As reuniões podem por vezes ocupar demasiado do seu tempo. Mas também sabemos que, quando bem feitas, podem poupar-lhe tempo a longo prazo, por exemplo, com um consenso e tomada de decisões rápidos ou com novas ideias que o ajudem a fazer o seu trabalho melhor. Mas para serem melhores do que um e-mail, as reuniões exigem tempo e preparação para serem feitas corretamente. Partilhamos aqui as principais dicas que o ajudarão.
Os memes ‘essa reunião podia ter sido um e-mail’ tornam-se virais por uma razão.
Na Maliasili compreendemos; as reuniões podem, por vezes, consumir demasiado do seu tempo. Mas também sabemos que, quando bem conduzidas, podem, na verdade, poupar-lhe tempo a longo prazo, por exemplo, com um consenso e tomada de decisão rápidos ou com novas ideias que o ajudem a desempenhar melhor o seu trabalho. Mas para serem melhores do que um e-mail, as reuniões exigem tempo e preparação para serem bem-sucedidas. Aqui partilhamos dicas essenciais que o ajudarão.
Decida se a reunião é necessária, em primeiro lugar. Precisa de transmitir informação? Fazer brainstorming? Tomar uma decisão? Antes de marcar uma reunião, pense nas suas necessidades e depois decida se deve ser feita em conjunto, presencialmente, virtualmente ou de forma assíncrona (por exemplo, por correio eletrónico).
Identifique os seus objetivos antes da reunião para poder manter a sua agenda e a conversa focadas. Isto garantirá que a reunião seja produtiva e se mantenha no caminho certo.
Dica: Crie um “estacionamento” para outras questões que surjam durante a reunião, mas que corram o risco de o desviar do propósito central da reunião. As questões do estacionamento podem ser abordadas noutra altura (e talvez por email!).
Dependendo do propósito, reveja quem precisa de estar presente e também quem não precisa. Ninguém gosta de perder tempo, por isso não inclua pessoas que não são necessárias para atingir os objetivos da sua reunião.
Ajude as pessoas a virem preparadas, garantindo ao mesmo tempo que todos os que têm um papel a desempenhar na reunião estejam cientes e claros sobre o que precisam de fazer.
Isto é muitas vezes negligenciado, mas é crucial. Antes de começar a reunião, prepare quaisquer materiais (incluindo apresentações) ou trabalho de base que serão discutidos na mesma. Se houver materiais que precisem de ser lidos ou revistos antes da reunião, dê instruções claras e partilhe com antecedência suficiente para que todos os participantes possam vir preparados. Se estiver a participar numa reunião, também precisa de vir preparado, tendo lido todos os materiais distribuídos previamente e anotando questões ou pontos que possam ser relevantes.
Esta pessoa deve ser responsável por manter a reunião no caminho certo, liderar as conversas e garantir que o objetivo da reunião seja alcançado. Se necessário, pode ser útil designar uma pessoa separada para tomar notas – pode ser desafiador organizar uma reunião e tomar notas ao mesmo tempo.
Encontre formas de todos participarem e darem as suas opiniões – lembre-se, todos estão na reunião porque a sua contribuição é importante para o resultado. Incentivar a participação desde o início pode ajudar a criar um ambiente de colaboração e cooperação.
A facilitação estruturada ajuda: Nem toda a gente partilha ideias da mesma forma, pelo que estruturar diferentes tipos de envolvimento para recolher opiniões pode ajudar a trazer as ideias de todos para a sala.
Por exemplo:
Faça um ‘check-in’ para envolver ativamente todas as pessoas. Tentamos garantir que todas as nossas reuniões, online ou presenciais, comecem sempre com um check-in. Um check-in – geralmente guiado por um tema ou pergunta – é uma oportunidade para fazer com que a voz de todos na sala seja ouvida. Por exemplo, numa frase, qual é a coisa que mais o entusiasma no trabalho ultimamente?
Para reuniões no Zoom, encontre formas de as tornar mais envolventes, como a utilização de várias ferramentas e métodos. Por exemplo, na Maliasili, gostamos de salas para grupos mais pequenos e Mural, uma lousa digital intuitiva, concebida para equipas darem o seu melhor trabalho em conjunto.
Limitar o âmbito da discussão para garantir que a reunião termine a tempo. Informar todos antecipadamente sobre quanto tempo têm para partilhar as suas ideias.
Garanta que as notas e as ações de seguimento sejam recolhidas e atribuídas. Isto pode incluir reuniões adicionais, atribuições ou tarefas. Certifique-se de que as pessoas sabem o que se espera delas para o seguimento.
