Voici quelques conseils pour faire de la gestion de la performance moins une tâche des RH et davantage une arme secrète de renforcement organisationnel.
Vous pouvez tirer le meilleur parti de votre équipe en soutenant sa croissance et son développement grâce à la gestion de la performance (bien sûr, n'oubliez pas de rechercher d'abord les meilleurs éléments pour votre équipe – conseils en recrutement iciMais nous ne parlons pas du style traditionnel de gestion de la performance, qui a tendance à se composer de quelques réunions (voire une seule !) très formelles par an. Nous entendons plutôt par là une forme de gestion continue, fondée sur un retour d'information constant qui vise à aider les individus à exploiter leurs forces, à performer au mieux de leurs capacités et à libérer leur plein potentiel.
Cela n'arrivera pas en deux séances assises sur une période d'un an, mais nécessitera plutôt des retours réguliers, une attention portée aux points forts comme aux domaines à améliorer, un alignement avec la culture de votre organisation, et une vision globale de ce que l'on cherche à accomplir et de ce qu'il faut faire pour y parvenir.
Ci-dessous, nous partageons quelques conseils sur la manière de faire de la gestion de la performance moins une tâche RH et davantage une arme secrète de renforcement organisationnel.
Avant de pouvoir fixer des objectifs de performance, il est important de faire une pause et de s'assurer que chaque membre de votre équipe a une idée claire de son rôle et des attentes qui pèsent sur lui, tant en ce qui concerne ses responsabilités que la manière dont vous souhaitez qu'il mène son travail. Assurez-vous que vous et le membre de l'équipe êtes tous deux clairs sur ses domaines de responsabilité et sur les compétences et aptitudes que vous attendez de lui dans son rôle. Ne présumez pas que tout le monde partage une compréhension claire de cela !
La performance ne concerne pas seulement ce que fait chaque membre de l'équipe, mais aussi la manière dont il le fait. Assurez-vous d'être clair sur les valeurs qui sont importantes pour la culture de votre organisation et sur la manière dont vous attendez qu'elles se manifestent dans les comportements. Vous voudrez peut-être également clarifier les compétences et aptitudes de base qui sont importantes pour le travail de base de chaque membre de votre équipe. Chez Maliasili, nous sommes une équipe à distance, donc le travail d'équipe et la communication sont importants dans notre travail quotidien.
Personne ne veut faire du travail juste pour le faire. Lorsqu'ils peuvent voir comment ce qu'ils font contribue à quelque chose de plus grand, cela apporte plus de sens et de motivation à leurs efforts. Demandez à votre équipe de passer du temps au début de chaque année en examinant d'abord les objectifs et les plans annuels de l'organisation, puis en réfléchissant à la manière dont leur travail et leurs performances soutiendront et feront progresser ces objectifs. En tant que leur manager, vous voulez également garder un œil sur la vision globale.
Revue des priorités : Plus que jamais, il est difficile de planifier avec certitude. Assurez-vous de revoir périodiquement les plans de travail pour vous assurer que les objectifs sont toujours pertinents et réalisables dans les délais. L'adaptation est la clé pour maintenir la motivation de l'équipe et s'assurer qu'elle concentre ses efforts dans les bonnes directions.
Commentaires continus: Nous avons dépassé l'époque des évaluations de performance semestrielles. Au lieu de cela, les gens veulent et méritent des commentaires en temps réel et réguliers de la part de leurs responsables. Mettez en place des sessions régulières pour rencontrer les employés afin de discuter de leur travail et de leurs performances, ainsi que de leurs réalisations et d'identifier les domaines dans lesquels ils peuvent progresser. Lors des sessions de feedback et des réunions de suivi, les responsables doivent garder à l'esprit les objectifs de performance annuels et soutenir les membres de leur équipe dans leurs efforts pour les atteindre.
Astuce : Il est utile de conserver un enregistrement en direct de ces conversations pour référence et points d'action. Nous utilisons des documents Google partagés chez Maliasili.
Réflexions sur la performance : Parce que nous pouvons toujours nous concentrer sur le quotidien, il est utile de dégager des opportunités de réflexion plus approfondie sur une base trimestrielle et semestrielle. Si les retours sont réguliers, alors lorsque vous avez ces moments de réflexion, vos employés ne devraient pas être surpris par les points soulevés – encore mieux, ils devraient être ceux qui dirigent et guident la conversation.
La conscience de soi est une compétence importante et le processus de gestion de la performance est un espace où vous pouvez aider votre équipe à développer et à exercer ce muscle. Demandez aux membres de votre équipe de réfléchir à leurs propres performances, tant aux aspects positifs qu'aux aspects moins positifs.
