefer les participants et les facilitateurs. Cela devrait se produire au début et à la fin du voyage – et chaque jour si possible. C'est un bon moment pour établir une compréhension et des attentes communes, pour que les participants posent des questions et expriment leurs préoccupations, et pour établir des règles de base sur la manière dont le groupe travaillera ensemble.

• Développer une diapositive de haute qualité présentation ou parler (que vous pouvez ajuster si nécessaire) décrivant le travail de votre organisation, et assurez-vous qu'il comporte de superbes visuels et cartes. Vous l'utiliserez souvent lorsque des groupes viendront vous rendre visite ou lorsque vous rendrez visite à d'autres !

Pour l'organisation invitée

• Inviter l'organisation locale ou l'organisation communautaire qui vous accueille pour sélectionner une personne qui sera votre ‘ facilitateur de voyage ’ local – elle possède une connaissance locale. Ils enrichiront vos rencontres et assureront un flux d'apprentissage tout au long de votre visite.

• Recherche et soyez conscient de la normes culturelles des lieux que vous visitez. Habillez-vous de manière appropriée et veillez à ce que vos actions ou comportements soient respectueux du mode de vie des personnes que vous visitez.

• Construire une balance de réunion et de rencontre voir et expérimenter le travail en action – les deux sont précieux et apportent un éventail de voix et d'expériences.

• Partager les rôles à l'avance et convenir d'un éventail de personnes pour présenter votre équipe, intervenir sur divers sujets et faire des remerciements à la fin de chaque réunion.

• Planifier une session de réflexion facilitée à la fin de chaque journée. Si cela n'est pas possible, envisagez de donner aux participants des cartes ou des post-it sur lesquels noter leurs principaux apprentissages et de les récupérer chaque jour. Si vous attendez la fin de la semaine pour documenter les apprentissages, vous perdrez de nombreux points importants.

• Prévoyez du temps pour la détente et le plaisir. Les échanges d'apprentissage peuvent être des sessions très intenses et les gens ont besoin de temps pour se détendre et régler des affaires personnelles (un appel à la maison, un courriel professionnel urgent, etc.). Il est également important de prévoir du temps pour le plaisir, à la fois en groupe et avec les hôtes. Apprenez à vous connaître, découvrez la culture et le lieu que vous visitez au-delà des sessions structurées.

• Comme toujours, n'oubliez pas de Attribuez un preneur de notes !

• Prévoir du temps et de l'espace pour faciliter une réflexion finale et une séance de planification sur les apprentissages et les prochaines étapes pendant que vous avez encore tout le monde réuni. Assurez-vous de faire cela avant de rentrer chez vous.

3. Le suivi post-échange

Après le voyage, les choses à suivre :

• Faire un plan pour remercier tout le monde qui a fait le succès de votre échange. Envoyez un ‘ merci ’ à votre hôte en particulier, ainsi qu'à toute autre organisation ou dirigeant que vous auriez pu rencontrer lors de l'échange d'apprentissage.

• Quand vous serez de retour dans votre pays ou votre bureau, prenez le temps de réfléchir à l'objectif et aux buts du voyage et pour planifier comment l'apprentissage et les idées seront mis en œuvre action à venir. Soyez précis (qui, quoi, quand) et planifiez le suivi.

• Obtenir du soutien pour s'assurer que activités de clôture tels que la rédaction du rapport de voyage, la finalisation de la comptabilité financière, la rédaction des lettres de remerciement, etc., sont planifiés et organisés.

• N'oubliez pas de remercier tous les donateurs qui a rendu l'expérience d'apprentissage possible. Envoyez un rapport, incluant des photos et des moments clés qui démontrent la valeur du voyage pour votre organisation.

• Informez le reste de votre équipe après l'échange d'expériences. Cela est important pour plusieurs raisons. Cela facilite le partage des connaissances, en garantissant que les membres de l'équipe tirent profit des enseignements, des points de vue et des compétences acquis et puissent les mettre en pratique dans leur travail. L'organisation d'une réunion d'information et d'une présentation augmente également les chances de mettre en œuvre avec succès les nouvelles idées au sein de l'organisation et permet d'harmoniser la compréhension des membres de l'équipe.

• Maintenir une communication ouverte pour assurer un apprentissage et un partage continus au-delà de l'échange. Une communication régulière favorise également le développement et l'entretien des relations nouées pendant l'échange, améliorant ainsi le potentiel de futures collaborations.

• Commencez la mise en œuvre ! En tant qu'équipe en visite, il est essentiel d'organiser une séance de débriefing approfondie et de discuter des connaissances acquises au cours de l'échange. Évaluez ce qui peut être mis en œuvre de manière réaliste et identifiez les ressources nécessaires pour concrétiser ces nouvelles idées. De plus, réfléchissez à la manière dont ces idées peuvent être adaptées aux besoins et au contexte spécifiques de votre organisation et de votre travail.

En savoir plus
Bien que spécifique aux communautés de pêcheurs, ce guide développé par Blue Ventures et la FAO est une excellente ressource pour tous les types d'échanges d'apprentissage. Téléchargez-le ICI.