Os retiros e encontros são importantes porque permitem aos membros da equipa fortalecer o seu vínculo, melhorar a colaboração, aprender uns com os outros e cultivar uma cultura de trabalho positiva fora do ambiente de trabalho habitual, quer seja no escritório ou à distância. No entanto, juntar as pessoas não será suficiente. Em vez disso, um encontro de equipa bem-sucedido requer um planeamento e execução adequados para maximizar o valor do tempo passado em conjunto.

A Maliasili realizou recentemente o nosso retiro anual, pelo que aproveitámos essa oportunidade para recolher alguns conselhos e dicas da nossa equipa sobre a organização de um encontro eficaz.

Antes do retiro: planeamento e organização

O que fazer antes do evento acontecer

• Definir metas: Seja claro quanto aos seus objetivos e, muitas vezes, menos é mais (ou seja, não tente fazer demasiado). Pense criticamente sobre os tópicos que pretende abordar e que são essenciais para a sua equipa naquele momento específico. Um planeamento adequado leva tempo. Sugerimos que desenvolva um plano de facilitação detalhado com bastante antecedência da sua reunião. Terá de ser flexível e ajustá-lo à medida que avança, mas quanto mais preparado estiver, mais certo estará de aproveitar ao máximo o tempo da sua equipa em conjunto.

• Atribuir um responsável: Nomear uma pessoa claramente responsável pelo evento em geral. O líder coordena para garantir que todos com uma função estejam preparados, prontos e confortáveis. No entanto, uma pessoa não pode fazer tudo, devendo delegar funções conforme necessário (por exemplo, facilitadores de sessão, gestão logística, etc.).

• Encontre o equilíbrio certo: Ao planear a sua agenda, procure equilibrar o tempo passado em conjunto em tópicos estratégicos (por exemplo, rever objetivos, refinar planos programáticos, etc.) com o tempo dedicado a fortalecer relações e dinâmicas de equipa. Um retiro é uma excelente oportunidade para impulsionar iniciativas estratégicas, mas também uma oportunidade importante para construir coesão de equipa, relações e confiança.

  • Deixe tempo livre: Não agende cada minuto. Deixe blocos de tempo para as pessoas se conectarem informalmente, terem reuniões paralelas e recarregarem energias.

• Foco na logística: Uma logística eficiente é fundamental para o sucesso de um retiro. Nomeie um membro da equipa para assumir a liderança e assegure tempo suficiente para o pré-planeamento, de modo a que o alojamento, os transportes (incluindo os locais), as refeições e os vistos (quando necessário) estejam todos organizados com bastante antecedência em relação ao evento.

• Preparação avançada: Certifique-se de que dá às pessoas aviso suficiente para se prepararem, incluindo leitura prévia, de forma a otimizar o vosso tempo em conjunto. Não utilize o vosso valioso tempo em conjunto para partilhar informação e dar atualizações que podem ser feitas noutra altura. Este tipo de coisas pode ser feito assincronamente. Utilize o tempo presencial para pensamento criativo e conversas cruciais.

  • Partilhar em alto nível agendas e objetivos do retiro com a sua equipa várias semanas de antecedência, mas também deixar espaço para adaptação.

    • A propriedade partilhada da agenda ajuda muito. Encontrar formas apropriadas e claras para a equipa dar o seu contributo ou ideias para a agenda e planeamento, particularmente para sessões focadas nas suas diferentes áreas de trabalho.

    • Partilhe leituras prévias com bastante antecedência para que a equipa chegue bem preparada.

  • Fornecer prático / Ajudar de forma prática Detalhes logísticos e de programa: Enviem uma nota à equipa explicando os detalhes práticos (por exemplo, onde vão dormir, como será um dia típico, o que esperam alcançar, o que trazer, que custos terão de cobrir, etc.).

