Les retraites et les rassemblements sont importants car ils permettent aux membres de l'équipe de renforcer leurs liens, d'améliorer la collaboration, d'apprendre les uns des autres et de cultiver une culture de travail positive. Maliasili a récemment organisé notre retraite annuelle, nous avons donc profité de cette occasion pour recueillir quelques conseils et astuces de notre équipe sur la manière d'organiser un rassemblement efficace.
Les séjours de retraite et les rassemblements sont importants car ils permettent aux membres de l'équipe de renforcer leurs liens, d'améliorer la collaboration, d'apprendre les uns des autres et de cultiver une culture de travail positive en dehors de l'environnement de bureau habituel ou du travail à distance. Cependant, le simple fait de réunir les gens ne suffit pas. Au lieu de cela, un rassemblement d'équipe réussi nécessite une planification et une exécution appropriées pour maximiser la valeur du temps passé ensemble.
Maliasili a récemment organisé sa retraite annuelle, nous avons donc profité de cette occasion pour recueillir des conseils et des astuces de notre équipe sur l'organisation d'une réunion efficace.
Définir des objectifs : Soyez clair sur vos objectifs et souvent moins c'est plus (c'est-à-dire n'essayez pas d'en faire trop). Réfléchissez de manière critique aux sujets que vous souhaitez aborder et qui sont essentiels pour votre équipe à ce moment précis. Une bonne planification prend du temps. Nous vous suggérons d'élaborer un plan de facilitation détaillé bien avant votre réunion. Vous devrez être flexible et l'ajuster au fur et à mesure, mais plus vous serez préparé, plus vous serez sûr de tirer le meilleur parti du temps que votre équipe passera ensemble.
Assigner un responsable : Désignez une personne clairement responsable de l'événement dans son ensemble. Le responsable coordonne pour s'assurer que chaque personne ayant un rôle est préparée, prête et à l'aise. Cependant, une seule personne ne peut pas tout faire, et elle devrait déléguer les rôles en conséquence (par exemple, facilitateurs de session, gestion de la logistique, etc.).
Trouver le bon équilibre : Lorsque vous planifiez votre programme, essayez d'équilibrer le temps passé ensemble sur des sujets stratégiques (par exemple, réviser les objectifs, affiner les plans programmatiques, etc.) et le temps consacré au renforcement des relations et de la dynamique d'équipe. Une retraite est une excellente occasion de faire avancer les initiatives stratégiques, mais aussi une occasion importante de renforcer la cohésion, les relations et la confiance au sein de l'équipe.
Laissez du temps libre : ne planifiez pas chaque minute. Prévoyez des plages horaires pour que les gens puissent échanger informellement, tenir des réunions parallèles et se ressourcer.
Focalisez-vous sur la logistique : Une logistique fluide est essentielle à la réussite d'une retraite. Désignez un membre de l'équipe pour prendre la direction et prévoyez suffisamment de temps pour la planification préalable afin que l'hébergement, le transport, le transport local, les repas et les visas (si nécessaire) soient tous organisés bien avant l'événement.
Préparation avancée : Veillez à donner aux participants un préavis suffisant pour se préparer, y compris des lectures préalables, afin d'optimiser votre temps ensemble. N'utilisez pas votre temps précieux ensemble pour partager des informations et faire des mises à jour qui peuvent être faites à un autre moment. Ce genre de choses peut être fait de manière asynchrone. Utilisez le temps en face à face pour la réflexion créative et les conversations cruciales.
Partager de haut niveau ordres du jour et objectifs de la retraite avec votre équipe plusieurs semaines à l'avance, mais aussi de laisser une marge d'adaptation.
La copropriété de l'ordre du jour est très utile. Trouvez des moyens appropriés et clairs pour que l'équipe puisse soumettre des suggestions ou des idées pour l'ordre du jour et la planification, en particulier pour les sessions axées sur leurs différents domaines de travail.
Partagez les lectures préliminaires bien à l'avance afin que l'équipe arrive bien préparée.
