Les rapports annuels sont l'occasion de réfléchir à l'année écoulée, de partager vos réalisations et de donner un aperçu des excellents plans que vous avez définis pour l'année à venir. Pour le dire simplement, c'est un endroit où il est acceptable – voire encouragé – de se vanter un peu. Et en fin de compte, “ l'impact génère des revenus ”, alors assurez-vous de mettre en valeur le travail formidable que vous accomplissez.
Les rapports annuels sont l'occasion de réfléchir à l'année écoulée, de partager vos réalisations et de donner un aperçu des excellents projets que vous avez prévus pour l'année à venir. Pour le dire simplement, c'est un espace où il est acceptable – voire encouragé – de se vanter un peu. Et en fin de compte, “ l'impact génère des revenus ”, alors assurez-vous de montrer le travail remarquable que vous accomplissez.
Pourtant, les rapports annuels peuvent sembler intimidants – capturer une année entière de travail en un seul endroit n'est pas une mince affaire. Et à cause de cela, ils sont souvent retardés. Oui, les rapports annuels demandent du temps et de la réflexion, mais ils n'ont pas à être excessivement compliqués et longs (en fait, essayez d'éviter cela !). Ils n'ont pas non plus à être un ‘ rapport ’ traditionnel.’
Cette année, nous vous encourageons à commencer dès maintenant votre rapport annuel 2020 afin de pouvoir partager les réalisations et le travail de votre organisation avec ceux qui s'y intéressent, qui y sont investis et qui souhaitent savoir – vos donateurs, vos partenaires et, surtout, les personnes avec qui vous travaillez et que vous soutenez.
Avant d'investir du temps dans le développement de votre rapport, la première étape la plus importante est de comprendre à qui vous “rapportez” (communiquez). Une fois que vous avez déterminé vos principaux publics, cela vous aidera à savoir quelles informations inclure et quel langage utiliser – cela vous aidera également à savoir quelles informations vous pouvez laisser de côté.
Commencez par recueillir les commentaires et les contributions de votre équipe. Non seulement cela fournira le meilleur contenu pour le rapport, mais cela garantira également que votre équipe développe un sentiment d'appropriation et de fierté à l'égard du rapport. Utilisez ces questions pour guider votre discussion :
Quelles ont été vos principales réalisations de l'année dernière ?
Quel impact vous a marqué en tant qu'équipe ?
Quelles histoires captivantes de transformation votre équipe a-t-elle à raconter ?
Cela peut paraître évident, mais c'est une étape cruciale pour garantir la production d'un rapport efficace et dans les délais. Votre plan doit contenir la répartition des rôles et des responsabilités au sein de l'équipe, le plan du contenu et un calendrier.
Nous aimons tous les bonnes histoires. L'une des meilleures façons de se démarquer dans votre rapport et d'attirer les gens est de vous assurer qu'il comprend des histoires de transformation et d'impact. Utilisez de vraies personnes et racontez (ou, mieux encore, faites-leur raconter) leurs histoires pour montrer comment vous travaillez et pourquoi. Utilisez des citations chaque fois que possible !
Utilisez des faits et des chiffres – les gens veulent voir des résultats. Dans la mesure du possible, donnez des nombres et fournissez des faits concrets relatifs à vos résultats.
Les échecs et les défis peuvent être tout aussi intéressants pour les donateurs et les autres parties prenantes que les succès. En fait, vous gagnerez probablement plus de confiance et de crédibilité auprès de vos soutiens si vous parlez honnêtement des défis et des échecs que vous avez rencontrés. Cependant, n'oubliez pas d'être stratégique à ce sujet : parlez des leçons apprises et des approches que vous avez adoptées pour éviter de tels échecs à l'avenir.
Comme le dit le proverbe, ‘ une image vaut mille mots ’, alors que vous essayez de limiter le nombre de mots de votre rapport annuel, réfléchissez à la manière dont vous pouvez utiliser des images visuelles pour raconter votre histoire et montrer votre impact.
Tout comme l'utilisation d'images, une excellente conception qui inclut des mises en page créatives et des graphiques tels que des tableaux, des graphiques et des infographies, valorisera votre rapport annuel et attirera l'attention du lecteur.
À l'aide d'outils en ligne efficaces, vous pouvez convertir votre rapport annuel PDF statique en contenu pour les médias sociaux, tels que des publications Facebook, des stories Instagram et des graphiques sociaux. Des plateformes comme Canva (qui a un excellent compte gratuit) permet de télécharger votre contenu et de le convertir en graphiques attrayants qui communiqueront efficacement à un public social.
Les durées d'attention se raccourcissent et le temps de votre public est limité. Créer un rapport résumé d'une page, en particulier des défilements d'une seule page sur votre site Web, permet de vous assurer que vous communiquez votre impact à toute personne disposant de deux minutes. Un exemple est notre Les moments forts de 2020 ici. Quelle que soit la plateforme que vous choisissez, assurez-vous qu'elle est adaptée aux mobiles.
Un court rapport annuel vidéo – fournissant un résumé des réalisations, une bonne narration et des exemples d'impact – est un outil fantastique qui compléterait votre document détaillé. Voici un exemple de Honeyguide, Tanzanie.
C'est toujours une bonne idée d'observer ce que font les autres et de s'inspirer des organisations qui produisent des rapports créatifs et efficaces. Voici quelques exemples de rapports que nous aimons :
Lewa Wildlife Conservancy en 2017 Rapport.
SORALO : 2017 Rapport
Grevy’s Zebra Trust : 2019 Rapport
Oceana : 2019-2020 Rapport
The Nature Conservancy Alaska 2020 Rapport
