Perto do final do ano, vemos sempre um aumento nas cargas de trabalho: o esforço de final de ano para concluir tarefas. No entanto, algumas coisas são muito mais importantes do que outras, e é por isso que queríamos partilhar consigo uma das ferramentas de gestão e priorização favoritas da Maliasili: os objetivos semanais.
Os objetivos semanais são talvez a ferramenta mais rápida e fácil que pode usar para manter a sua equipa informada, coordenada e eficaz…
Priorize o que realmente importa – Os objetivos semanais obrigam-nos a olhar para além das nossas longas listas de tarefas e a identificar as tarefas mais críticas que precisamos de realizar neste momento. A nossa lista de verificação ainda importa, mas se for uma questão de marcar caixas em vez de passar mais tempo a atingir um objetivo principal, os nossos objetivos semanais ajudam-nos a manter o rumo e o foco.
Partilhe o que está a fazer com a sua equipa. – As metas semanais proporcionam a toda uma equipa uma visão rápida do que está a ser feito. Não se trata de uma competição de quem está mais ocupado ou quem tem as metas mais ‘pesadas’, mas sim de uma forma de manter a coordenação, a informação e incentivar a colaboração.
Assuma a responsabilidade – Quando se compromete com algo publicamente é mais provável que o faça.
Identificar um máximo de 5 prioridades principais – estas são as coisas absolutamente mais importantes que deseja realizar esta semana. Devem estar sempre ao serviço dos seus objetivos de trabalho anuais pessoais.
Partilhe-os publicamente com a sua equipa – escreva-as e partilhe-as com a sua equipa. Faça isto todas as segundas-feiras e seja consistente. (Dica: considere utilizar uma plataforma online, como o Slack ou o Google Docs, para facilitar a partilha).
Atualizar e partilhar o progresso em relação aos seus objetivos – reflita sobre o seu progresso na semana anterior e partilhe uma atualização rápida de ‘estado’ de cada objetivo:
Completar
Trabalho Atrasado porque…
Em curso, mas com progresso feito…
Etc.
Por favor, explique que ação está a tomar e porquê – Os objetivos que define e partilha não devem ser longos, mas deve ser claro sobre o que planeia alcançar e porque é que isso importa (ex: “Preparar e facilitar workshop de comunicação para a equipa da Maliasili”)
Nem sempre é preciso ter 5 objetivos – poderá ter apenas uma prioridade crítica em que precisa de concentrar a maior parte do seu tempo e energia, essa é uma ótima priorização, abrace-a e incentive-a!
Tudo bem se alguns objetivos forem ‘maiores’ do que outros – alguns objetivos podem ser mais importantes do que outros, mas se os lista como um objetivo, eles são uma prioridade para si e importam. Por exemplo, pode ter uma lista pendente de emails que precisa de despachar ou pode ter uma série de tarefas administrativas que se acumularam e que são importantes de concluir. O que importa é que está a dedicar tempo a refletir sobre as suas principais prioridades e que essas são as coisas mais críticas que precisa de fazer nessa semana.
Seja realista quanto ao tempo – algumas semanas podem ser mais curtas do que outras, alguns objetivos exigirão muito mais tempo do que outros. O processo de identificação das metas semanais deve incluir a reflexão sobre quanto tempo será necessário para concluir o seu trabalho.
Use objetivos para comunicar sobre a sua agenda e tempo – Faça uma observação se estiver a tirar um dia de folga ou se o seu tempo for limitado devido a viagens ou workshops nas suas metas semanais – uma rápida ”*” no final das suas metas é ótimo!
Finalmente, reserve algum tempo para formar a sua equipa na definição de objetivos semanais. Ajude-os a compreender o propósito e o valor destes. Como gestor, dê feedback sobre os objetivos individuais e utilize-os para orientar as conversas de acompanhamento com eles. Como lembrete – imprimir este folheto – e adicione-o ao seu espaço de trabalho.