Fournir pratique détails logistiques et du programme : Envoyez une note à l'équipe expliquant les détails pratiques (par exemple, où ils dormiront, à quoi ressemblera une journée type, ce que vous espérez accomplir, ce qu'il faut apporter, quels coûts ils devront financer eux-mêmes, etc.).
Permettre préparation et transition Heure : Évitez de planifier des déplacements, des réunions ou des ateliers intensifs juste avant ou juste après la retraite. Cela permet aux participants d'arriver préparés et dynamiques, tout en leur laissant le temps de traiter, réfléchir et de reprendre en douceur leur travail.
Pensez à répondre aux personnalités diverses de votre équipe : Prenez en compte les différents besoins des extravertis et des introvertis lors de la planification de votre programme – certains membres de l'équipe prospéreront grâce à l'action et au contact social, tandis que d'autres auront besoin de temps au calme pour se ressourcer.
Adapter aux styles d'apprentissage : Prenez en compte les différents styles d'apprentissage et réfléchissez à des moyens d'engager l'équipe. Techniques d'animation Il peut être important d'écouter les idées de chacun dans la pièce, pas seulement des contributeurs fréquents.
Restez petit : Si vous pouvez réserver un lieu entier, faites-le ! D'après notre expérience, organiser une retraite dans un endroit où il y a d'autres personnes peut être distrayant lorsque vous essayez de vous concentrer sur des problèmes importants et de créer une forte dynamique de groupe. Lorsque cela n'est pas possible, identifiez une ‘ base ’ qui est un espace réservé à votre équipe.
Équilibre coût et confort : Le camping est économique et un certain inconfort et une aventure sont d'excellents ingrédients pour le renforcement d'équipe. Cependant, si votre équipe doit travailler tard pour préparer des sessions, etc., elle aura besoin de certaines commodités à disposition.
Enrichissez votre expérience avec l'apprentissage sur le terrain : Existe-t-il des endroits qui offriraient des opportunités d'apprentissage utiles à votre équipe ? Envisagez de combiner votre retraite avec une excursion qui pourrait approfondir l'apprentissage de votre équipe ou l'exposer à de nouvelles approches.
L'environnement compte pour une pensée efficace : Nous travaillons dans le domaine de la conservation. Une salle de conférence d'hôtel sans fenêtre n'est pas idéale pour de longues sessions et des discussions génératrices, pour qui que ce soit, mais particulièrement pour les personnes dans notre domaine. Pensez à la manière dont l'environnement physique du lieu peut être un atout pour votre rassemblement.
Définir des objectifs personnels Réfléchissez à ce que vous attendez de ce moment passé avec votre équipe. Les retraites sont d'excellents moyens de tisser des liens et de renforcer les relations avec vos collègues, mais il est important de penser à vos propres objectifs pour ce moment passé ensemble et de les planifier.
Y a-t-il des problèmes que vous aimeriez discuter avec le groupe plus large ?
Y a-t-il des réunions secondaires que vous pensez qui seraient plus productives si elles étaient organisées en personne ?
Préparez-vous à vous engager pleinement : Soyez présent et préparez-vous afin de pouvoir vous engager pleinement. Faites vos devoirs et venez préparé. Autant que possible, essayez de mettre les autres choses de votre vie en suspens afin que lors de la retraite, votre concentration puisse y être. Gardez l'esprit ouvert et engagez-vous avec de nouvelles idées et de nouvelles façons de penser.
Conseil de parent : Envoyez des messages vidéo à la maison et demandez la même chose. Cela permet à chacun de communiquer quand cela lui convient le mieux.
Apprendre de collègues individuels : Si un membre de l'équipe avec lequel vous espérez établir un contact existe, profitez de la retraite pour le faire en personne et en prenant votre temps.
Optimisez votre énergie : Reposez-vous et soyez attentif à votre niveau d'énergie. Il est acceptable de sauter une pause thé pour faire une courte promenade seul si cela peut vous aider à vous ressourcer et à vous recentrer.
Partager la responsabilité de la créativité : Répartissez la charge – plus il y a de membres de l'équipe qui ont la responsabilité directe d'animer une séance ou d'organiser un événement, plus tout le monde sera engagé et créatif dans la conduite des séances.
