Nous pourrions tous profiter de plus de ‘ facilité ’ dans nos vies, surtout dans le domaine complexe de la conservation communautaire. Heureusement, nous avons une solution pour vous : une excellente animation. Une animation efficace des réunions, des assemblées et des processus peut contribuer à accroître la productivité, à favoriser la collaboration, à améliorer la prise de décision, à renforcer la confiance et à prévenir ou à résoudre les conflits. Nous n'inventons rien : ‘ faciliter ’, en effet, signifie rendre une action ou un processus plus facile.
Nous pourrions tous profiter de plus de ‘ facilité ’ dans nos vies, surtout dans le domaine complexe de la conservation communautaire. Heureusement, nous avons une solution pour vous : une excellente animation. Une animation efficace des réunions, des assemblées et des processus peut contribuer à accroître la productivité, à favoriser la collaboration, à améliorer la prise de décision, à renforcer la confiance et à prévenir ou à résoudre les conflits. Nous n'inventons rien : ‘ faciliter ’, en effet, signifie rendre une action ou un processus plus facile.
Dans ce livret, nous avons demandé à certains membres de notre équipe Maliasili, qui sont des facilitateurs experts, de vous donner leurs conseils et astuces de facilitation pour vous aider à faciliter votre travail.
Scénario :La première chose que je fais est de les accueillir chaleureusement et de proposer une activité ludique et légère pour briser la glace.
Meilleur conseil : La première chose que nous aimons faire chez Maliasili avant de commencer toute réunion est de recueillir l'avis de chacun dans la salle. Nous voulons attirer leur attention sur le groupe et les encourager à s'ouvrir et à se sentir à l'aise pour parler. Nous faisons donc un ‘check-in’. En gros, nous posons une question qui suscite l'engagement et partage de nouvelles informations sur chaque personne que les autres aimeraient connaître. Cela vous permet d'évaluer le moral des troupes et de commencer à établir la confiance au sein du groupe. Cela met également tout le monde sur un pied d'égalité, car chacun a la possibilité de s'exprimer dès le début.
Quelques exemples d'enregistrement :
Qu'est-ce qui vous préoccupe le plus en abordant cet atelier/cette réunion ? (à quoi pensez-vous ?)
Partiellement nuageux
Outil principal : Voici un excellente ressource pour vous aider à générer des arrivées et des départs.
Scénario :Vous souhaitez recueillir l'avis de tout le monde sur quelque chose, mais vous craignez que la présence de membres du personnel plus expérimentés parmi vous n'influence ce que les autres disent ou ne disent pas.
Meilleurs conseils : Recueillir les voix et les opinions de chacun permet de s'assurer qu'une organisation prend des décisions et fait des choix précis qui répondent à des besoins réels et urgents. Lorsque les dynamiques de pouvoir posent un défi, vous pouvez utiliser plusieurs stratégies différentes :
Vote simultané : Pour recueillir l'avis de chacun, utilisez un mécanisme de vote, comme des points de vote ou des votes avec des marqueurs, où tout le monde doit voter en même temps. Vous pouvez additionner les votes pour voir quel domaine d'amélioration obtient le plus de votes et devient le domaine prioritaire à développer.
Groupes de discussion Diviser les personnes en petits groupes pour discuter d'un sujet par eux-mêmes et présenter leurs recommandations et opinions. Lors de la sélection des groupes, tenir compte des dynamiques de pouvoir et envisager de créer des groupes où les cadres supérieurs n'influencent pas les opinions des autres.
Scénario :Vous animez une réunion de communauté, d'équipe ou de partenaires. Un participant est trop zélé et monopolise la discussion. Ses points sont utiles et intéressants, mais il laisse peu de chances aux autres de commenter et il détourne constamment la conversation de son objectif initial. Vous voulez vous assurer que la voix de chacun est entendue en plénière tout en maîtrisant ce participant.
Meilleurs conseils : Nous y sommes tous passés. Une personne trop enthousiaste qui domine la conversation et nous fait dévier de notre sujet. Voici quelques façons de reprendre le contrôle sans qu'elle s'en rende compte !
