As trocas de aprendizagem proporcionam uma oportunidade para as pessoas verem o que outros na sua área de trabalho estão a fazer e como partilhar os seus próprios conhecimentos e experiência. Quando bem feitas, as trocas de aprendizagem podem ajudar as organizações a inspirarem-se e a pensar de forma diferente sobre o seu trabalho, melhorando, em última análise, a sua abordagem e um maior impacto a longo prazo.
Neste Reader, Anna Davis, a nossa Diretora de Programas de Liderança, Karine Nuulimba, a nossa Diretora de Portefólio da África Austral, e a equipa da Blue Ventures, uma organização que se distingue na dinamização de intercâmbios, apresentam uma coleção de ideias perspicazes para inspirar a sua próxima viagem.
As trocas de aprendizagem proporcionam uma oportunidade para as pessoas verem o que outros na sua área de trabalho estão a fazer e como partilhar os seus próprios conhecimentos e experiência. Quando bem feitas, as trocas de aprendizagem podem ajudar as organizações a inspirarem-se e a pensar de forma diferente sobre o seu trabalho, melhorando, em última análise, a sua abordagem e um maior impacto a longo prazo.
Então, como pode, enquanto organização, beneficiar e organizar intercâmbios de aprendizagem bem-sucedidos?
Neste Leitor, Anna Davis, a nossa Diretora de Programas de Liderança, Karine Nuulimba, a nossa Diretora de Portfólio para a África Austral, e a equipa da Blue Ventures, uma organização que se destaca na trocas de corrida, apresente uma coleção de ideias perspicazes para inspirar a sua próxima viagem.
Antes de embarcar numa troca de aprendizagem, deve definir o propósito. A viagem que está a planear deve ir ao encontro de uma necessidade – um desafio que enfrenta na forma como executa o seu trabalho ou um novo programa que está a considerar iniciar. Definir os seus objetivos de aprendizagem ajudará a alinhar expectativas e a garantir que a troca seja produtiva e significativa. Pense nas pessoas, organizações e comunidades envolvidas. De acordo com isto Guia desenvolvido por Blue Ventures e a Organização para a Alimentação e a Agricultura, as trocas de aprendizagem funcionam melhor quando as organizações participantes partilham algumas semelhanças básicas. Por isso, esforce-se por envolver comunidades e organizações com cultura, língua e origens comparáveis.
Melhores dicas:
Comece por fazer perguntas para atingir o seu propósito. O que pretende saber e aprender? Que informação lhe falta e necessita? Etc. Contacte potenciais anfitriões ou visitantes com antecedência para discutir ideias, acordar áreas de foco e determinar como a troca pode contribuir da melhor forma para os objetivos de cada organização. Esta abordagem colaborativa estabelece as bases para uma experiência de aprendizagem bem-sucedida e ajudará todos a tirar o máximo proveito do tempo passado em conjunto.
Os indivíduos definiram os seus próprios objetivos e objetivos para a participação na viagem.
Viajar para ou organizar uma troca de aprendizagem é muitas vezes dispendioso, especialmente se for através de vastas áreas e países.
Aqui estão alguns custos a considerar:
Custos de viagem – custos de funcionamento do veículo, bilhetes de avião, vistos, táxis de aeroporto e transferências, compra de moeda estrangeira, etc.
Vistos
Comida e refeições – incluindo lanches, possivelmente com pelo menos uma refeição com o grupo anfitrião, água e mais.
Alojamento
Subsídios de deslocação ou ajudas de custo (por exemplo, para lavandaria e outras despesas diversas)
Cartões SIM, minutos de chamadas e pacotes de dados
Taxas de entrada em parques ou reservas
Medicina
Seguro de emergência médica
Presentes para anfitriões e pessoas que pode visitar
Contingência – uma reserva para cobrir despesas imprevistas
Dica principal:
Se for o anfitrião, não tenha receio de calcular os custos do seu tempo, transporte, comunicações, etc. envolvidos na receção de um grupo. Deverá partilhar isto com os seus visitantes com antecedência e solicitar uma taxa de recuperação de custos para pagar pelos seus serviços.
Fazer isto requer pensar cuidadosamente sobre quem trará e oferecerá o maior valor para esta viagem específica. Como haverá membros da equipa que não terão a oportunidade de participar, é importante ser claro e transparente sobre porquê alguns são selecionados em detrimento de outros.
Vai querer Considere o tamanho do seu grupo, visto que demasiadas pessoas podem dificultar a viagem e a sua facilitação. É normalmente recomendado um máximo de 20 participantes, que inclui aqueles com quem irá estar.
Certifique-se de nomear um responsável e quem pode ajudar a coordenar a troca com a vossa organização parceira.
Dica principal:
Não envie apenas pessoal sénior. Em vez disso, considere ter participantes que ofereçam diversidade à sua delegação. Os jovens (ou funcionários juniores), em particular, podem beneficiar grandemente da exposição a novas ideias, melhores práticas e experiências partilhadas por colegas e especialistas na área. Adicionalmente, o envio de equipas de todos os níveis assegura o desenvolvimento de uma linha de futuros líderes dentro da organização. Os gestores de nível intermédio que participam em intercâmbios de aprendizagem adquirem conhecimentos, competências e redes valiosas que os podem preparar para futuros cargos de liderança.
Os participantes envolver-se-ão plenamente se as perturbações logísticas não interferirem. Assim, quer seja o anfitrião ou o visitante, organize todos os pormenores necessários com antecedência, incluindo transporte, alojamento e locais para reuniões, workshops ou visitas de estudo.
Verifique os requisitos alimentares ou necessidades especiais das pessoas.
