Todos nós poderíamos beneficiar de ter muito mais ‘facilidade’ nas nossas vidas, especialmente no complexo campo da conservação comunitária. Felizmente, temos uma solução para si: ótima facilitação. A facilitação eficaz de reuniões, encontros e processos pode ajudar a aumentar a produtividade, promover a colaboração, melhorar a tomada de decisões, construir confiança e prevenir ou resolver conflitos. Não estamos a inventar: ‘facilitar’ significa tornar uma ação ou processo fácil ou mais fácil.
Todos nós poderíamos beneficiar de ter muito mais ‘facilidade’ nas nossas vidas, especialmente no complexo campo da conservação comunitária. Felizmente, temos uma solução para si: ótima facilitação. A facilitação eficaz de reuniões, encontros e processos pode ajudar a aumentar a produtividade, promover a colaboração, melhorar a tomada de decisões, construir confiança e prevenir ou resolver conflitos. Não estamos a inventar: ‘facilitar’ significa tornar uma ação ou processo fácil ou mais fácil.
Nestes Cadernos, pedimos a alguns dos nossos membros da equipa Maliasili, que são facilitadores especialistas, que partilhem as suas dicas e truques de facilitação para o ajudar a tornar o seu trabalho um pouco mais fácil.
Cenário:A primeira coisa que faço é apresentar-me e dar as boas-vindas a todos, explicando brevemente o propósito do dia e o que esperar. Ofereço também algo para comer e beber, como água e café, e crio um ambiente descontraído, talvez com alguma música ambiente suave.
Dica Principal: A primeira coisa que gostamos de fazer na Maliasili antes de começar qualquer reunião é garantir que todas as vozes na sala sejam ouvidas. Queremos focar a atenção de todos no grupo e encorajá-los a abrir-se e a sentirem-se à vontade para falar. Por isso, fazemos um ‘check-in’. Basicamente, fazemos uma pergunta que seja envolvente e que partilhe informação nova sobre cada pessoa, que os outros gostariam de saber. Isto ajuda a avaliar como as pessoas se sentem e começa a construir confiança dentro do grupo. Também iguala as oportunidades, pois dá a todos a hipótese de falar logo desde o início.
Alguns exemplos de check-in:
O que lhe vem imediatamente à mente para este workshop/reunião? (no que está a pensar?)
Sereno.
Ferramenta Principal: Aqui está um ótimo recurso para o ajudar a gerar check-ins e check-outs.
Cenário:Pretende recolher a opinião de todos sobre algo, mas tem receio de que, devido à presença de pessoal sénior na sala, as suas opiniões possam influenciar o que os outros dizem ou deixam de dizer.
Melhores dicas: Garantir que as vozes e opiniões de todos sejam ouvidas ajuda a assegurar que uma organização tome decisões e faça escolhas precisas que abordem necessidades reais e urgentes. Quando as dinâmicas de poder representam um desafio, pode utilizar algumas estratégias diferentes:
Voto simultâneo: Para obter a opinião de todos, utilize um mecanismo de votação, como pontos de votação ou votação com marcadores, em que todos têm de votar ao mesmo tempo. Pode contar os votos para ver qual a área de melhoria que recebe mais votos e se torna a área prioritária a seguir.
Grupos de trabalho: Divida as pessoas em pequenos grupos para discutir um tópico por conta própria e apresentar as suas recomendações e opiniões. Ao selecionar os seus grupos, tenha em atenção as dinâmicas de poder e considere criar grupos onde os líderes seniores não influenciem as opiniões dos outros.
Cenário:Está a realizar uma reunião de comunidade, equipa ou parceiros. Um dos participantes está demasiado entusiasta e a dominar a discussão. Os seus pontos são úteis e interessantes, mas deixam poucas oportunidades para os outros comentarem e continuam a desviar a conversa para uma direção diferente da que deveria seguir. Pretende garantir que a voz de todos seja ouvida na reunião plenária e, ao mesmo tempo, conter este participante.
Dicas Essenciais: Todos já passámos por isso. Aquela pessoa demasiado entusiasmada que está a dominar a discussão e a desviar-nos do rumo. Aqui ficam algumas formas de recuperar o controlo sem que eles saibam!
O ‘Parque de Estacionamento’: Designem uma área como “estacionamento” no início do vosso workshop ou reunião. Digam aos participantes que, se fornecerem sugestões ou pontos úteis mas não relevantes para o tema, irão anotá-los e colocá-los lá para que possam ser revisitados mais tarde. Isto ajuda a garantir que grandes ideias não se percam, ajuda as pessoas a saberem que foram ouvidas e permite também que permaneçam no tópico de forma educada.
Seja honesto: Para o participante difícil que é perturbador, considere ter uma conversa privada com essa pessoa durante um intervalo para dar feedback, de forma que ela possa compreender como o seu comportamento afeta o grupo. Além disso, como facilitador, tem a capacidade de chamar a atenção de outros, podendo dizer: “Gostaria de ouvir pessoas que ainda não falaram” ao pedir opiniões.
Utilizar grupos de trabalho: Para obter a opinião de todos, pode também dividir as pessoas em grupos para mudar a dinâmica e dar a outros a oportunidade de partilhar num ambiente mais pequeno. Os grupos mais pequenos fazem com que a maioria das pessoas se sinta mais confortável para se abrir e expressar opiniões.
Cenário:Ao procurar melhorar algo, significa primeiro que é necessário compreender o que precisa de ser melhorado. Isto pode fazer com que as pessoas se sintam vulneráveis. Em vez de verem isto como uma oportunidade de melhoria, podem permanecer na defensiva, o que é menos produtivo.
