“Nunca demos prioridade ao planeamento de trabalho, e no ano passado chegámos ao ponto em que um doador o exigiu, pelo que conseguimos sentar-nos como chefes de programa e definir o que queríamos fazer para o ano.” –Samantha du Toit, Coordenadora de Programas, South Rift Association of Land Owners (SORALO).

Soa familiar!?

O planeamento de trabalho, especialmente a nível organizacional, costuma ficar baixo na lista de prioridades de uma equipa. No entanto, um plano de trabalho a nível de organização pode ser transformador para as equipas, ajudando a garantir que o seu trabalho se alinha com os seus objetivos estratégicos e auxiliando todos a ver como os seus esforços contribuem para algo maior (ou seja, o seu impacto!).

“Agora apercebemo-nos de que um bom plano de trabalho tem de estar ligado à estratégia – é muito mais do que um plano para o ano, em vez disso, mantém-nos totalmente alinhados.”

Sabendo que os planos de trabalho organizacionais podem ser intimidantes, contactámos alguns dos nossos parceiros que sabemos que o fazem bem e pedimos-lhes para partilharem as suas dicas consigo. Abaixo estão as dicas de planeamento de trabalho organizacional de Grevy’s Zebra Trust, Honeyguide e SALÃO.

1. Mantenha-o simples

• O nosso conselho mais útil: ‘mantenha a simplicidade’. Tivemos dificuldades com isto no início, mas agora vemos o valor de um plano de trabalho simples – usamos-o. –Grevy’s Zebra Trust

2. Comece com a sua estratégia

• O nosso plano de trabalho deriva da nossa estratégia global, pelo que se uma nova atividade não se enquadra num dos nossos quatro objetivos gerais, questionamos se devemos realizá-la. –SORALO

• Mantemos o nosso plano estratégico em mente – sabendo como cada atividade que realizamos contribui para a nossa Missão. –Grevy’s Zebra Trust

• Começamos por identificar os nossos objetivos anuais mais amplos antes de criar o plano de trabalho anual detalhado. Isto não é apenas útil para o planeamento, mas também partilhamos este documento narrativo com os nossos doadores e parceiros. –Guia do Mel

3. Torná-lo participativo

• Desenvolver o plano de trabalho em equipa – cada membro da sua equipa precisa de concordar com as atividades e saber do que é responsável. –Grevy’s Zebra Trust

• A sessão precisa de ser totalmente participativa - cada departamento deve incluir toda a sua equipa no processo. –Grevy’s Zebra Trust

4. Ligue-o ao seu orçamento

• Numeramos as atividades do nosso plano de trabalho anual e ligamo-las a linhas orçamentais anuais. Isto ajuda-nos a conhecer os custos das atividades/marcos/programas do plano de trabalho, que podem então ser decompostos em cenários financeiros. –Guia do Mel

• Ligue o plano ao seu orçamento. Saber quais atividades estão financiadas e quais não estão é muito útil, tornando o plano muito mais eficiente e aplicável. –Grevy’s Zebra Trust

5. Coloque os detalhes noutro sítio

• Mantemos e gerimos todas as nossas tarefas detalhadas em Zoho (Programa de gestão de tarefas) Para manter o plano de trabalho simples, não demasiado detalhado. –Guia do Mel

• Durante a nossa primeira sessão de planeamento do trabalho, demos demasiada atenção aos pormenores das atividades, e o plano de trabalho foi pouco utilizado pela equipa. Este ano, o plano de trabalho é mais estratégico e de nível mais elevado, e está agora a ser utilizado. –Grevy’s Zebra Trust

6. Reveja frequentemente

• Será útil revisitar regularmente e usá-lo como uma ferramenta de reflexão. Não tenha receio de que os seus seniores o julguem se estiver atrasado em certas áreas. É uma ferramenta para acompanhar o progresso e para o ajudar a refletir. –SORALO

• A revisão do plano de trabalho pode ajudar as pessoas a pensar sobre como utilizam o seu tempo e incentivá-las a garantir que os seus planos se alinham com os nossos objetivos estratégicos. –SORALO

7. Não comece do zero 

• Foi útil ter um Modelo de plano de trabalho e estrutura de Maliasili, mas também foi bom ter coragem para o modificar de acordo com as nossas necessidades. –SORALO

• Usamos um modelo simples de plano de trabalho em Excel. Utilizamos uma página por área de programa, o que permite que o plano de trabalho anual completo seja impresso em três páginas A3. –Guia do Mel

8. Use-o frequentemente

• Descobrimos que é essencial ter alguém a defender o plano de trabalho para garantir que seja um documento dinâmico e funcional. –SORALO

• Usamos a mesma ferramenta de plano de trabalho para apresentar relatórios ao nosso conselho a cada trimestre. Para tornar a ferramenta útil para o conselho, incluímos uma coluna adicional de atualização trimestral com notas e detalhes. Pisco

Finalmente…

Utilize uma parte da vossa última reunião de equipa do ano para criar o vosso plano de trabalho para o próximo ano. Certifique-se de que é um objetivo para toda a equipa nessa semana – deve ser participativo. Fundo para a Preservação da Zebra de Grevy