Le ‘Parking’ : Désignez une zone comme “ parking à idées ” au début de votre atelier ou de votre réunion. Expliquez aux participants que s'ils font des suggestions ou soulèvent des points utiles mais qui ne sont pas directement pertinents pour le sujet, vous les noterez et les placerai dans ce parking, afin qu'ils puissent y revenir plus tard. Cela permet de s'assurer que les bonnes idées ne soient pas perdues, que les participants sachent qu'ils ont été entendus, et cela vous permet également de rester concentré poliment.
Sois honnête : Pour le participant difficile qui est perturbateur, envisagez d'avoir une conversation privée avec cette personne pendant une pause pour lui faire part de vos commentaires afin qu'elle comprenne comment son comportement affecte le groupe. De plus, en tant qu'animateur, vous avez la possibilité d'interroger d'autres personnes. Vous pouvez dire : “ J'aimerais entendre l'avis des personnes qui n'ont pas encore pris la parole ” lorsque vous sollicitez des contributions.
Utilisez des groupes de discussion : Pour obtenir l'avis de tout le monde, vous pourriez également diviser les gens en groupes pour modifier la dynamique et donner à d'autres l'occasion de s'exprimer dans un cadre plus restreint. Les petits groupes mettent la plupart des gens plus à l'aise pour s'ouvrir et exprimer leurs opinions.
Scénario :Lorsqu'on cherche à s'améliorer, il faut d'abord comprendre ce qui doit être amélioré. Cela peut rendre les gens vulnérables. Plutôt que de le voir comme une opportunité d'amélioration, ils peuvent rester sur la défensive, ce qui est moins productif.
Meilleurs conseils : En tant que facilitateur, vous voulez vous assurer que les gens se sentent en sécurité et qu'aucune attention négative ne leur sera portée. Voici quelques conseils pour aider les gens à rester à l'aise et productifs, même lors de conversations difficiles. Cadrez la conversation en fonction de ce qui doit être fait pour améliorer la prestation de la mission de l'organisation (ou assurer la mise en œuvre efficace du plan stratégique) plutôt que de demander directement ce qui doit être fait pour améliorer l'organisation. Ce recadrage permet souvent de porter un regard différent sur les problèmes et de susciter une discussion plus positive et tournée vers l'avenir.
Les leaders montrent l'exemple : Identifiez les personnes qui détiennent plus de pouvoir ou de responsabilités et parlez-leur de ce que vous souhaitez accomplir dans la discussion. Demandez-leur de montrer l'exemple en matière d'ouverture à la réflexion et aux commentaires critiques, et interpellez-les en premier afin que les autres se sentent plus à l'aise.
Petits groupes et marche en binôme : Utilisez de petits groupes pour aborder d'abord les domaines difficiles. Chez Maliasili, nous aimons les marches en binôme où les participants font équipe et marchent tout en discutant d'une question spécifique.
Mettre le problème en évidence : Demandez aux gens d'écrire leurs préoccupations ou leurs défis sur des post-it, puis de les rassembler avant de les partager tous avec le groupe. Cela permettra de préserver l'anonymat des opinions tout en recueillant de nombreux commentaires précieux.
Scénario : Vous avez sous-estimé le temps nécessaire pour l'ensemble de votre programme. Vous êtes en retard, mais les participants à l'atelier sont engagés et s'impliquent dans des discussions importantes qui pourraient déboucher sur des retours et des idées vraiment fructueux.
Meilleurs conseils :
Soyez flexible En tant qu'animateur, vous voulez rester flexible et permettre aux sessions de se dérouler organiquement de temps en temps, afin qu'il y ait de la place pour de bonnes réflexions et discussions. Lors de la planification de votre session, surestimez toujours le temps nécessaire pour les discussions approfondies. Si, sur le moment, vous manquez de temps, ce n'est pas grave. Seul ou avec vos co-animateurs, travaillez à adapter le plan pour prioriser ce qui est le plus important.