Considere medidas de segurança e proteção, e planos de emergência.
Calcule todo o tempo de viagem cuidadosamente – isto quase sempre demora mais do que pensa.
Certifique-se de que há água e comida disponíveis.
E, claro, não se esqueça de levar uma boa câmara consigo e tirar fotografias para documentar a experiência e os momentos!
Estas viagens são valiosas e também consomem muitos recursos. Por isso, terá de pensar cuidadosamente em todos os aspetos da visita. Que atividades devem acontecer quando? Quem deve encontrar? Para onde vai?
Não sobrecarregue o seu programa. Reuniões e visitas ao terreno podem demorar várias horas, e não queremos que os participantes se apressem de um local para outro sem terem tido tempo de fazer perguntas e aprender em cada sítio. Certifique-se de incluir um bom intervalo para o tempo de deslocação – é preciso tempo para mover um grupo de pessoas, e não vai querer chegar atrasado, nem ter os grupos anfitriões à sua espera.
Prepare e informe os participantes e facilitadores. Isto deve acontecer no início e no fim da viagem – e todos os dias, se possível. Esta é uma boa altura para construir uma compreensão e expectativas partilhadas, para que os participantes possam fazer perguntas, levantar preocupações e estabelecer regras básicas sobre como o grupo irá trabalhar em conjunto.
Desenvolver uma diapositiva de alta qualidade Apresentação ou falar (que pode ajustar conforme necessário) descrevendo o trabalho da sua organização e certifique-se de que inclui ótimos recursos visuais e mapas. Irá utilizá-lo frequentemente quando grupos visitarem ou quando visitar outras entidades!
Convidar a organização local ou organização comunitária que o acolhe selecionará alguém para ser o seu ‘facilitador de viagem’ local – eles têm conhecimento local. Eles enriquecerão as suas reuniões e garantirão um fluxo de aprendizagem durante toda a sua visita.
Pesquisa e tenha em atenção o normas culturais dos locais que está a visitar. Vista-se de forma adequada e assegure-se de que as suas ações ou comportamentos são respeitosos do modo de vida das pessoas que visita.
Construir um equilíbrio de reunião e para chegar a ver e vivenciar o trabalho em ação – ambos são valiosos e trazem uma variedade de vozes e experiências.
Partilhar funções com antecedência e concordar com um leque de pessoas para apresentar a sua equipa, apresentar diversos tópicos e fazer ‘agradecimentos’ no final de cada reunião.
Organizar uma sessão de reflexão facilitada no final de cada dia. Se tal não for possível, considere dar aos participantes cartões ou notas adesivas onde possam documentar as suas principais aprendizagens e recolha os cartões todos os dias. Se esperar até ao final da semana para documentar as aprendizagens, perderá muitos pontos importantes.
Reserve tempo para relaxar e divertir-se. As trocas de aprendizagem podem ser sessões muito intensas e as pessoas precisam de tempo para relaxar e tratar de assuntos pessoais (uma chamada para casa, um email urgente de trabalho, etc.). É também importante reservar tempo para diversão – tanto em grupo como com os anfitriões. Conheçam-se, aprendam mais sobre a cultura e o local que estão a visitar para além das sessões estruturadas.
Como sempre, lembre-se de Atribuam um anotador!
Planear tempo e espaço para facilitar uma reflexão final e uma sessão de planeamento sobre as aprendizagens e quaisquer próximos passos enquanto ainda tem todos juntos. Certifique-se de fazer isto antes de ir para casa.
Faça um plano para agradecer a todos Quem tornou o seu intercâmbio um sucesso. Envie um ‘obrigado’ especialmente ao seu anfitrião e a quaisquer outras organizações ou líderes que possa ter conhecido durante o intercâmbio de aprendizagem.
Quando estiver de volta ao seu país ou escritório, reserve algum tempo para Refletir sobre o propósito e os objetivos da viagem e planear como a aprendizagem e as ideias serão implementadas próximas ações. Seja específico (quem, o quê, quando) e planeie o acompanhamento.
Reunir apoio para garantir que atividades de conclusão como a elaboração do relatório da viagem, a finalização da contabilidade financeira, a escrita de cartas de agradecimento, etc., são planeadas e organizadas.
Lembra-te de obrigado a quaisquer doadores quem tornou a experiência de aprendizagem possível. Envie um relatório, incluindo fotos e momentos-chave que demonstrem o valor da viagem para a sua organização.
Informe o resto da sua equipa após a troca de conhecimentos. Isto é importante por várias razões. Facilita a partilha de conhecimento, garantindo que os membros da equipa beneficiam das perspetivas, conhecimentos e competências adquiridas e que podem aplicá-los ao seu trabalho. Ter um briefing e uma apresentação também aumenta a probabilidade de implementar com sucesso as novas ideias em toda a organização e alinha a compreensão da equipa.
Manter as linhas de comunicação abertas para garantir a aprendizagem e partilha contínuas para além da troca. A comunicação regular também fomenta o desenvolvimento e nutrição contínuos das relações formadas durante a troca, aumentando o potencial para futuras colaborações.
Começar a implementar! Como equipa visitante, realizar uma sessão de debriefing completa e discutir o conhecimento adquirido durante a troca é essencial. Avalie o que pode ser implementado de forma realista e identifique os recursos necessários para colocar as novas ideias em prática. Adicionalmente, considere como estas ideias podem ser personalizadas para se adequarem às necessidades e contexto específicos da sua organização e do seu trabalho.
Saiba mais
Embora específico para comunidades de pescadores, este guia desenvolvido pela Blue Ventures e pela FAO é um excelente recurso para todos os tipos de intercâmbios de aprendizagem. Faça o download AQUI.
