Os relatórios anuais são a sua oportunidade de refletir sobre o ano anterior, partilhar as suas conquistas e antever os excelentes planos que definiu para o ano vindouro. Para o dizer de forma simples, são um espaço onde é aceitável – até encorajado – gabar-se um pouco. E, em última análise, “o impacto gera rendimento”, por isso certifique-se de exibir o trabalho fantástico que realiza.
Os relatórios anuais são uma oportunidade para refletir sobre o ano passado, partilhar as suas conquistas e dar uma visão geral dos excelentes planos que definiu para o ano vindouro. Dito de forma simples, são um espaço onde é aceitável – até encorajado – vangloriar-se um pouco. E, em última análise, “o impacto gera rendimento”, por isso certifique-se de mostrar o trabalho fantástico que realiza.
No entanto, os relatórios anuais podem parecer assustadores – capturar um ano de trabalho num só lugar não é tarefa fácil. E, por isso, muitas vezes sofrem atrasos. Sim, os relatórios anuais exigem tempo e reflexão, mas não precisam de ser excessivamente complicados e extensos (na verdade, tente evitar isso!). Também não precisam de ser um ‘relatório’ tradicional.’
Este ano, encorajamo-lo a começar agora o seu relatório anual de 2020, para que possa partilhar as conquistas e o trabalho da sua organização com aqueles que se importam, que investem e que querem saber – os seus doadores, parceiros e, o mais importante, as pessoas com quem trabalha e a quem apoia.
Antes de investir tempo no desenvolvimento do seu relatório, o primeiro passo mais importante é compreender a quem está a “relatar” (a comunicar). Uma vez determinadas as suas audiências principais, isso irá ajudá-lo a saber que informação incluir e que linguagem utilizar – também irá ajudá-lo a saber que informação pode omitir.
Comece por obter contribuições e ideias da sua equipa. Isto não só irá fornecer o melhor conteúdo para o relatório, como também garantirá que a sua equipa desenvolve um sentido de pertença e orgulho no relatório. Utilize estas questões para orientar a sua discussão:
Quais foram os seus maiores feitos no ano passado?
Que impacto se destacou para vocês como equipa?
Que histórias cativantes de transformação tem a sua equipa?
Pode parecer óbvio, mas este é um passo crucial para garantir que produz um relatório eficaz e atempado. O seu plano deve conter as funções e responsabilidades dentro da equipa, um esboço do conteúdo e um cronograma.
Todos adoramos boas histórias. Uma das melhores formas de distinguir o seu relatório e de cativar as pessoas é garantir que inclui histórias de transformação e impacto. Use pessoas reais e conte (ou melhor ainda, deixe que elas contem) as suas histórias para mostrar como funciona e porquê. Use citações sempre que possível!
Utilize factos e números – as pessoas querem ver resultados. Sempre que possível, apresente números e forneça factos concretos relacionados com os seus resultados.
O fracasso e os desafios podem ser tão interessantes para doadores e outras partes interessadas quanto os sucessos. Na verdade, provavelmente irá construir mais confiança e credibilidade junto dos seus apoiantes se for honesto sobre os desafios e fracassos que enfrentou. No entanto, lembre-se de ser estratégico a este respeito – fale sobre as lições aprendidas e as abordagens que adotou para evitar tais fracassos no futuro.
Como diz o ditado, ‘uma imagem vale mais do que mil palavras’, pelo que ao tentar limitar o número de palavras do seu relatório anual, pense em como pode utilizar imagens visuais para ajudar a contar a sua história e demonstrar o seu impacto.
Tal como a utilização de imagens, um ótimo design que inclui layouts criativos e elementos gráficos como tabelas, gráficos e infográficos, irá elevar o seu relatório anual e atrair a atenção do leitor.
Utilizando ferramentas online eficazes, pode converter o seu relatório anual estático em PDF para conteúdo de redes sociais, como publicações no Facebook, histórias do Instagram e gráficos sociais. Plataformas como Canva (que tem uma ótima conta gratuita) permite carregar o seu conteúdo e convertê-lo em gráficos apelativos que comunicam eficazmente com um público social.
A capacidade de atenção está a diminuir e o tempo do seu público é limitado. Criar um relatório de resumo de uma página – especialmente rolagens de página única no seu website – ajuda a garantir que comunica o seu impacto a qualquer pessoa que tenha dois minutos livres. Um exemplo é o nosso Destaques de 2020 aqui. Independentemente da plataforma que escolher, certifique-se de que é compatível com dispositivos móveis.
Um pequeno vídeo de relatório anual – fornecendo um resumo das conquistas, uma boa narração e histórias de impacto – é um ativo fantástico a ter que complementaria o seu documento detalhado. Aqui fica um exemplo de Honeyguide, Tanzânia.
É sempre uma boa ideia observar o que os outros estão a fazer e inspirar-se em organizações que produzem relatórios criativos e eficazes. Aqui ficam alguns exemplos de relatórios que gostamos:
Lewa Wildlife Conservancy 2017 Relatório.
SORALO: 2017 Relatório
Grevy’s Zebra Trust: 2019 Relatório
Oceana: 2019-2020 Relatório
The Nature Conservancy Alasca 2020 Relatório
