Récemment, un groupe WhatsApp de leaders de la conservation était sollicité par des messages concernant la communication, la coordination et la connexion au sein de l'équipe. Le groupe – composé de membres issus de Réseau de leadership pour la conservation en Afrique – partageaient leurs propres expériences sur ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas en matière de gestion d'équipes et de communication interne. Voici ce que nous avons appris de cette chaîne WhatsApp :

• Les communications internes et la coordination efficace de l'équipe sont un défi commun auquel les équipes sont confrontées. – et c'est encore plus difficile pendant le COVID lorsque les équipes sont dispersées et travaillent à distance. Donc, si vous lisez ceci et que vous vous sentez bloqué vous-même, vous pouvez vous réconforter en sachant que vous n'êtes pas seul.

• Il y a de nombreuses façons de relever ce défi (c'est la bonne nouvelle !), mais le succès exige de la constance, des efforts, du leadership, de l'adaptation et de la créativité.

Ci-dessous, nous vous proposons quelques points de vue du groupe ainsi que notre expérience pour vous aider à améliorer vos communications, votre coordination et votre connexion avec votre équipe – qu'elle soit à distance ou non.

Choisissez votre ou vos plateformes d'engagement

Cela semble évident, mais vous seriez surpris de voir à quel point cela compte et à quel point c'est souvent négligé ! Il existe tellement de façons différentes de communiquer avec votre équipe – autour d'un café, dans une salle de conférence, par e-mail ou via une newsletter. Puis il y a les plateformes en ligne, comme Slack (le préféré de Maliasili !), Zoom, ou un site de gestion de projet comme Asana, Zoho ou Trello. Et, bien sûr, il y a WhatsApp ! Lorsque vous réfléchissez à la manière dont vous souhaitez vous connecter avec votre équipe, décidez quelle(s) plateforme(s) vous allez utiliser et dans quel but. Communiquez ensuite cette décision à votre équipe afin qu'elle comprenne vos attentes.

Communiquer le but 

En équipe, nous devons communiquer, coordonner et nous connecter pour de nombreuses raisons différentes. Cela peut être pour la planification du travail, la budgétisation, la discussion d'un sujet sensible et délicat, le partage de commentaires, la fourniture de mises à jour, ou simplement pour s'amuser et renforcer le moral de l'équipe. Vous pourriez choisir différentes plateformes pour différents objectifs. C'est normal, mais assurez-vous simplement d'être clair avec votre équipe sur ce que vous essayez d'accomplir avec vos communications.

Soyez clair sur vos attentes vis-à-vis des autres

Que vous demandiez des mises à jour ou des contributions sur Slack, Asana, Google Docs ou lors d'une réunion, assurez-vous que les participants savent ce qui est attendu d'eux. Par exemple, vous pourriez avoir un format régulier pour les réunions hebdomadaires ou les mises à jour écrites, tel que :

• Mes principales réalisations de la semaine dernière

• Mes priorités actuelles

• Quelque chose qui me met au défi

• Quelque chose pour lequel j'ai besoin de l'aide de quelqu'un

• Quelque chose qui m'inspire

Ayez un ou des champions

Personne ne veut partager des mises à jour, des informations, des idées ou des nouvelles dans une salle vide ! Assurez-vous d'avoir quelques champions prêts à s'engager et à répondre, prêts à lancer des conversations, à définir des ordres du jour et à motiver les gens.

Soyez cohérent

La constance est la clé de l'efficacité des communications internes et de la coordination globale de l'équipe. Si vous avez été clair sur les attentes, alors votre équipe devrait savoir ce qu'on attend d'elle, où et quand. Si vous laissez les choses glisser ou passer, les attentes changeront, et – comme nous l'avons tous appris à nos dépens – cela mène à des défaillances.

Sois humain

Si vous avez lu le dernier Reader, vous saurez que les équipes efficaces doivent équilibrer les engagements ‘ stratégiques ’ et ‘ intimes ’. Alors, ne faites pas fonctionner vos communications et vos points de connexion uniquement sur le plan professionnel. Prenez le temps de demander à votre équipe comment elle va personnellement. Commencer par des questions de suivi pour que tout le monde puisse s'exprimer est toujours utile.

Quand c'est cassé, répare-le

Les communications internes et la coordination d'équipe connaîtront probablement des hauts et des bas. Plutôt que de vous frustrer, prenez le temps de déterminer ce qui cause les tensions internes, les malentendus et les défis de coordination. Demandez aux membres de l'équipe ce qu'ils pensent qui ne fonctionne pas, ce qu'ils aimeraient voir changer, et essayez de nouvelles choses pour voir ce qui fonctionne.

Quelques excellentes idées supplémentaires des leaders de la conservation…

• Organiser une réunion informelle toutes les 6-8 semaines (voire trimestriellement), où vous passez une demi-journée à faire une ‘ plongée en profondeur ’ sur un sujet lié au travail et l'autre moitié de la journée à manger et à socialiser.

• Prenez le temps pour les ‘ questions brûlantes ’ ou les conversations sur ‘l'éléphant dans la pièce’. Il peut y avoir des moments où les attentes en matière de réunions ou de communications s'envolent, pour que votre équipe puisse passer du temps à aborder des sujets plus difficiles.

• Faire tourner les responsables de la communication. Qu'il s'agisse d'une réunion Zoom ou d'une demande de mises à jour sur Slack, faites tourner la personne qui dirigera l'engagement cette semaine/ce mois/ce trimestre. Établissez une liste tôt afin que chacun sache qui est censé diriger pendant cette période.

• Partage des choses personnelles ! Notre équipe adore partager des photos de famille, des observations de la faune ou des recommandations de livres, et nous savons que d'autres équipes se sont rapprochées et se sont beaucoup plus impliquées sur leurs plateformes numériques en faisant cela.

• Fêtez les anniversaires ! Les gâteaux sont super, mais un message WhatsApp l'est aussi et permet à tous les membres d'une équipe de communiquer et de participer.