2021 approche à grands pas, ce qui signifie que c'est la saison de la planification ! La planification va de pair avec tout – des plans de travail individuels aux plans de département, en passant par les plans au niveau des projets et les budgets – c'est donc une période de l'année chargée. Vous pouvez rendre votre planification plus efficace et stratégique en commençant par avoir une vue d'ensemble de l'année à venir.

Voici pourquoi les plans de travail annuels organisationnels sont importants et comment vous pouvez en élaborer un.

Pourquoi avoir un plan de travail annuel ?

À un niveau élevé, cela permet de répondre à des questions fondamentales telles que : “Comment allons-nous ? Progressons-nous ? Où réussissons-nous et où sommes-nous en retard ?” 

• Assurez-vous que le travail que vous effectuez est aligné sur vos objectifs stratégiques, en allant au-delà des simples activités et listes de tâches

• Donnez à l'ensemble de votre organisation un cadre pour obtenir des résultats et de l'impact

• Équipez votre équipe de direction, y compris votre conseil d'administration, d'un outil simple et facile à lire pour suivre le travail et les progrès de votre équipe.

• Aidez chacun à voir comment son travail et ses efforts aboutissent à quelque chose de beaucoup plus grand : l'atteinte de vos objectifs stratégiques.

Pour commencer : Adopter une approche descendante

Il est facile de se perdre dans la planification au niveau de ‘ l’activité ’. Ce niveau de détail est essentiel à un moment donné, mais peut détourner une organisation de sa concentration sur ce qu’elle a vraiment besoin et veut accomplir – ses objectifs stratégiques. Nous recommandons donc de prendre du recul par rapport aux plans de travail au niveau des projets et d’utiliser plutôt une approche de planification ‘ descendante ’.

Étape un : Informez-vous

Comme dans tout atelier, vous voulez vous assurer que chaque voix soit entendue. Lors de la facilitation en ligne, il existe différentes manières d'y parvenir :

• Votre plan stratégique

• Budgets pré (si vous ne les avez pas encore, utilisez les budgets précédents pour des estimations)

• Tous les contrats et exigences de projet actuels et futurs (livrables, échéanciers, etc.)

• Plans de suivi et évaluation (pour dessiner des cibles et des indicateurs).

• Propositions de projets (qui sont susceptibles de réussir)

• A calendrier pour l'année à venir (dates clés et événements)

Étape deux : Rêvez grand

Avant de regarder ce que vous ‘devez faire’ ou ce que vous avez toujours fait, prenez un moment avec votre équipe pour faire un peu de ‘réflexion libre’.’ Posez-vous cette question :

• Si l'argent n'était pas une contrainte, qu'aimerions-nous mettre en avant dans notre rapport annuel 2021 ?

  • Discutez d'idées créatives en équipe et déterminez si certaines d'entre elles pourraient réellement se concrétiser… vous seriez surpris !

Étape trois : Adoptez une stratégie

Objectifs : Quels sont vos objectifs stratégiques et, parmi ceux-ci, qu'espérez-vous accomplir ou progresser vers en 2021 ?

Étape quatre : Laissez vos pieds vous guider

• Activités : Pour atteindre ces objectifs, quelles activités ou interventions sont nécessaires ? (Voici où une partie de votre travail au niveau du projet peut être intégré à votre plan de travail – vous vous êtes probablement engagé à des activités et des livrables, alors quels objectifs stratégiques ces activités aident-elles à atteindre ?)

• Résultats : Quel est votre résultat souhaité en réalisant ces activités ? Que voulez-vous accomplir ?

• Responsable Qui est responsable des différentes livrables ?

• Chronomètre : Quels sont vos délais ?

• Budget De quel budget – s’il y en a un – disposez-vous pour ce travail ?

Voici un vidéo courte cela explique une méthode de planification que nous utilisons chez Maliasili appelée “ RACI ” (Responsible, Accountable, Consulted, Informed), qui pourrait être un outil précieux à intégrer dans vos processus de planification.

Étape cinq : Tout assembler

Ici, vous voudrez rassembler vos objectifs et vos points d'action dans un seul cadre. Chez Maliasili, nous utilisons Excel, mais d'autres pourraient utiliser un outil de planification en ligne. Choisissez ce qui vous convient, mais assurez-vous qu'il est simple à mettre à jour et à parcourir.

Maliasili a un outil de planification de travail modèle vous pouvez télécharger et adapter pour répondre aux besoins de votre organisation.

Meilleurs conseils :

• les plans de travail annuels devraient être ambitieux mais réaliste, et par conséquent, les plans de travail doivent être liés aux ressources disponibles tout en tenant compte des activités qui doivent être réalisées et qui nécessitent des ressources.

• Les meilleurs plans de travail identifient les 3 ou 5 principaux objectifs de haut niveau que l'organisation souhaite atteindre pour démontrer son impact/succès. Ce n'est pas une longue liste de “désirs”.

• Examen et mettez à jour votre plan de travail annuel au moins chaque trimestre.

• Utilisez le codage couleur afin qu'on puisse parcourir facilement le plan de travail et voir où en sont les choses (par exemple, rouge pour “ retardé ”, jaune pour “ légèrement décalé ”, vert pour “ terminé ”).”

• Partagez votre plan de travail avec votre conseil d'administration et avec les donateurs – ces publics n'ont pas envie ni besoin de s'attarder sur vos plans de travail détaillés projet par projet, mais ceux-ci leur donneront une idée générale de ce que vous voulez accomplir.

• Identifier une personne dans l'équipe pour ‘s'approprier le plan et le processus de planification.