En tant que manager, vous ne saurez pas tout ce que font les membres de votre équipe. Il est donc précieux de contacter d'autres membres de l'équipe pour avoir un aperçu de leurs performances. Si vous le faites, il est important de le mentionner à votre collègue afin qu'il ne se sente pas comme si vous aviez agi dans son dos.
Ne compliquez pas trop les réunions de bilan de performance. Demandez à votre collègue de revoir son plan de gestion de la performance pour l'année, puis de réfléchir aux quatre questions suivantes :
Quelles pensent-ils avoir été leurs réalisations les plus importantes ?
Que pensent-ils qu'ils devraient faire davantage (par exemple, qu'est-ce qu'ils font bien)
Où ont-ils rencontré des difficultés ou n'ont-ils pas pu atteindre leurs objectifs et pourquoi ?
Qu’est-ce qu’ils pensent pouvoir changer ou améliorer (par exemple, où rencontrent-ils des difficultés)
Suite à leur réflexion, vous pouvez fournir vos propres éclaircissements et conseils.
Maliasili a expérimenté de nombreuses approches de gestion de la performance, à la fois en interne en tant qu'équipe et avec nos partenaires. Nous avons découvert que la chose essentielle la plus importante pour élaborer des plans et un système qui seront réellement utilisés et qui aideront réellement les gens à grandir est de rester simple. Voici ce que nous et nombre de nos partenaires utilisons maintenant :
1. Objectifs et Résultats Clés : (OKRs) Les employés identifient leurs objectifs de performance principaux pour l'année (ou par trimestre) ainsi que les résultats clés qui aideront à indiquer le succès. Par exemple :
Objectif : Mettre en œuvre un système de gestion de la performance efficace qui aide à améliorer la performance de l'équipe
Mesuré par…
Tous les membres de l'équipe ont identifié des objectifs individuels pour l'année
Les gestionnaires ont examiné les objectifs et les cibles de leur équipe
Les examens trimestriels sont effectués et enregistrés
Remarque : Un rôle clé pour tout manager est de s'assurer que ces objectifs sont réalisables, tant individuellement que collectivement (peuvent-ils tout faire à temps ?). Vous voulez mettre votre équipe en position de réussir, en recherchant un équilibre entre ambition et pragmatisme. Lorsque vous examinez leurs OKR, vous devrez peut-être les aider à réduire leurs ambitions ou à re-prioriser, et, si nécessaire, signaler à la direction que vous ne disposez pas des ressources et des personnes nécessaires pour atteindre les objectifs.
2. Développement professionnel : Les employés identifient également leurs besoins et objectifs de développement professionnel – où ils souhaitent renforcer et développer leurs capacités et les idées sur la manière d'y parvenir. C'est une occasion pour les managers de proposer également des idées et un soutien. Il est important de souligner que la plupart du développement professionnel peut se faire sur le tas et ne nécessite pas de coûts supplémentaires, de certificats, etc. Par exemple, assigner à quelqu'un une mission ‘ exigeante ’ et s'assurer qu'il reçoive un soutien tout au long de celle-ci ; tirer parti des partenariats et des ressources internes ; maximiser les ressources et matériels en ligne et simplement donner au personnel le temps de lire et d'apprendre.
3. Objectifs personnels : Les managers devraient encourager les membres de leur équipe à partager leurs objectifs personnels annuels. Ce faisant, cela aide le manager à mieux comprendre et soutenir ses collaborateurs au-delà du simple cadre professionnel, et cela envoie également le message que l'équilibre vie privée-vie professionnelle est important, que l'individu, ses intérêts personnels et sa vie sont importants et valorisés par l'organisation.
Commentaires réguliers : La meilleure façon de mettre en œuvre un système de gestion de la performance est de réaliser des entretiens de feedback réguliers et fréquents entre un employé et son manager. Il pourrait s'agir de réunions hebdomadaires pour faire le point sur les progrès, fournir des commentaires et résoudre les problèmes. Pendant les sessions de feedback et les réunions de suivi, les managers doivent garder à l'esprit les objectifs de performance annuels et soutenir les membres de leur équipe dans leurs efforts pour les atteindre.
Revues trimestrielles : Chaque trimestre, un responsable et les membres de son équipe doivent sortir ce document et en discuter ensemble en utilisant ce qui suit comme guide pour la discussion :
Où le membre de l'équipe progresse-t-il par rapport à ses objectifs ?
Où rencontre-t-elle des défis ?
Quels retours peuvent être partagés pour renforcer la performance ?
Suite à la réunion trimestrielle, les responsables peuvent partager un ensemble simple de notes qui résument la discussion dans laquelle les deux parties s'accordent. Les notes peuvent être examinées au début de la prochaine révision trimestrielle.