• Permitir preparação e transição hora: Evite agendar viagens intensivas, reuniões ou workshops imediatamente antes ou depois do retiro. Isto permite que os participantes cheguem preparados e revigorados, dando-lhes também tempo para processar, refletir e reincorporarem-se tranquilamente no seu trabalho.

• Pense em atender às diversas personalidades da sua equipa: Considere as diferentes necessidades de extrovertidos e introvertidos ao planear o seu programa – alguns membros da equipa irão prosperar com a ação e o contacto social, enquanto outros precisarão de tempo sossegado para recarregar energias.

• Adaptar a estilos de aprendizagem Considere diferentes estilos de aprendizagem e pense em formas de envolver a equipa. Técnicas de facilitação pode ser importante ouvir as ideias de todos na sala, não apenas dos contributores frequentes.

Pense criticamente onde deve encontrar-se

• Mantenha pequeno: Se puder reservar um local inteiro, avance! Da nossa experiência, realizar um retiro num local onde há outras pessoas pode ser uma distração quando está a tentar focar-se em questões importantes e criar uma forte dinâmica de grupo. Quando isso não for possível, identifique uma ‘base de operações’ que seja um espaço apenas para a sua equipa.

• Equilibre custo e conforto: O campismo é económico e algum desconforto e aventura são ótimos ingredientes para o trabalho de equipa. No entanto, se a sua equipa precisar de trabalhar até tarde para se preparar para sessões, etc., necessitará de algumas instalações disponíveis.

• Enriqueça a sua experiência com aprendizagem em campo: Existem locais que ofereceriam oportunidades de aprendizagem úteis para a vossa equipa? Considerem combinar a vossa reunião com uma visita de estudo que possa aprofundar a aprendizagem da vossa equipa ou expô-la a novas abordagens.

• O ambiente importa para um pensamento eficaz: Estamos na área da conservação. Uma sala de conferências de hotel sem janelas não é o ideal para longas sessões e discussões criativas para ninguém, mas em particular para pessoas da nossa área de atuação. Pense em como o ambiente físico do local pode ser um trunfo para a sua reunião.

Durante o encontro

Como participante, como pode tirar o máximo partido da sua reunião de equipa?

• Definir objetivos pessoais Pense no que pretende obter do tempo com a sua equipa. Os retiros são ótimas formas de me conectar e criar laços com colegas, mas é importante pensar em quaisquer outros objetivos individuais que possa ter para este tempo juntos e planear para eles.

  • Existem assuntos que gostaria de discutir com o grupo maior?

  • Existem reuniões secundárias que acha que seriam mais produtivas se realizadas pessoalmente?

• Prepare-se para se envolver totalmente: Esteja presente e esteja preparado para que possa envolver-se plenamente. Faça o seu trabalho de casa e venha preparado. Na melhor das hipóteses, tente deixar outras coisas da sua vida em espera para que, quando estiver no retiro, o foco possa ser esse. Mantenha a mente aberta e envolva-se com novas ideias e pensamentos.

  • Dica de ouro de um pai/mãe: Envie mensagens em vídeo para casa e peça o mesmo. Isto permite que todos comuniquem quando lhes for mais conveniente.

• Aprender com colegas individuais: Se existe um membro da equipa com quem tem estado a querer ligar-se, aproveite o retiro como uma oportunidade para o fazer pessoalmente e com tempo.

• Otimize a sua energia: Descanse e tenha atenção à sua energia. Está tudo bem em saltar a pausa para o chá e dar uma curta caminhada sozinho se isso o ajudar a recarregar e a reorientar-se.

Como líder, como pode facilitar que a sua equipa se reúna para incentivar o pensamento inovador e a participação total?

• Partilhar a responsabilidade pela criatividade: Delegue as tarefas – quanto mais membros da equipa tiverem responsabilidade direta em facilitar uma sessão ou organizar um evento, mais envolvidos e criativos todos estarão a gerir as sessões.

