2021 está a aproximar-se, o que significa que é a época de planeamento! O planeamento abrange tudo – desde planos de trabalho individuais a planos de departamento, planos a nível de projeto e orçamentos – pelo que é uma altura do ano movimentada. Pode tornar o seu planeamento mais eficaz e estratégico começando por ter uma visão geral do ano que se avizinha.

Aqui explicamos porque é que os planos de trabalho anuais organizacionais são importantes e como pode desenvolver um.

Porquê ter um plano de trabalho anual?

Num nível geral, ajuda a responder a questões fundamentais como: “Como estamos? Estamos a progredir? Onde estamos a ter sucesso e onde estamos atrasados?” 

• Certifique-se de que o trabalho que está a realizar está alinhado com os seus objetivos estratégicos, indo além de meras atividades e listas de tarefas

• Dê à sua organização inteira um quadro de referência para alcançar impacto e resultados

• Equipe a sua equipa de liderança, incluindo o seu conselho de administração, com uma ferramenta simples e fácil de ler para acompanhar o trabalho e o progresso da sua equipa.

• Ajude todos a verem como o seu trabalho e os seus esforços se traduzem em algo muito maior – a concretização dos vossos objetivos estratégicos.

Primeiros Passos: Adote uma abordagem de cima para baixo

É fácil perder a noção no planeamento ao nível da ‘atividade’. Este nível de detalhe é essencial em algum momento, mas pode desviar a atenção de uma organização do que ela realmente precisa e quer alcançar – os seus objetivos estratégicos. Por isso, recomendamos dar um passo atrás nos planos de trabalho a nível de projeto e, em vez disso, usar uma abordagem de planeamento ‘de cima para baixo’.

Passo Um: Fique Informado

Tal como em qualquer oficina, quererá garantir que todas as vozes são ouvidas. Ao facilitar online, existem diferentes formas de o fazer:

• Seu plano estratégico

• Orçamentos previstos (se ainda não tiver estes, use orçamentos anteriores para estimativas)

• Todos os contratos e requisitos de projetos atuais e previstos (entregáveis, prazos, etc.)

• Planos de M&A (desenhar alvos e indicadores).

• Propostas de projeto (que têm alta probabilidade de sucesso)

• A calendário para o próximo ano (datas e eventos importantes)

Passo Dois: Sonhe Grande

Antes de analisar o que ‘tem de fazer’ ou o que sempre fez, reserve um momento com a sua equipa para fazer algum ‘pensamento criativo’ (ou "pensamento livre").’ Faça-se esta pergunta:

• Se o dinheiro não fosse um problema, o que gostaríamos de destacar que alcançámos no nosso relatório anual de 2021?

  • Discutam ideias criativas em equipa e determinem se alguma delas poderia realmente acontecer... ficariam surpreendidos!

Passo Três: Torne-se Estratégico

Objetivos: Quais são os vossos objetivos estratégicos e, destes, o que pretendem alcançar, ou progredir, em 2021?

Passo Quatro: Fique Conectado à Terra

• Atividades: Para atingir esses objetivos, que atividades ou intervenções são necessárias? (É aqui que parte do trabalho a nível de projeto pode ser incorporado ao seu plano de trabalho – é provável que já tenha definido atividades e resultados, então a que objetivos estratégicos essas atividades estão a ajudar a alcançar?)

• Resultados: Qual é o resultado pretendido ao realizar estas atividades? O que quer alcançar?

• Responsável: Quem é responsável pelos diferentes entregáveis?

• Temporização: Quais são os vossos prazos?

• Orçamento: Qual é o orçamento – se existir – para este trabalho?

Aqui está um vídeo curto isto explica um método de planeamento que usamos na Maliasili chamado “RACI” (Responsável, Aprovador, Consultado, Informado), que poderá ser uma ferramenta valiosa para incorporar nos vossos processos de planeamento.

Passo Cinco: Junte tudo

Aqui quererá juntar os seus objetivos e pontos de ação numa única estrutura. Na Maliasili, nós usamos Excel, mas outros podem usar uma ferramenta de planeamento online. Escolha o que funciona para si, mas certifique-se de que é simples e fácil de atualizar e percorrer.

Malili tem uma ferramenta de planeamento de trabalho modelo pode descarregar e adaptar para satisfazer as necessidades da sua organização.

Dicas Essenciais:

• Os planos de trabalho anuais devem ser ambicioso mas realista, e, como tal, os planos de trabalho precisam de estar ligados aos recursos disponíveis, considerando também as atividades que devem ser realizadas e que necessitam de ser providas de recursos.

• Os melhores planos de trabalho identificam os 3 ou 5 principais objetivos de alto nível que a organização gostaria de alcançar para demonstrar impacto/sucesso. Não são uma lista exaustiva de “desejos”.

• Rever e atualize o seu plano de trabalho anual pelo menos a cada trimestre.

• Utilizar codificação a cores para que se possa analisar facilmente o plano de trabalho e ver onde estão as coisas (por exemplo, vermelho para “atrasado”, amarelo para “ligeiramente fora do rumo”, verde para “concluído”).”

• Partilhar o seu plano de trabalho com o seu conselho e com os doadores – estes públicos não querem nem precisam de se aprofundar nos vossos planos de trabalho ao nível do projeto, mas, em vez disso, isto dar-lhes-á uma noção geral do que pretendem alcançar.

• Identificar alguém da equipa para ‘assumir a responsabilidade’ pelo plano e o processo de planeamento.