Maliasili accueille de nouvelles personnes dans notre équipe, et l'intégration est donc très présente dans nos esprits. Qu'il s'agisse d'une intégration virtuelle ou en présentiel, nous avons identifié un certain nombre de stratégies utiles pour rendre l'intégration informative, utile et amusante. Nous partageons ici les conseils et avis des membres anciens et nouveaux de l'équipe Maliasili sur la manière d'intégrer efficacement de nouveaux collègues.
L'époque où l'on sortait déjeuner et on partageait un dossier de passation avec les nouveaux employés est révolue. Un processus d'intégration efficace doit être bien plus que cela. Il doit mettre en valeur les valeurs et la culture de votre organisation tout en aidant les nouveaux membres de l'équipe à découvrir votre travail, vos systèmes et vos attentes.
Maliasili accueille de nouvelles personnes dans notre équipe, et l'intégration est donc au cœur de nos préoccupations. Qu'elle soit virtuelle ou en personne, nous avons identifié un certain nombre de stratégies utiles pour rendre l'intégration informative, utile et amusante. Ci-dessous, nous partageons des conseils et des avis de membres de l'équipe Maliasili, anciens et nouveaux, sur la manière d'intégrer efficacement de nouveaux collègues.
Ne rendez pas une seule personne de l'équipe responsable de l'intégration. Au lieu de cela, répartissez la responsabilité, car cela, 1) réduira le fardeau d'un seul individu ; 2) permettra à la personne qui effectue l'intégration d'avoir plus d'accès et d'interactions avec les autres membres de l'équipe, ce qui améliorera la dynamique d'équipe et aidera à démontrer la culture de l'équipe dès le début.
Soyez clair sur le fait que le processus d'intégration a été développé de manière réfléchie pour aider la personne à mieux comprendre votre travail, votre équipe, vos valeurs et votre culture – et qu'il ne s'agit pas seulement de lire des manuels RH et de cocher des cases. La personne intégrée doit assumer autant de responsabilité dans ce processus que l'équipe qui l'aide à s'intégrer.
Bien que vous ne puissiez pas satisfaire toutes les préférences, il vaut la peine de découvrir comment votre nouveau collègue préfère travailler, par exemple, les heures où il est le plus productif, les endroits où il travaille le mieux (par exemple, à la maison ou loin du bureau).
Préparez-vous à ce que les nouveaux arrivants prennent le temps nécessaire pour se familiariser avec votre travail. Donnez-leur des lectures à faire, telles que votre plan stratégique, les plans et rapports de programmes, divers documents, etc. Mais veillez également à ce qu’ils aient le temps d’interagir et de faire connaissance avec l’équipe et sa dynamique. Demandez aux membres de l’équipe de prendre contact avec eux et de leur proposer un ‘ café ’ (cela peut se faire en ligne ou en personne). Demandez à ce membre de l’équipe de préparer quelques sujets de discussion afin de soulager la nouvelle recrue (les sujets peuvent être aussi simples que : “ Qu’aimez-vous faire pendant votre temps libre ? ”). Pour en savoir plus sur l’équilibre entre approche stratégique et approche plus personnelle, consultez notre Lecteur numéro 23.
Ne vous attendez pas à ce que quelqu’un prenne immédiatement le relais et se charge d’une tâche. Cherchez plutôt des occasions de lui permettre d’apprendre, par exemple en l’invitant à assister à une réunion ou à un atelier, ou en lui confiant une mission plus modeste. Au fur et à mesure, donnez-lui votre avis sur ces activités (ce que vous avez apprécié, ce que vous aimeriez voir amélioré). C’est essentiel dès le début, car cela aide votre nouveau collègue à comprendre vos attentes et vous permet d’évaluer ses capacités sans que l’enjeu soit trop important.‘
Demandez à votre nouveau membre d'équipe de fixer ses propres objectifs, puis demandez à son superviseur de les examiner et de donner son avis. Ces objectifs devraient inclure des éléments tels que apprendre à connaître l'équipe et la culture, comprendre votre façon de travailler, ainsi que 1 à 2 missions liées à son travail et à son nouveau poste.
Impliquez le plus grand nombre possible de membres de l’équipe dans l’intégration. Demandez à votre nouveau collègue d’organiser des entretiens individuels avec les membres de l’équipe et proposez-lui des idées de sujets à aborder en fonction du domaine d’expertise de chacun. Parallèlement, prévenez les personnes qui rencontreront le nouveau collègue et demandez-leur de préparer quelques points de discussion et des questions pour orienter la conversation, ce qui permettra de soulager la pression qui pèse sur le nouveau membre de l’équipe.
Dans les premiers jours et les premières semaines, vous devriez faire le point avec votre nouveau coéquipier au moins deux fois par semaine. Demandez-lui de compiler des questions et des réflexions pour vous et discutez-en lors de vos rencontres.
Un mentor d'intégration n'est pas leur superviseur direct, mais plutôt une personne à qui ils peuvent s'adresser pour toute question sur ‘ le fonctionnement des choses ’. Cette personne devrait les contacter au moins une fois par semaine pour faire le point et échanger avec leur nouveau collègue.
Veillez à ce que votre nouveau collègue comprenne les “ raisons d’être ” de votre organisation et de son travail : pourquoi vous existez, pourquoi votre travail est important, et pourquoi son rôle et son travail sont essentiels à la mission globale de votre organisation. Abordez votre orientation stratégique, la vision d’avenir de l’organisation, ainsi que les aspirations et les intentions de la direction concernant la culture d’équipe.
Fournir une formation détaillée sur les tâches administratives requises des employés, telles que le suivi du temps, la soumission des notes de frais, et la manière de demander et de suivre les congés. Il conviendra également de passer en revue les systèmes de classement et de stockage, ainsi que les attentes en la matière. Ceci peut aider les nouveaux employés à éviter des erreurs embarrassantes et constituer une première réussite, leur donnant le sentiment de savoir gérer leurs responsabilités les plus élémentaires.
Il est parfois très difficile d'évaluer le potentiel d'une personne après seulement trois mois, d'autant plus que le processus d'intégration peut prendre du temps. N'hésitez pas à prolonger la période d'essai (si cela est possible, en fonction de la législation du travail en vigueur dans chaque pays).
Comment réussir à démarrer un emploi à distance – Par notre gestionnaire de portefeuille kenyan, Akshay Vishwanath
Pour retenir les nouveaux employés, consacrez plus de temps à leur intégration.
