Recebemos muitas perguntas sobre como é realmente a gestão, por isso pensámos partilhar uma visão geral da nossa própria rotina de gestão.
Gestão passa por estabelecer rotinas que permitam às equipas e organizações realizar o seu trabalho. Quer esteja a operar remotamente, a regressar ao escritório ou a experimentar uma abordagem híbrida, é essencial estabelecer, manter e melhorar as suas rotinas de gestão com a sua equipa. Uma forma simples de o fazer é mapear os diferentes pontos de contacto de gestão (também conhecidos como reuniões) que permitem aos grupos comunicar, planear e responsabilizar-se mutuamente. Partilhe isto com a sua equipa, cumpra o plano e seja consistente.
Recebemos muitas perguntas sobre como é realmente a gestão, por isso pensámos partilhar uma visão geral da nossa própria rotina de gestão.
Aqui estão os diferentes tipos de reuniões de gestão que realizamos:
Reuniões 1:1: Todos os membros da equipa devem ter reuniões individuais (1:1) regulares (tipicamente semanais) com o seu supervisor direto. Embora estas reuniões sejam úteis para atualizações rápidas e para se manterem a par, o verdadeiro propósito destas reuniões é resolver problemas difíceis e para o supervisor fornecer feedback e apoio de coaching. Os membros da equipa devem comparecer a estas reuniões com uma agenda preparada e questões claras sobre os problemas que requerem aconselhamento e resolução de problemas. Materiais que necessitem de revisão devem ser enviados com pelo menos 24 horas de antecedência. Aqui está um ótimo artigo curto sobre como realizar reuniões 1:1 eficazes.
Feedback regular: Não espere por uma reunião para dar feedback ao seu colega. O feedback deve ser dado o mais imediatamente possível e de forma produtiva e útil para a pessoa que o recebe.
Reuniões Semanais da Equipa de África: Todas as semanas temos uma “Reunião da Equipa África”, que pretendemos que dure entre 40 e 55 minutos. O propósito desta reunião é que a equipa de África ( a maior parte no mesmo fuso horário e envolvida em trabalho programático) faça um ponto de situação, partilhe atualizações rápidas sobre o que toda a gente está a fazer e identifique oportunidades para as pessoas se conectarem ou colaborarem. Alternamos na condução destas reuniões, e as notas são mantidas num único documento Google partilhado.
Reuniões Semanais da Equipa de Gestão Sénior Todas as semanas a nossa equipa de Gestão Sénior reúne-se para discutir tópicos estratégicos de alto nível. Este é um espaço onde as principais decisões são discutidas. Os tópicos abordados incluem a revisão do progresso do trabalho, assuntos de RH, angariação de fundos e novas oportunidades. Aqui fica um publicação de blog sobre quando trabalhámos com o nosso parceiro – GZT – para configurar uma equipa de alta gestão adaptada às suas necessidades.
Reuniões Globais da Equipa: Todas as duas semanas (anteriormente era mensal, mas mudámos para verificações mais frequentes durante a COVID), toda a equipa da Maliasili reúne-se para partilhar e receber atualizações sobre a organização. Estas são também oportunidades para construir equipa e conectar. Sim, é possível remotamente!
Reuniões Trimestrais de Equipa: No final de cada trimestre, reunimo-nos como equipa para discutir as nossas maiores conquistas e desafios do trimestre anterior. Esta reunião destina-se a aprendizagem, reflexão e partilha de ideias. Estas reuniões duram entre 1 a 1,5 horas.
Reuniões de Aprendizagem de Portefólios: De duas em duas semanas, a equipa de Portfólio reúne-se para partilhar, apoiar e aprender uns com os outros, refletindo sobre o que está a funcionar com os seus parceiros e o que não está.
Clínicas de Casos: Este é um espaço para que os membros da equipa destaquem um problema específico que estejam a enfrentar e o coloquem em foco numa chamada com um ou dois outros membros. É um mergulho profundo no contexto do problema e exige que a equipa participe com uma mente aberta para a resolução de problemas.
Nota: cada organização é diferente na sua estrutura e necessidades, mas o acima descrito dá-lhe uma visão geral dos diferentes tipos de reuniões que podem ser realizadas e da frequência com que ocorrem.
Criámos um guia visual sobre como é o nosso sistema de gestão de equipas e reuniões. Todos na nossa equipa têm acesso a isto e sabem o que esperar (também colocamos todas as reuniões no Google Calendar).
Investigações demonstram que reuniões improdutivas podem custar dinheiro e tempo às organizações. Não realize reuniões por realizar.
Boas práticas para reuniões eficazes:
Agenda – Clarifique os objetivos e os resultados pretendidos antes da reunião. Identifique quaisquer decisões que necessitem de ser tomadas. Coloque por escrito e partilhe.
Rever participantes – Estarão presentes as pessoas certas que podem tomar decisões e ajudar a alcançar os objetivos? Haverá pessoas extranhas?
Agendar a reunião – Use a tecnologia a seu favor (calendário Google) e facilite para as pessoas se lembrarem das reuniões e de como participar. Por exemplo – coloque o link do zoom num convite do calendário Google! (mais sobre ferramentas abaixo)
Preparar – Reuniões eficazes significam que todos conhecem o seu papel e estão preparados para partilhar informações esperadas.
Funções – Deve ficar claro de antemão quem lidera a reunião. Alguém deve ser responsabilizado por controlar o tempo e por manter o fluxo. Se forem necessárias notas, atribua alguém antecipadamente para as tirar e partilhar no final da reunião. Seja claro sobre o nível de notas exigido – isto pode variar desde a captação de itens de ação até atas detalhadas.
Check-in e check-out – É valioso fazer com que todos conversem desde o início, por isso uma forma de o conseguir é colocar uma questão rápida a que todos possam responder. Especialmente remotamente, quando se perdem as interações presenciais, normalizar a partilha e a verificação do estado emocional e mental das pessoas pode ser extremamente valioso.
Fica focado – Utilize um “estacionamento” para assuntos fora do tópico. É fácil que as discussões se desviem. Mantenha o foco na ordem do dia. Certifique-se de que os itens de ação claros sejam registados.
Começar e terminar a horas – Respeite o tempo das pessoas e faça o seu melhor para não ultrapassar o tempo previsto.
Seguimento – Comunicar após a reunião os pontos de ação claros e os próximos passos para o envolvimento.
