La planification du travail, en particulier au niveau organisationnel, est souvent reléguée au bas de la liste des priorités d'une équipe. Cependant, un plan de travail à l'échelle de l'organisation peut être une source de transformation pour les équipes, en aidant à garantir que leur travail est aligné sur leurs objectifs stratégiques et en aidant chacun à voir comment ses efforts contribuent à quelque chose de plus grand (c'est-à-dire leur impact !).
“Nous n'avons jamais accordé la priorité à la planification du travail, et nous sommes arrivés à un point l'année dernière où un donateur en avait besoin, alors nous avons réussi à nous réunir en tant que responsables de programme et à définir ce que nous voulions faire pour l'année.” –Samantha du Toit, Coordonnatrice de programme, South Rift Association of Land Owners (SORALO).
Ça vous dit quelque chose !?
La planification du travail, en particulier au niveau organisationnel, est souvent reléguée au bas de la liste des priorités d'une équipe. Cependant, un plan de travail à l'échelle de l'organisation peut être une source de transformation pour les équipes, en aidant à garantir que leur travail est aligné sur leurs objectifs stratégiques et en aidant chacun à voir comment ses efforts contribuent à quelque chose de plus grand (c'est-à-dire leur impact !).
“Maintenant, nous réalisons qu'un bon plan de travail doit être lié à la stratégie – c'est bien plus qu'un plan pour l'année, cela vous maintient pleinement aligné.”
Sachant que les plans de travail organisationnels peuvent être intimidants, nous avons contacté certains de nos partenaires que nous savons excellents dans ce domaine et leur avons demandé de partager leurs conseils avec vous. Voici les conseils de planification de travail organisationnel de Grevy’s Zebra Trust, Honeyguide et SORALO.
Notre conseil le plus utile : ‘ restez simple ’. Nous avons eu du mal avec cela au début, mais nous en comprenons maintenant l'utilité d'un plan de travail simple – nous l'utilisons. –Fédération pour le zèbre de Grévy
Notre plan de travail découle de notre stratégie globale. Ainsi, si une nouvelle activité ne s'inscrit pas dans l'un de nos quatre objectifs généraux, nous nous interrogeons sur sa pertinence. –SORALO
Nous gardons notre plan stratégique à l'esprit, sachant comment chaque activité que nous menons contribue à notre mission. –Fédération pour le zèbre de Grévy
Nous commençons par identifier nos objectifs annuels généraux avant de créer le plan de travail annuel détaillé. Non seulement cela est utile pour la planification, mais nous partageons également ce document narratif avec nos donateurs et partenaires. –Indicateur de miel
Élaborez le plan de travail en équipe : chaque membre de votre équipe doit approuver les activités et savoir ce dont il est responsable. –Fédération pour le zèbre de Grévy
La session doit être entièrement participative – chaque département doit inclure toute son équipe dans le processus. –Fédération pour le zèbre de Grévy
Nous numérotons nos activités annuelles du plan de travail et les lions à des lignes budgétaires annuelles. Cela nous aide à connaître les coûts des activités/jalons/programmes du plan de travail, qui peuvent ensuite être ventilés en scénarios financiers. –Indicateur de miel
Liez le plan à votre budget. Savoir quelles activités sont financées et lesquelles ne le sont pas est très utile, et rend le plan beaucoup plus efficace et applicable. –Fédération pour le zèbre de Grévy
Nous conservons et gérons toutes nos tâches détaillées dans Zoho (Logiciel de gestion des tâches) afin de garder le plan de travail simple, pas trop détaillé. –Indicateur de miel
Lors de notre première séance de planification de travail, nous avons accordé trop d'attention aux petits détails des activités, et le plan de travail a été à peine utilisé par l'équipe. Cette année, le plan de travail est plus stratégique et de plus haut niveau, et il est maintenant utilisé. –Fédération pour le zèbre de Grévy
Vous voudrez le consulter régulièrement et l'utiliser comme outil de réflexion. Ne craignez pas que vos supérieurs vous jugent si vous êtes en retard dans certains domaines. C'est un outil pour suivre vos progrès et vous aider à réfléchir. –SORALO
Examiner le plan de travail peut aider les gens à réfléchir à la façon dont ils utilisent leur temps et les poussera à s'assurer que leurs plans sont alignés sur nos objectifs stratégiques. –SORALO
C'était utile d'avoir un modèle de plan de travail et cadre de Maliasili, mais il était aussi bon d'être assez courageux pour le modifier selon nos besoins. –SORALO
Nous utilisons un modèle de plan de travail simple dans Excel. Nous utilisons une page par domaine de programme, ce qui permet d'imprimer le plan de travail annuel complet sur trois pages A3. –Indicateur de miel
Nous avons constaté qu'il était essentiel qu'une personne porte le plan de travail afin qu'il reste un document de référence dynamique. –SORALO
Nous utilisons le même outil de plan de travail pour faire notre rapport à notre conseil chaque trimestre. Afin de le rendre utile au conseil, nous y incluons une colonne supplémentaire de mise à jour trimestrielle avec des notes et des détails. Melliphage
Utilisez une partie de votre dernière réunion d'équipe de l'année pour créer votre plan de travail pour l'année prochaine. Assurez-vous qu'il s'agisse d'un objectif pour toute l'équipe cette semaine – il doit être participatif. La Fondation Zèbre de Grévy
