Recentemente, um grupo de WhatsApp de líderes de conservação estava a fervilhar de mensagens sobre comunicação, coordenação e ligação de equipas. O grupo – composto por membros da Rede Africana de Liderança em Conservação – partilhando as suas próprias experiências sobre o que funciona e o que não funciona no que diz respeito à gestão de equipas e comunicação interna. Eis o que aprendemos com esta cadeia de WhatsApp:

• As comunicações internas e a coordenação eficaz de equipas são um desafio comum que as equipas enfrentam. – e é ainda mais difícil durante a COVID, quando as equipas estão espalhadas e a trabalhar remotamente. Assim, se está a ler isto e se sente preso, pode ter o consolo de saber que não está sozinho.

• Existem muitas formas de abordar este desafio (essa é a boa notícia!), mas o sucesso exige consistência, esforço, liderança, adaptação e criatividade.

Apresentamos de seguida algumas informações partilhadas pelo grupo, juntamente com a nossa experiência, que podem ajudá-lo a melhorar as suas comunicações, coordenação e ligação com a sua equipa – esteja ela a trabalhar remotamente ou não.

Escolha a(s) sua(s) plataforma(s) de envolvimento

Este parece óbvio, mas ficaria surpreendido com a importância que isto tem e o quão frequentemente é ignorado! Existem tantas formas diferentes de comunicar com a sua equipa – num café, numa sala de conferências, por e-mail ou através de um boletim informativo. Depois existem as plataformas online, como o Slack (o preferido da Maliasili!), o Zoom, ou um site de gestão de projetos como Asana, Zoho ou Trello. E, claro, há o WhatsApp! Quando estiver a pensar em como quer conectar-se com a sua equipa, decida qual(is) plataforma(s) vai(ão) utilizar e para que propósito. Em seguida, comunique essa decisão à sua equipa para que compreendam as suas expectativas.

Comunicar o propósito 

As equipas precisam de comunicar, coordenar e conectar-se por muitas razões diferentes. Pode ser para planeamento de trabalho, orçamentação, discussão de um tópico sensível e complicado, partilha de feedback, atualização de informações ou para diversão e aumento do moral da equipa. Pode escolher diferentes plataformas para diferentes propósitos. Isso está correto, mas certifique-se de que é claro com a sua equipa sobre o que está a tentar alcançar com as suas comunicações.

Seja claro nas suas expectativas em relação aos outros

Quer esteja a pedir atualizações ou contributos no Slack, Asana, Google Docs ou numa reunião, certifique-se de que os participantes sabem o que se espera deles. Por exemplo, pode ter um formato regular para reuniões semanais ou atualizações por escrito, como:

• As minhas principais conquistas na semana passada

• As minhas prioridades atuais

• Algo que me está a desafiar

• Algo em que preciso da ajuda de alguém

• Algo que me inspira

Tenha(s) um(s) campeão(ões)

Ninguém quer partilhar atualizações, informações, ideias ou notícias numa sala vazia! Certifique-se de que tem alguns campeões prontos para interagir e responder, prontos para iniciar conversas, definir agendas e manter as pessoas motivadas.

Seja consistente

A consistência é fundamental para uma comunicação interna eficaz e para a coordenação geral da equipa. Se foi claro nas expectativas, a sua equipa saberá o que se espera dela, onde e quando. Se deixar que as coisas passem ou sejam esquecidas, as expectativas mudarão e – como todos aprendemos da maneira mais difícil – haverá falhas.

Seja humano

Se leu a última edição da Reader, saberá que as equipas eficazes precisam de equilibrar os compromissos ‘estratégicos’ com os ‘íntimos’. Por isso, não se limite a tornar as suas comunicações e pontos de contacto relacionados com o trabalho. Dedique tempo a perguntar à sua equipa como estão pessoalmente. Começar com perguntas de verificação para que todas as vozes sejam ouvidas na sala é sempre útil.

Quando estiver partido, conserte-o

As comunicações internas e a coordenação de equipas terão, provavelmente, os seus altos e baixos. Em vez de se frustrar, dedique tempo a perceber o que está a causar tensão interna, falhas de comunicação e desafios de coordenação. Pergunte aos membros da equipa o que acham que não está a funcionar, o que gostariam de ver alterado e experimente novas abordagens para ver o que resulta.

Algumas ideias adicionais de grande valor de líderes de conservação…

• Organizar um encontro informal a cada 6-8 semanas (ou mesmo trimestralmente), em que se passa metade do dia a fazer uma ‘imersão profunda’ num tema relacionado com o trabalho e a segunda metade do dia a comer e a socializar.

• Dedique tempo às ‘questões candentes’ ou as conversas sobre o ‘elefante na sala’. Pode haver alturas em que as expectativas de reuniões ou comunicações desaparecem para que a sua equipa possa dedicar tempo a discutir tópicos mais difíceis.

• Rotação de líderes de comunicação. Quer se trate de uma reunião Zoom ou de um pedido de atualizações no Slack, alterne a pessoa que lidera o envolvimento essa semana/mês/trimestre. Desenvolva uma escala antecipadamente para que todos saibam quem deve liderar durante esse período.

• Compartilhe coisas pessoais! A nossa equipa adora partilhar fotos de família, avistamentos de vida selvagem ou recomendações de livros e sabemos de outras equipas que se tornaram muito mais próximas e envolvidas nas suas plataformas digitais ao fazerem isto.

• Celebre aniversários! Bolos são ótimos, mas uma mensagem no WhatsApp também é, e permite que toda a equipa entre em contacto e participe.