Chez Maliasili, nous avons lancé notre processus d'élaboration budgétaire annuel pour 2022. Certains d'entre nous (sans citer de noms...) redoutaient par le passé ce processus, le trouvant fastidieux et décourageant. C'est là qu'intervient Janelle Brazington, directrice financière de Maliasili, qui a rendu ce processus simple, clair et précieux. Nous lui avons demandé de partager quelques conseils pour améliorer l'élaboration budgétaire annuelle, et voici ses recommandations.
Comme la plupart des organisations, l'établissement du budget annuel de Maliasili est l'une des étapes les plus importantes que nous franchissons chaque année pour aligner nos ressources financières et humaines sur notre mission, notre stratégie et notre plan de travail annuel. En plus de décrire comment nous prévoyons de dépenser de l'argent l'année prochaine, notre budget nous aide également à raconter une histoire sur la façon dont nous prévoyons d'investir dans notre équipe et notre travail lorsque nous décrivons notre stratégie à nos donateurs. Cela nous aide à guider nos priorités et la façon dont nous investirans dans notre travail.
Nous commençons à bâtir notre budget avec ce dont nous savons que nous aurons besoin pour l'année prochaine. Notre priorité est notre équipe – les personnes sont le premier investissement de Maliasili. Notre budget annuel est basé sur les salaires et les avantages sociaux dont nous aurons besoin pour notre équipe actuelle. Nous ajoutons ensuite ce dont nous savons que nous aurons besoin pour les opérations de base, y compris les activités auxquelles nous nous sommes déjà engagés pour l'année prochaine, comme le programme de leadership et les ateliers pour partenaires. Cela nous donne une idée des revenus que nous devrons garantir en plus de tout ce que nous avons déjà, comme une subvention pluriannuelle ou un financement renouvelé annuellement.
Une fois que nous avons cette base, nous utilisons les cinq principes suivants pour garantir un budget solide et complet. Nous espérons que ces conseils inspireront votre processus.
Nous demandons toujours à chaque membre de l'équipe d'estimer les ressources dont il aura besoin pour son périmètre de travail au cours de l'année à venir. Par exemple, notre assistant financier évaluera les besoins en fournitures de bureau et en mises à niveau logicielles. Nos chefs de portefeuille examineront leurs plans avec les partenaires et estimeront leurs frais de déplacement ou de réunion. Et nos directeurs présenteront leurs besoins pour divers programmes et réunions d'équipe. Lorsque chaque personne a la possibilité de présenter ses besoins, elle se sent plus engagée. Cela crée également un sentiment d'appropriation dans la gestion financière globale de Maliasili. Dans toute votre organisation, efforcez-vous de trouver des moyens de rendre le processus budgétaire inclusif.
Alors que nous gérons un budget relativement important qui nous permet d'atteindre nos objectifs, nous commençons généralement par estimer nos coûts par activité, ligne par ligne. Notre budget est basé sur ce que nous prévoyons comme besoins pour chaque activité, programme, projet ou réunion planifiée. Bien que le budget approuvé par le conseil d'administration soit compilé et organisé de manière générale, chaque élément du budget peut être retracé jusqu'à un budget détaillé estimé par activité.
Lors de l'estimation des revenus, arrondissez à l'inférieur. Lors de l'estimation des dépenses, arrondissez à l'supérieur. N'incluez que les revenus garantis ou les revenus dont vous êtes certain de les recevoir (peut-être de bailleurs de fonds de longue date et engagés). De cette façon, vous ne surestimerez pas vos ressources. De plus, incluez toutes les dépenses dont vous savez que vous devrez vous acquitter pour réaliser votre plan de travail annuel. Le différentiel entre les deux constitue votre objectif de collecte de fonds. S'il n'est pas certain que vous recevrez certains revenus, ne les incluez pas. Si vous pourriez avoir certaines dépenses, incluez-les absolument. Il est plus facile d'allouer des fonds supplémentaires que de réduire les dépenses en cours d'année.
Planifiez des augmentations des dépenses opérationnelles pour tenir compte de l'inflation et d'autres pressions financières externes. Pour de nombreuses organisations de conservation, ces pressions externes pourraient être une perte de revenus touristiques ou une diminution des dons. Certaines dépenses augmenteront certainement, donc anticiper une augmentation en pourcentage de tous les postes crée une marge dans le budget pour vous aider à vous y préparer.
Utilisez un budget mensuel comparé à un rapport réel que vous pouvez partager chaque mois avec votre équipe. Une fois le budget établi, examinez votre rapport mensuel budget vs réel tout au long de l'année pour vous aider à comprendre la qualité de votre budgétisation pour vos revenus et vos dépenses. Cela vous aidera à mieux estimer les années à venir. Ce rapport vous aidera également à déterminer quelles activités vous pourriez devoir reporter pour réduire les coûts si vos objectifs de collecte de fonds ne sont pas atteints ou sont retardés.
Enfin, les dirigeants devraient encourager une évolution des mentalités en matière de budgétisation – et plus largement, de finance – dans toute l'organisation. Cela peut sembler ennuyeux et fastidieux, mais lorsque les équipes sont impliquées dans les processus de planification financière et de prise de décision (plutôt que d'être dictées par la direction), cela change leur approche et leur façon de penser.
De plus… Vous avez demandé, et nous avons écouté. Nous développons de nouveaux outils pour aider nos partenaires à gérer leurs finances, y compris un aide-mémoire "Gestion financière 101" destiné aux dirigeants non financiers. Restez à l'écoute en 2022 pour plus de détails dès qu'ils seront disponibles.
