O fim do ano é um período de grande atividade para muitas organizações de conservação. Desde a finalização de relatórios programáticos e para doadores, passando pela realização de campanhas de angariação de fundos e pelo planeamento para o ano seguinte, este período pode parecer avassalador e assustador.
Para o(a) ajudar a pensar nas coisas essenciais que necessitam da sua atenção – as suas ações, equipa e financiamento – preparámos esta lista de verificação para o(a) ajudar a terminar o ano em grande e a posicioná-lo(a) para um início de 2022 brilhante!
☑ Reflita sobre as suas conquistas e comece a criar um esboço para o seu Relatório Anual ou de Impacto. Aqui ficam as principais dicas para o seu melhor relatório anual ainda.
☑ Prepare e implemente as suas comunicações de fim de ano. Saiba mais sobre isto aqui.
DICA: Recolha as suas histórias de impacto, como vidas impactadas, habitat protegido, números de vida selvagem, etc.
DICA: Poderá não estar pronto para compilar o seu relatório anual completo antes do final do ano. Em vez disso, partilhe as suas 5-10 principais conquistas e destaques numa lista simples com marcadores para partilhar com os seus doadores e apoiantes.
☑ Garantir que toda a administração esteja resolvida – adiantamentos foram devolvidos, planos de contingência para administração de emergência foram estabelecidos, pagamentos de salários resolvidos, encerramento do escritório claramente registado e comunicado aos parceiros, planos de férias foram partilhados e documentados, e mais.
☑ Garantir que todos os requisitos de conformidade legal (impostos, licenças) para o ano financeiro foram cumpridos e que os pedidos antecipados necessários para o ano vindouro estão prontos.
☑ Complete o seu plano de trabalho de 2022. Aqui estão algumas dicas práticas dos nossos parceiros no planeamento do trabalho.
DICA: Coloque os eventos importantes de 2022 no seu calendário agora, tais como reuniões do conselho, retiros de equipa, revisões do plano de trabalho, etc.
☑ Complete o seu orçamento de acompanhamento de 2022. Aqui ficam os nossos conselhos para um melhor orçamentação anual.
☑ Reúnam-se em equipa para fazer um balanço do ano, celebrar as vitórias e refletir sobre as lições aprendidas. É um ótimo momento para discutir os planos do próximo ano e considerar se são necessárias adaptações com base nas vossas reflexões.
☑ Reserve tempo para um evento de fim de ano com a sua equipa – mesmo que seja apenas uma chávena de chá. É importante dedicarem tempo uns aos outros, demonstrarem apreço e celebrarem o ano que passou!
☑ Realize avaliações de desempenho e forneça feedback. O nosso aconselhamento sobre gestão eficaz de desempenho pode ser encontrado aqui.
☑ Rever os papéis. Determinar se tem os papéis corretos e, igualmente importante, as pessoas certas nesses papéis para implementar o seu plano de trabalho para o ano seguinte.
☑ Garanta que os contratos estão em vigor onde necessário (por exemplo, que as descrições de funções/Termos de Referência são planeadas ou revistas conforme necessário).
☑ Provavelmente realizará uma reunião final do conselho antes do final do ano. Certifique-se de que está adequadamente preparado e dê tempo aos seus membros do conselho para rever os materiais com antecedência, caso necessitem de tomar alguma decisão importante. Tal como agradece à sua equipa, não se esqueça de agradecer aos seus membros do conselho pelo seu papel essencial na sua organização.
☑ Planeie o seu tempo de inatividade – e peça à sua equipa para fazer o mesmo. Dezembro é um período em que a maioria dos escritórios fecha e as caixas de entrada de e-mail não ficam sobrecarregadas. Aproveite este tempo mais calmo para descansar, passar tempo com a família e fazer as coisas não relacionadas com o trabalho que lhe trazem alegria – e incentive a sua equipa a fazer o mesmo.
DICA: Coloque as suas folgas nos calendários o mais cedo possível e comunique isto à sua equipa.
DICA: Configure a sua resposta automática de ausência quando estiver fora. Lembre-se, ao elaborar o seu aviso de ausência, que não conseguirá responder a tudo no dia em que regressar. Considere escrever:,
“Responderei assim que me for possível aquando do meu regresso.”
☑ Identifique os seus objetivos de angariação de fundos e implemente a sua estratégia de angariação de fundos de fim de ano. Aqui está o nosso gorientação no angariamento de fundos de fim de ano.
☑ Enviar uma atualização pessoal aos parceiros importantes, destacando as principais conquistas do ano.
☑ Concluir o relatório financeiro de 2021 conforme necessário.
