Les réunions peuvent parfois prendre trop de votre temps. Mais nous savons aussi que, lorsqu'elles sont bien menées, elles peuvent vous faire gagner du temps à long terme, par exemple grâce à un consensus et une prise de décision rapides, ou à de nouvelles idées pour vous aider à mieux faire votre travail. Mais pour être meilleures qu'un e-mail, les réunions demandent du temps et de la préparation pour être parfaites. Voici nos meilleurs conseils pour vous aider.
Les mèmes ‘ cette réunion aurait pu être un e-mail ’ deviennent viraux pour une bonne raison.
Chez Maliasili, nous comprenons que les réunions peuvent parfois prendre trop de votre temps. Mais nous savons aussi que, lorsqu'elles sont bien menées, elles peuvent en réalité vous faire gagner du temps à long terme, par exemple en permettant un consensus et une prise de décision rapides ou en générant de nouvelles idées pour vous aider à mieux faire votre travail. Mais pour être mieux qu'un e-mail, les réunions demandent du temps et de la préparation. Voici nos meilleurs conseils pour vous aider.
Déterminez d'abord si la réunion est nécessaire. Avez-vous besoin de transmettre des informations ? De réfléchir ? De prendre une décision ? Avant d'organiser une réunion, réfléchissez à vos besoins, puis décidez si elle doit se dérouler ensemble en personne, virtuellement ou de manière asynchrone (par e-mail, par exemple).
Identifiez vos objectifs avant la réunion afin de pouvoir garder votre ordre du jour et votre conversation ciblés. Cela garantira que la réunion est productive et reste sur la bonne voie.
Astuce : Créez un “ parking à idées ” pour les autres points qui surgissent pendant la réunion mais qui risquent de vous éloigner de l'objectif principal de la réunion. Les points du parking à idées pourront être abordés à un autre moment (et peut-être par e-mail !).
Selon l'objectif, déterminez qui doit être présent et qui ne l'est pas. Personne n'aime perdre son temps, alors n'incluez pas les personnes qui ne sont pas nécessaires à l'atteinte des objectifs de votre réunion.
Aidez les participants à se préparer tout en vous assurant que toutes les personnes ayant un rôle à jouer dans la réunion sont conscientes et claires sur ce qu'elles doivent faire.
Ceci est souvent négligé, mais c'est essentiel. Avant de commencer la réunion, préparez tout le matériel (y compris les présentations) ou le travail de fond qui sera discuté lors de la réunion. S'il y a des documents qui doivent être lus ou examinés avant la réunion, donnez des instructions claires et partagez-les suffisamment à l'avance pour que tous les participants puissent venir préparés. Si vous assistez à une réunion, vous devez également venir préparé, après avoir lu tous les documents distribués au préalable et avoir noté les questions ou les points qui pourraient être pertinents.
Cette personne doit être responsable de maintenir la réunion sur la bonne voie, de diriger les conversations et de s'assurer que le but ou l'objectif de la réunion est atteint. Si nécessaire, il peut être utile de désigner une personne distincte pour prendre des notes – il peut être difficile d'animer une réunion et de prendre des notes en même temps.
Trouvez des moyens pour que tout le monde puisse participer et donner son avis – rappelez-vous que tout le monde est présent à la réunion parce que sa contribution compte pour le résultat. Encourager la participation dès le début peut aider à créer un environnement de collaboration et de coopération.
La facilitation structurée aide à : Tout le monde ne partage pas les idées de la même manière, alors structurer différents types d'engagement pour recueillir des commentaires peut aider à faire émerger toutes les idées.
Par exemple :
Faites une ‘prise de parole’ pour que tout le monde s'engage activement. Nous essayons de faire en sorte que toutes nos réunions, en ligne ou en personne, commencent toujours par une prise de parole. Une prise de parole – généralement animée par une invite ou une question – est une occasion de faire entendre la voix de chacun dans la pièce. Par exemple, en une phrase, qu'est-ce qui vous enthousiasme le plus au travail ces derniers temps ?
Pour les réunions Zoom, trouvez des moyens pour les rendre plus engageantes, tels que l'utilisation de divers outils et méthodes. Par exemple, chez Maliasili, nous aimons les salles de sous-commission et Murale, un tableau blanc numérique intuitif conçu pour que les équipes donnent le meilleur d'elles-mêmes ensemble.
Limitez la portée de la discussion pour que la réunion se termine à l'heure. Prévenez tout le monde à l'avance du temps dont il dispose pour partager ses idées.
Veillez à ce que les notes et les actions de suivi soient saisies et attribuées. Cela peut inclure des réunions supplémentaires, des affectations ou des tâches. Assurez-vous que les personnes savent ce qu'on attend d'elles pour le suivi.
