Não lhe podemos dar mais tempo no seu dia. Mas podemos dar-lhe dicas e ferramentas para o ajudar a escolher as coisas certas em que gastar o seu tempo, o que, em última análise, o levará ao sucesso.
Então... o seu dia costuma ser algo assim?
Leia e responda aos 65 emails que tenho na minha caixa de entrada.
Entrega ao meu doador o relatório e a atualização de que ele precisa urgentemente.
Boa tarde a todos, Peço desculpa pela demora na resposta relativamente à questão do bem-estar que levantaram. Analisei a vossa preocupação e quero assegurar-vos que estamos a levar isto a sério. [Insira aqui um breve resumo da ação que será tomada ou da decisão tomada, por exemplo: "Estamos a rever os processos atuais para identificar áreas onde podemos melhorar o apoio ao bem-estar da equipa." ou "Concordo com a vossa sugestão e vamos implementar X para [benefício]."] Agradeço que tenham trazido isto ao meu conhecimento. O bem-estar de todos é uma prioridade e o vosso feedback é muito valioso para nós. [Opcional: Se houver próximos passos específicos, mencione-os. Por exemplo: "Manter-vos-ei informados sobre o progresso."] Obrigado pela vossa compreensão. Com os melhores cumprimentos, [O seu Nome].
Organize a próxima reunião da comunidade para podermos concordar com o plano de gestão de pastagem.
Rever as metas trimestrais para ver se estamos no caminho certo.
[Preencha o espaço em branco_______]
Não lhe podemos dar mais tempo no seu dia. Mas podemos dar-lhe dicas e ferramentas para o ajudar a escolher as coisas certas em que gastar o seu tempo, o que, em última análise, o levará ao sucesso.
Em que altura do dia é mais produtivo? Está a aproveitar ao máximo essas horas produtivas focando-se nas coisas importantes em vez de tarefas mundanas e rotineiras? Agende o seu tempo cuidadosamente para fazer o seu trabalho mais crítico durante as suas horas de maior produtividade.
Pergunte a si próprio: “Quais são as coisas mais críticas que devo realizar esta semana em apoio ao meu plano de trabalho anual?” AQUI é uma ferramenta útil que desenvolvemos para o ajudar a definir os seus objetivos semanais.
Aqui está outra fórmula simples: Identifique 1 a 3 objetivos principais por dia, liste-os por ordem de prioridade e não faça o nº 2 antes de terminar o nº 1. Isto é útil tanto para prioridades pessoais como organizacionais.
Ao longo do dia, é fácil recebermos uma avalanche de mensagens de texto, chamadas telefónicas e e-mails. Adicionalmente, outras distrações, como interrupções de colegas ou familiares (especialmente agora que muitos de nós trabalhamos em casa), podem retirar o nosso foco.
Encontre formas de eliminar estas distrações para o ajudar a ser mais produtivo, por exemplo, desligue as notificações, coloque o telemóvel no silêncio e fora do alcance por períodos de tempo, ou estabeleça ‘horários de expediente’ em que as pessoas o possam ir ver.
Nós adoramos o Matriz de Gestão de Tempo de Covey, uma estrutura para priorizar tempo e tarefas para otimização da eficiência e produtividade. Este modelo utiliza um sistema de quatro quadrantes para o ajudar a categorizar cada tarefa e atividade, e a decidir onde deve concentrar o seu tempo e energia. Urgência: Tarefas e responsabilidades que requerem ação ou atenção imediatas. Importância: Aquelas de grande significado ou valor para os objetivos.
Nem tudo tem de ser feito de uma só vez. Muitas vezes o trabalho pode ser dividido em várias etapas e distribuído ao longo do tempo.
Certifique-se de que dedica tempo a pensar, rever e refletir para compreender o que está a funcionar e o que não está. Quais são as barreiras para que você e a sua equipa alcancem as vossas prioridades? Como podem remover essas barreiras?
‘Dizer não’ não deve ser apenas a nível individual – deve também aplicar-se a nível organizacional. Por exemplo, um doador pode surgir com financiamento adicional para iniciar um projeto que não está alinhado com a sua estratégia e missão. Embora o projeto lhe possa proporcionar algum financiamento a curto prazo, irá desviá-lo da sua missão geral. Dizer não é uma receita fundamental para garantir que a sua organização vence a longo prazo.