Équilibrez les sessions structurées et l'autonomie : Combiner des sessions facilitées avec des discussions ouvertes où différents problèmes peuvent émerger. Les facilitateurs/chefs d'équipe sont souvent responsables de la manière dont les sessions seront organisées, il y a donc beaucoup à gagner en permettant aux équipes de ‘se faciliter elles-mêmes’. Elles pourraient proposer des idées auxquelles vous n'auriez pas pensé.
Équilibre entre largeur et profondeur : N'essayez pas de couvrir trop de sujets; vous ne serez pas en mesure d'aborder ou de discuter de tous les sujets qui intéressent votre équipe. Choisissez quelques sujets qui se prêtent le mieux à une réunion en personne pour y consacrer plus de temps et laissez les autres pour vos réunions hebdomadaires habituelles.
Créer un ‘ parc de stationnement ’ : Pour les idées générées ou les questions posées que vous n'avez pas le temps de traiter, mais que vous ne voulez pas non plus oublier. Vous pourrez les explorer plus tard en équipe après la retraite.
Créez un espace sûr et honnête : Les retraites devraient être des espaces ouverts et sécurisés où l'équipe peut expérimenter et essayer de nouvelles méthodes de travail. Elles devraient constituer un environnement paritaire sûr et constructif pour réfléchir, apprendre et résoudre des problèmes ensemble.
Encourager la facilitation Demandez à différents membres de l'équipe d'animer/diriger des sessions et d'exercer leur ‘ muscle ’ d'animation. Nous pouvons tous bénéficier de l'apprentissage de compétences d'animation efficaces, et les réunions d'équipe offrent une excellente occasion de s'entraîner. Demandez à l'équipe quels sujets elle souhaite aborder ou ressent le besoin de discuter, puis encouragez-la à concevoir et à diriger une session générative.
Échange interdépartemental : Profitez d'avoir l'équipe réunie pour établir des liens et apprendre des membres des autres départements. Par exemple, si vous faites partie de l'équipe des programmes, trouvez du temps pour établir un contact avec un membre de l'équipe financière et acquérir de nouvelles connaissances !
Avoir un plan d'action pour concrétiser les idées : Une retraite d'équipe peut générer de nombreuses nouvelles idées, plans et réflexions stratégiques, mais vous devez vous assurer qu'ils soient suivis. Revoyez chaque session après la retraite et créez un plan d'action pour que les nouvelles idées aboutissent à leur mise en œuvre.
Obtenir des retours :
Envoyez un sondage anonyme avec des questions utiles sur la retraite.
Adressez-vous directement à vos équipes – demandez-leur ce qu'elles ont apprécié pendant la retraite, et ce qu'elles ont trouvé le plus utile. Demandez-leur ce qu'elles aimeraient voir fait différemment à l'avenir.
J'adore rassemblements informels, surtout lorsqu'il y a un beau décor et quelque chose que nous ne voyons pas dans notre travail quotidien habituel.
Aborder des sujets difficiles tels que les questions de genre ou les dynamiques raciales/tribales Au sein de votre domaine ou organisation. Le temps dédié en personne est une opportunité de discuter de sujets difficiles au sein d'une équipe qui peuvent renforcer les valeurs organisationnelles et faire avancer une organisation.
Discussions en petits groupes et création de temps pour Réflexion et application de nouveaux éléments peuvent mener à une pensée “eurêka” révolutionnaire.
Lors de notre récent séminaire, nous avons utilisé trios “paires” comme camp de base et espace de réflexion. Nous avons eu l'occasion de passer du temps à explorer des idées et à travailler ensemble d'une nouvelle manière.
Nous avons jadis tenu un quiz pour s'amuser. C'était vraiment l'occasion pour les gens de se lâcher, et cela a fait ressortir l'esprit de compétition de chacun !
Repas ensemble. Dans la plupart des cultures à travers le monde, le repas est un moment intime et stratégique. Lors de notre récent stage, j'ai eu les meilleures conversations autour d'une bonne assiette – difficiles, réfléchies, drôles et profondes.