• Equilibre sessões estruturadas com autonomia: Combine sessões facilitadas com discussões abertas onde diferentes questões podem surgir. Os facilitadores/líderes de equipa são muitas vezes responsáveis pela forma como as sessões serão conduzidas, pelo que há muito a ganhar ao permitir que as equipas se ‘facilitem a si mesmas’. Podem surgir ideias em que não teriam pensado.

• Equilibre amplitude e profundidade: Não tente abordar demasiado; não conseguirá falar ou discutir todos os tópicos que a sua equipa possa querer. Escolha alguns tópicos que se adequem melhor a uma reunião presencial para dedicar mais tempo e deixe os outros para as suas reuniões semanais regulares.

• Criar um ‘parque de estacionamento’: Para ideias que são geradas ou perguntas feitas para as quais não tem tempo, mas também não quer esquecer. Podem explorá-las mais tarde em equipa após o retiro.

• Crie um espaço seguro e honesto: Retiros devem ser espaços abertos e seguros para a equipa experimentar e tentar novas formas de fazer as coisas. Devem ser um ambiente de pares seguro e construtivo para pensar, aprender e resolver problemas em conjunto.

Como é que o retiro pode ser uma oportunidade para a sua equipa adquirir novas competências e conhecimentos?

• Incentivar a facilitação Incentivar diferentes membros da equipa a facilitar/liderar sessões e a exercitar o seu ‘músculo’ de facilitação. Todos podemos beneficiar da aprendizagem de competências eficazes de facilitação, e as reuniões de equipa proporcionam uma oportunidade perfeita para praticar. Pergunte à equipa quais os tópicos que desejam abordar ou que sentem necessidade de discutir e, em seguida, incentive-os a conceber e liderar uma sessão geradora.

• Intercâmbio interdepartamental: Aproveite o facto de ter a equipa reunida para se conectar e aprender com membros de outros departamentos. Por exemplo, se estiver na equipa de programas, arranje tempo para se conectar com um membro da equipa de finanças e adquira novos conhecimentos!

Após a retirada

Tenha um plano de ação para acompanhamento 

Tenha um plano de ação para concretizar ideias: Um retiro de equipa pode gerar muitas ideias novas, planos e pensamento estratégico, mas é preciso garantir que estas sejam levadas em frente. Reveja cada sessão após o retiro e crie um plano de ação para levar as novas ideias até à implementação.

Peça feedback à sua equipa sobre o que funcionou, o que não funcionou e o que pode ser melhorado para a próxima vez. 

Obter feedback:

• Envie um inquérito anónimo com perguntas úteis sobre o retiro.

• Falem diretamente com as vossas equipas – perguntem o que elas mais gostaram no retiro e o que consideraram de maior valor. Perguntem o que gostariam de ver feito de forma diferente no futuro.

Pedimos à nossa equipa os seus melhores momentos de retiro... 

• Eu adoro Encontros informais, especialmente quando há um cenário bonito e algo que não vemos no nosso dia a dia de trabalho.

• Enfrentamento tópicos difíceis como questões de género ou dinâmicas raciais/tribais tempo dedicado cara a cara é uma oportunidade para discutir tópicos difíceis dentro de uma equipa que podem reforçar os valores organizacionais e fazer avançar uma organização.

• Discussões em pequenos grupos e tempo para construir reflexão e aplicação de novo material pode levar a momentos “eureca” de pensamento inovador.

• No nosso retiro recente, utilizámos pares “trios” como base e espaço de reflexão. Tivemos a oportunidade de passar tempo a explorar ideias e a trabalhar de uma nova forma em conjunto.

• Uma vez tivemos um questionário por diversão. Foi realmente uma oportunidade para as pessoas descontraírem, e despertou o espírito competitivo de toda a gente!

• Refeições em conjunto. Na maioria das culturas em todo o mundo, a hora das refeições é um momento íntimo e estratégico. Durante o nosso retiro recente, tive as melhores conversas à volta de um bom prato de comida – difíceis, reflexivas, engraçadas e profundas.