Qui/Quoi/Quand : Si vous manquez complètement de temps, faire un ‘ Qui, Quoi, Quand ’ avec le groupe dans le cadre de la clôture clarifie comment les discussions peuvent être poursuivies.
Voici un exemple de ce à quoi pourrait ressembler un “ Qui/Quoi/Quand ” après avoir travaillé avec votre groupe pour le remplir ensemble.
Scénario :Vous animez un atelier ou une réunion qui devient de plus en plus animé. Les gens sont passionnés par un sujet et s'énervent et s'enflamment à mesure qu'ils en parlent. C'est une question importante à discuter, et vous savez qu'il est essentiel qu'elle soit abordée, mais la conversation ne semble pas productive.
Meilleurs conseils :
Utilisez la méthode ‘ Arrêtez-vous et remarquez ’ : Il est facile de vouloir éviter les conflits, de chercher à harmoniser un groupe ou à résoudre les conflits dès que possible. Mais le conflit peut être un processus créatif et nécessaire pour qu’un groupe explore son objectif et prenne des décisions complètes. Si la situation s’envenime, utilisez la méthode ‘ Arrêtez-vous et observez ’. Demandez à chacun de simplement observer et de partager ce qu’il pense ou ressent. Utilisez cette méthode surtout lorsqu’il y a beaucoup d’émotions dans la pièce, que les choses échappent à tout contrôle, que la réunion est bloquée ou que le groupe adopte des comportements improductifs. Vous pouvez également proposer un court exercice de respiration. Lorsque nous sommes stressés, notre respiration peut devenir superficielle et rapide, ce qui peut exacerber les sentiments d’anxiété et de tension. En prenant des respirations profondes et intentionnelles, nous pouvons ralentir notre rythme cardiaque et favoriser la relaxation et le calme.
Proposer au groupe la meilleure façon d'aller de l'avant : Ne vous sentez pas, en tant que facilitateur, d'avoir trouvé la solution au problème du groupe. Demandez-leur de partager des idées sur la meilleure façon d'aller de l'avant – vous devriez éviter de partager vos opinions personnelles et plutôt limiter vos contributions à des observations sur le processus, des énoncés de faits, des questions pour faire avancer la discussion, ainsi qu'à des clarifications et des résumés.
Scénario : Lors d'un atelier, vous constatez que le groupe est désengagé et manque d'énergie (note : cela arrive souvent juste après le déjeuner !). Malgré vos tentatives pour les faire participer, personne ne prend la parole. Vous commencez à ressentir de la frustration et de la panique, craignant de faire quelque chose de mal…
Meilleur conseil : Il est normal que l'énergie d'un groupe fluctue pendant un atelier – avec des hauts, des bas et des situations intermédiaires. Une partie de votre rôle en tant qu'animateur est de vous connecter à cette énergie et d'adapter votre approche en conséquence. Lorsque l'énergie est faible, encouragez un travail individuel de réflexion ou de création, comme l'écriture libre ou le dessin. Alternativement, envoyez les gens dehors pour une promenade en binôme afin de les faire bouger. À leur retour, faites un booster rapide avant de reprendre l'atelier. Jouer de la musique entraînante est un excellent moyen de dynamiser le groupe.
Scénario :Vous venez d'animer une séance intense, énergique et importante, mais le temps presse et vous devez conclure rapidement. Que pourriez-vous faire pour clore la séance sans que les participants aient le sentiment que rien n'est terminé ?
Meilleur conseil : Quelque chose que nous aimons faire chez Maliasili à la fin de chaque réunion est un ‘ check-out ’. Cela reflète à peu près le ‘ check-in ’. Encore une fois, cela implique généralement de poser une question visant à obtenir des retours des participants sur ce qu'ils ressentent ou pensent. Ceci est particulièrement utile lors de l'animation d'une session de plusieurs jours, car cela peut vous donner une indication importante de l'état d'avancement des choses et de ce que vous pourriez avoir à prioriser le lendemain.
