A Maliasili está a receber novas pessoas na nossa equipa, pelo que a integração está muito presente na nossa mente. Quer seja virtual ou presencial, identificámos um número de estratégias úteis para tornar a integração informativa, útil e divertida. Aqui partilhamos dicas e conselhos de membros antigos e novos da equipa Maliasili sobre como integrar eficazmente novos colegas.
Longe vão os dias de sair para almoçar e partilhar uma pasta de transferência com novos funcionários. Um processo de integração eficaz deve ser muito mais do que isso. Deve destacar os valores e a cultura da sua organização, enquanto também ajuda os novos membros da equipa a aprender sobre o seu trabalho, sistemas e expectativas.
Maliasili tem novas pessoas a juntarem-se à nossa equipa, pelo que a integração está muito presente nas nossas mentes. Quer seja virtual ou presencial, identificámos um número de estratégias úteis para tornar a integração informativa, útil e divertida. Abaixo partilhamos dicas e conselhos de membros antigos e novos da equipa Maliasili sobre como integrar eficazmente novos colegas.
Não torne apenas uma pessoa da equipa responsável pela integração. Em vez disso, distribua a responsabilidade, pois isto irá, 1) reduzir a carga sobre um único indivíduo; 2) permitir que a pessoa em integração tenha mais acesso e interações com outros membros da equipa, aumentando a dinâmica de grupo e ajudando a demonstrar a cultura da equipa desde o início.
Torne claro que o processo de integração foi desenvolvido de forma deliberada para ajudar o indivíduo a compreender melhor o seu trabalho, a sua equipa, os seus valores e a sua cultura – e que não se trata apenas de ler manuais de RH e marcar caixas. O indivíduo em processo de integração deve assumir tanta responsabilidade pelo processo quanto a equipa que o ajuda a integrar.
Embora não possa acomodar as preferências de todos, vale a pena descobrir como o seu novo colega prefere trabalhar, por exemplo, nas horas em que é mais produtivo, nos espaços em que trabalha melhor (por exemplo, pode ser em casa ou fora do escritório).
Esteja preparado para que os novos colaboradores tirem o tempo que precisam para aprender o seu trabalho. Dê-lhes leituras atribuídas, como o seu plano estratégico, planos e relatórios de programas, documentos, etc. Mas também garanta que eles tenham tempo para interagir e conhecer a equipa e as dinâmicas. Peça aos membros da equipa para se aproximarem e tomarem um ‘café’ (pode ser virtual ou presencial). Peça a esse membro da equipa para vir preparado com alguns tópicos para abordar, para que seja um fardo menor para o novo colaborador (e os tópicos podem ser simplesmente: “o que gosta de fazer no seu tempo livre”). Saiba mais sobre o equilíbrio estratégico vs. íntimo em nossa Edição n.º 23 da revista «Reader».
Não esperes simplesmente que alguém assuma imediatamente uma tarefa. Em vez disso, procura oportunidades para que essa pessoa aprenda, acompanhando uma reunião ou um workshop, ou assumindo uma tarefa mais simples. Ao longo do processo, dê feedback sobre essas atividades (o que gostou, o que gostaria de ver melhorado). Isto é fundamental na fase inicial, pois ajuda o seu novo colega de equipa a compreender as expectativas e permite-lhe avaliar as suas capacidades sem que esteja em jogo algo de ‘grande importância”.”
Peça ao novo membro da equipa para definir os seus próprios objetivos e, em seguida, peça ao seu supervisor para os analisar e dar o seu feedback. Esses objetivos devem incluir aspetos como conhecer a equipa e a cultura da empresa, aprender como se trabalha, bem como 1 a 2 tarefas relacionadas com o seu trabalho e com a nova função.
Envolva o máximo de membros da equipa possível no processo de integração. Peça ao seu novo colega para agendar reuniões com membros individuais da equipa e sugira tópicos que possam abordar, com base na área de especialização de cada pessoa. Ao mesmo tempo, avise as pessoas que se reunirão com o novo colega e peça-lhes para prepararem alguns pontos de discussão e perguntas para orientar a conversa, pois isto pode ajudar a aliviar a pressão sobre o novo membro da equipa.
Nos primeiros dias e semanas, deve contactar o seu novo colega de equipa pelo menos duas vezes por semana. Peça-lhe para compilar questões e reflexões para si e discuta-as quando se encontrarem.
Um mentor de integração não é o seu supervisor direto, mas sim alguém a quem pode recorrer com quaisquer dúvidas sobre ‘como as coisas funcionam’. Esta pessoa deve entrar em contacto, pelo menos uma vez por semana, para saber como está tudo e interagir com o seu novo colega.
Certifique-se de que o seu novo colega compreende os “porquês” da sua organização e do seu trabalho: por que razão a organização existe, por que razão o seu trabalho é importante e por que razão a função e o trabalho dele são essenciais para a missão global da organização. Discuta a orientação estratégica, a visão para o futuro da organização e os objetivos e intenções da liderança no que diz respeito à cultura da equipa.
Ofereça formação detalhada sobre as tarefas administrativas que os colaboradores têm de realizar, tais como o registo do tempo de trabalho, o preenchimento de relatórios de despesas e como solicitar e acompanhar as ausências. Deve também dedicar algum tempo a explicar os sistemas de arquivo e armazenamento, bem como as expectativas a este respeito. Isto pode ajudar os novos colaboradores a evitar erros embaraçosos e será um sucesso inicial, dando-lhes a sensação de que sabem como lidar com as suas responsabilidades mais básicas.
Por vezes, é realmente difícil avaliar o potencial de alguém após apenas 3 meses, especialmente porque o processo de integração pode demorar algum tempo. Não hesite em prolongar o período de experiência (se for possível, dependendo da legislação laboral específica de cada país).
Como começar um trabalho remotamente com sucesso – Do nosso próprio gestor de carteiras no Quénia, Akshay Vishwanath
Para reter os novos colaboradores, dedique mais tempo à sua integração
