Des séances de planification d'équipe aux tables rondes avec les parties prenantes, en passant par les réunions du conseil d'administration, vous aussi pouvez faciliter des réunions efficaces en ligne. Voici quelques-uns de nos meilleurs conseils de ces derniers mois… nous avons fait beaucoup d'erreurs, échoué, essayé et réessayé pour que vous n'ayez pas à le faire !
Ayant été victimes de trop d'ateliers et de réunions peu productifs, Maliasili place la facilitation en tête de sa liste de compétences et a investi considérablement pour optimiser le temps précieux des
Des séances de planification d'équipe aux tables rondes avec les parties prenantes, en passant par les réunions du conseil d'administration, vous aussi pouvez faciliter des réunions efficaces en ligne. Voici quelques-uns de nos meilleurs conseils de ces derniers mois… nous avons fait beaucoup d'erreurs, échoué, essayé et réessayé pour que vous n'ayez pas à le faire !
Facilitateur – En règle générale, nous avons appris que l'organisation de séances de formation et de réunions nécessite beaucoup plus de temps de planification et de préparation que l'équivalent en personne. Être à l'écran impose que les sessions, les présentations, les exercices et les groupes de.
Participants – La même chose s'applique aux participants. Plus ils seront préparés, mieux ce sera pour les réunions en ligne – car vous aurez moins de temps pour “ réfléchir ” facilement en ligne. Encouragez les gens à réfléchir à des sujets ou des idées spécifiques avant la réunion afin qu'ils viennent préparés pour partager succinctement leurs idées pendant la partie en ligne de la réunion.
Les ralentissements et les retards sur Internet sont inévitables, mais vous pouvez aider à atténuer les problèmes techniques à l'avance. Lorsque vous planifiez une réunion, demandez à vos participants de s'assurer qu'ils disposent d'une connexion Internet stable, ce qui pourrait impliquer d'ajouter des données à leur téléphone portable afin d'avoir un plan de secours.
Comme dans tout atelier, vous voulez vous assurer que chaque voix soit entendue. Lors de la facilitation en ligne, il existe différentes manières d'y parvenir :
Commencez toujours par une question d'évaluation pour vous assurer que tout le monde a la possibilité de s'exprimer dès le début de la réunion.Voici une excellente liste des questions de vérification et pourquoi elles sont importantes).
Utilisez le travail en groupe et en binôme autant que possible, en envoyant les équipes dans des salles de sous-commission sur Zoom.
Variez les manières dont les groupes donnent leur retour (par exemple, en saisissant simultanément dans un document Google plutôt qu'en rapportant en plénière).
Comment pouvez-vous faire cela ?
Tenez plusieurs sessions plus courtes plutôt que d'essayer de tout condenser en une seule longue réunion. Nous avons essayé cela, cela ne fonctionne pas bien. Laissez aux gens l'espace nécessaire entre les sessions pour assimiler un sujet et revenir à la session suivante préparés.
Lorsque vous êtes en session, évitez de demander aux gens de faire trop de choses à la fois. Donnez des instructions très simples et claires, et écrivez-les pour les personnes dans la boîte de discussion.
Maintenir les sessions sur le sujet – comme des “ unités de travail ” distinctes, gérables et réalisables.
Demander aux participants de faire le suivi de certains travaux spécifiques entre les sessions en direct peut aider à faire avancer les processus et à économiser du temps de présence pour l'engagement et l'apprentissage de nouvelles notions. Gardez le travail de suivi logistiquement possible (évitez les appels supplémentaires) et en morceaux gérables.
Essayez d'utiliser une gamme d'outils autant que possible. Les aides visuelles aident le public à assimiler les informations et l'utilisation de diagrammes peut rendre vos discussions plus captivantes. Utilisez Murale pour la pensée créative ou la fonctionnalité de tableau blanc de Zoom. Les documents Google sont utiles, les présentations PowerPoint sont géniales et de courtes vidéos peuvent aider à introduire un sujet.
Ce n'est pas parce que vous êtes en ligne que vous ne pouvez pas vous amuser et prévoir des moments de team building. Voici quelques suggestions pour maintenir l'enthousiasme :
Faites bouger les gens autant que possible – utilisez de la musique populaire auprès de l'équipe lors de l'introduction, des pauses ou pour des activités particulières afin de dynamiser les participants.
Transformez les tâches en jeux – Enregistrements/Départs et Energizers peuvent également être des activités telles que la création de chorégraphies, la recherche d'objets dans les environs et le partage avec le groupe.
L'intégration de nouveaux membres de l'équipe ou d'invités pour des sessions spécifiques peut être un excellent moyen de créer de la variété, et c'est une valeur ajoutée des sessions en ligne car vous pouvez réunir des personnes de n'importe où. Pensez à inviter des membres du conseil d'administration, un donateur ou un expert dans votre domaine.
Sur email/WhatsApp ou les deux selon le contexte de l'organisation. Cela rappelle à tout le monde les prochaines étapes convenues et qui en est responsable. Partagez tout texte ou résultat qui doit être consulté ou sur lequel il faut travailler.
Tout comme la préparation est essentielle, la réflexion l'est aussi pour parler de ce que vous avez appris, de ce que vous pourriez avoir besoin de changer (arrêter, faire plus ou différemment) lors de la prochaine séance. Il est également très utile de prendre des notes auxquelles se référer pour les futures séances, car les points importants peuvent être facilement oubliés.
