La semaine dernière, Maliasili a tenté quelque chose que nous pensions ne jamais faire : nous avons organisé une retraite d'équipe virtuelle d'une semaine (que nous avons judicieusement baptisée le ‘ non-retraite ’). Le principal enseignement : cela a fonctionné ! Bien que le temps passé en personne soit inestimable, notre expérience virtuelle a été un succès et nous avons donc demandé à notre équipe de nous aider à élaborer quelques conseils pour des réunions en ligne efficaces à partager avec vous :
Nous avons appris que les formations et les réunions en ligne nécessitent plus de planification et de préparation que leurs équivalents en personne. Les ordres du jour, les présentations, les groupes de discussion, etc., doivent tous être préparés à l'avance, car il y a moins de flexibilité dans l'espace de réunion virtuel.
Faites toujours un point pour vous assurer que tout le monde a son mot à dire et pour aider établir la confiance. Nous sommes tombés là-dessus récemment super liste de questions pour faire le point qui peut aider.
Pour varier les approches, nous avons utilisé des salles de sous-commission Zoom, des nuages de mots, des journaux de bord, des présentations PowerPoint et Google Docs comme différents points d'interaction pour l'équipe. Nous avons également utilisé différentes configurations de groupes – en binômes, en trios et en groupes plus larges.
Que ce soit pour animer une séance, prendre des notes ou gérer le temps, trouvez un rôle à chacun à un moment donné pendant la ‘retraite’. (Note : vous aurez probablement besoin d'un responsable technique, d'un animateur de réunion et de quelqu'un pour gérer le temps.)
Nous avons utilisé Slack et Google Docs pour partager des notes, des photos, des questions et des documents tout au long de la semaine.
“Le temps de ”réflexion" n'est pas aussi facile en ligne, encouragez donc les gens à réfléchir à des sujets ou des idées spécifiques avant la réunion.
Scindez votre réunion en plus petits blocs de temps et attribuez du travail entre eux afin que les gens puissent revenir et partager ce qu'ils ont fait. Nous avons structuré notre ‘non-retraite’ avec des sessions matinales et/ou en soirée pour permettre ce travail intermédiaire ainsi que pour tenir compte des différences d'horaires.
Les réunions virtuelles et le temps d'écran sont fatigants. Intégrez des pauses à vos sessions et essayez de limiter vos réunions à 3 heures maximum à la fois.
Faites bouger tout le monde le plus souvent possible : une pause de deux minutes pour un moment énergisant (danse…) ou du yoga sur chaise. (Nous avons demandé à notre équipe de prendre des photos de nature pendant les pauses et de les partager entre eux.)
Utilisez de la musique au début et à la fin des sessions pour apporter de l'énergie et de la positivité – demandez à chacun de partager quelques chansons préférées pour la playlist à l'avance.
Nous avons intégré des jeux courts et ludiques à notre semaine, ce qui a apporté quelques rires et du team building (une soirée quiz, un quiz sur les biographies de l'équipe, etc.).
Nous avons appuyé notre partenaire, l’IRDNC, dans l’organisation de sa réunion annuelle de planification et d’examen, qui a duré une semaine, pendant le confinement de la Namibie en avril, et voici ce qu’ils ont dit :
“Nous avons eu plus de 20 participants et trois intervenants externes de trois régions, dont beaucoup se sont connectés depuis leurs maisons et villages dans les zones les plus rurales de la Namibie. L'atelier a atteint ses objectifs de partage, d'affinage et d'adaptation de nos plans annuels aux nouvelles réalités de la COVID et de motivation de notre équipe après une année exigeante. L'équipe a été surprise par la performance de la technologie et par le plaisir de se réunir à distance. Cet événement a marqué le début d'une nouvelle phase pour l'IRDNC, consistant à réaliser davantage de travail par vidéoconférence.” – Willie Boonzaaier, Directeur de programme, IRDNC
L'IRDNC estime également que l'organisation et ses partenaires ont économisé environ $30 000 en organisant la réunion à distance.
