Na Maliasili, demos início ao nosso processo anual de orçamentação de 2022. Alguns de nós (sem nomes mencionados...) no passado receavam este processo, achando-o árduo e assustador. Apresentamos Janelle Brazington, Diretora Financeira da Maliasili, que tornou este processo simples, claro e valioso. Pedimos-lhe para partilhar conselhos sobre como melhorar a orçamentação anual, e aqui estão eles.
Tal como a maioria das organizações, a definição do orçamento anual da Maliasili é um dos passos mais importantes que damos todos os anos para alinhar os nossos recursos financeiros e humanos com a nossa missão, estratégia e plano de trabalho anual. Para além de descrever como planeamos gastar dinheiro no próximo ano, o nosso orçamento também nos ajuda a contar uma história sobre como planeamos investir na nossa equipa e no nosso trabalho ao descrever a nossa estratégia aos nossos doadores. Isto ajuda a orientar aquilo que priorizamos e como investiremos no nosso trabalho.
Começamos a construir o nosso orçamento com aquilo que sabemos que necessitaremos para o próximo ano. A nossa prioridade é a nossa equipa – as pessoas são o principal investimento da Maliasili. O nosso orçamento anual baseia-se nos salários e benefícios de que necessitaremos para a nossa equipa atual. Adicionamos depois aquilo de que sabemos que necessitaremos para as operações básicas, incluindo as atividades com as quais já nos comprometemos no próximo ano, como o programa de liderança e os workshops para parceiros. Isto dá-nos uma ideia da receita que precisaremos de garantir, para além do que já temos, como uma doação plurianual ou financiamento renovado anualmente.
Assim que tivermos esta base, utilizamos os cinco princípios seguintes para garantir um orçamento robusto e completo. Esperamos que estas dicas inspirem o seu processo.
Pedimos sempre a cada membro da equipa que estime os recursos de que necessitará para o seu âmbito de trabalho no próximo ano. Por exemplo, o nosso Assistente Financeiro avaliará as necessidades de material de escritório e atualizações de software. Os nossos gestores de portfólio reverão os seus planos com os parceiros e estimarão os seus gastos com tempo e viagens ou reuniões. E os nossos diretores apresentarão as suas necessidades para vários programas e reuniões de equipa. Quando a cada pessoa é dada a oportunidade de expor as suas necessidades, sente-se mais envolvida. Cria também um sentido de pertença na gestão financeira geral da Maliasili. Em toda a sua organização, esforce-se por encontrar formas de tornar o processo orçamental inclusivo.
Embora gerirmos um orçamento relativamente grande que nos garante alcançar os nossos objetivos, geralmente começamos por estimar os nossos custos por atividade, linha a linha. O nosso orçamento é construído com base no que antecipamos necessitar para cada atividade, programa, projeto ou reunião planeada. Embora o orçamento que o conselho aprova seja compilado e organizado num formato de alto nível, cada parte do orçamento pode ser rastreada até um orçamento detalhado estimado por atividade.
Ao estimar receitas, arredonde para baixo. Ao estimar despesas, arredonde para cima. Inclua apenas rendimentos assegurados ou receitas que tenha a certeza de que irá receber (talvez de financiadores comprometidos há muito tempo). Desta forma, não irá sobrestimar os seus recursos. Adicionalmente, inclua todas as despesas que sabe que terá de suportar para concretizar o seu plano de trabalho anual. Qualquer diferença entre os dois constitui a sua meta de angariação de fundos. Se não for certo que possa receber determinadas receitas, não as inclua. Se possa ter determinadas despesas, inclua-as definitivamente. É mais fácil alocar fundos adicionais do que cortar custos a meio do ano.
Planeie aumentos nas despesas operacionais para acomodar a inflação e outras pressões financeiras externas. Para muitas organizações de conservação, estas pressões externas podem traduzir-se numa perda de receita do turismo ou na diminuição das doações. Algumas despesas aumentarão certamente, pelo que prever uma percentagem de aumento em todas as rubricas cria uma margem no orçamento para o ajudar a preparar-se para elas.
Utilize um orçamento mensal comparado com um relatório de situação real que pode partilhar todos os meses com a sua equipa. Assim que definir o orçamento, reveja o seu relatório mensal do orçamento versus a situação real ao longo do ano para o ajudar a compreender o quão bem orçamentou a sua receita e despesas. Isto irá ajudá-lo a estimar melhor nos próximos anos. Este relatório irá também ajudá-lo a determinar quais as atividades que poderá necessitar de adiar para reduzir custos se os seus objetivos de angariação de fundos não forem atingidos ou forem atrasados.
Finalmente, os líderes devem incentivar uma mudança de mentalidade em relação ao orçamento – e, de forma mais ampla, às finanças – em toda a organização. Poderá parecer aborrecido e tedioso, mas quando as equipas estão envolvidas nos processos de planeamento financeiro e tomada de decisões (em vez de lhes ser ditado pela gestão), isso muda a sua abordagem e forma de pensar.
Também… Vocês perguntaram, e nós ouvimos. Estamos a desenvolver novas ferramentas para os nossos parceiros apoiarem a sua capacidade de gestão financeira, incluindo um resumo de recursos de "Gestão Financeira 101" para executivos não financeiros. Fiquem atentos em 2022 para mais detalhes à medida que estiverem disponíveis.