Dicas Essenciais: Como facilitador, quer garantir que as pessoas se sintam seguras e que não receberão atenção negativa. Aqui ficam algumas dicas para ajudar as pessoas a manterem-se confortáveis e produtivas, mesmo durante conversas difíceis. Enquadre a conversa tendo em vista o que precisa de ser feito para melhorar a entrega da missão da organização (ou garantir a implementação eficaz do plano estratégico), em vez de perguntar diretamente o que precisa de ser feito para melhorar a organização. Este reajuste de enquadramento ajuda muitas vezes a colocar uma perspetiva diferente sobre os problemas e a promover uma discussão mais positiva e voltada para o futuro.
Os líderes vão primeiro: Identifique as pessoas que detêm mais poder ou responsabilidade e fale com elas sobre o que pretende alcançar na discussão. Peça-lhes que sirvam de exemplo no que diz respeito à abertura para a reflexão e feedback crítico e chame-as primeiro para que os outros se sintam mais à vontade.
Pequenos grupos e caminhada a pares: Use pequenos grupos para abordar primeiro as áreas difíceis. Na Maliasili, adoramos passeios em dupla onde os participantes se unem e caminham enquanto discutem uma questão específica.
Apontar o problema com um post-it: Peça às pessoas para escreverem as suas preocupações ou desafios em notas adesivas e, de seguida, recolha-as antes de as partilhar com todo o grupo. Isto permitirá que as opiniões das pessoas permaneçam anónimas, ao mesmo tempo que se obtém um feedback valioso.
Cenário: Subestimou a quantidade de tempo necessária para toda a sua agenda. Está atrasado, mas os participantes do workshop estão envolvidos e a participar em discussões importantes que podem resultar em feedback e ideias realmente frutíferas.
Melhores dicas:
Seja flexível Ao facilitar, pretende manter-se flexível e permitir que as sessões se desenrolem organicamente, de modo a haver espaço para bom pensamento e discussões. Ao planear a sua sessão, sobreestime sempre o tempo necessário para discussões importantes. Se no momento estiver a ficar sem tempo, tudo bem. Sozinho ou com os seus co-facilitadores, trabalhe para adaptar o plano e priorizar o que é mais importante.
Quem/O quê/Quando: Se ficar completamente sem tempo, fazer um ‘Quem, O Quê, Quando’ com o grupo como parte do encerramento deixa claro como as discussões podem ser levadas em frente.
Aqui fica um exemplo de como um “Quem/O Quê/Quando” pode parecer depois de ter trabalhado em grupo para o preencher em conjunto.
Cenário:Está a dirigir um workshop ou reunião que está a ficar cada vez mais acesa. As pessoas sentem-se apaixonadas por um tópico e estão a ficar zangadas e agitadas quanto mais falam sobre ele. É uma questão importante a discutir, e sabe que é crucial que seja discutida, mas a conversa não parece estar a ser produtiva.
Dicas Essenciais:
Use o método ‘Parar e Observar’: É fácil tentar evitar o conflito, procurando harmonizar um grupo ou resolver conflitos na primeira oportunidade. Mas o conflito pode ser um processo criativo e necessário para um grupo explorar o seu propósito e tomar decisões de forma plena. Se as coisas se intensificarem, utilize o método ‘Parar e Observar’. Peça a todos que simplesmente observem e partilhem o que estão a pensar ou a sentir. Use isto especialmente quando há muita emoção na sala, as coisas estão a sair do controlo, a reunião está presa, ou o grupo está a exibir comportamentos improdutivos. Pode também liderar um breve exercício de respiração. Quando estamos stressados, a nossa respiração pode tornar-se superficial e rápida, o que pode exacerbar sentimentos de ansiedade e tensão. Ao darmos respirações profundas e intencionais, podemos abrandar a nossa frequência cardíaca e promover o relaxamento e a calma.
Peçam ao grupo para sugerir qual é a melhor forma de prosseguir: Não sinta que, como facilitador, chegou à solução para o problema do grupo. Peça-lhes para partilharem ideias sobre a melhor forma de avançar – deve evitar partilhar as suas opiniões pessoais e, em vez disso, limitar as suas contribuições a observações sobre o processo, declarações de factos, perguntas para ajudar a impulsionar a discussão e esclarecimentos e resumos.
Cenário: Durante um workshop, nota que o grupo está desmotivado e com pouca energia (nota: isto acontece muitas vezes logo a seguir ao almoço!). Apesar das suas tentativas de os fazer participar, ninguém se manifesta. Começa a sentir frustração e pânico, preocupado por estar a fazer algo errado…
Dica principal: É normal que a energia do grupo flutue durante um workshop – com altos, baixos e intermédios. Parte do seu trabalho como facilitador é sintonizar-se com essa energia e ajustar a sua abordagem em conformidade. Quando a energia está baixa, incentive o trabalho individual reflexivo ou criativo, como escrita livre ou desenho. Alternativamente, envie as pessoas para fora para uma caminhada em pares para as pôr em movimento. Quando regressarem, faça um energizador rápido antes de retomar o workshop. Tocar música animada é uma ótima forma de energizar o grupo.
Cenário:Acabou de facilitar uma sessão intensa, enérgica e importante, mas o tempo está quase a esgotar-se e precisa de a concluir rapidamente. O que poderia fazer para dar um encerramento de forma que as pessoas não sintam que as coisas ficaram por resolver?
Dica principal: Algo que gostamos de fazer na Maliasili ao terminar qualquer reunião é um ‘check-out’. Isto espelha bastante o ‘check-in’. Mais uma vez, isto envolve normalmente fazer uma pergunta que visa obter feedback das pessoas sobre como se sentem ou o que estão a pensar. Isto é especialmente útil ao facilitar uma sessão de vários dias, pois pode dar uma indicação importante de como as coisas estão a correr e o que pode ser necessário priorizar no dia seguinte.
