Tendo sido vítimas de demasiados maus workshops e reuniões, a Maliasili coloca a facilitação no topo da nossa lista de competências e investimos significativamente para garantir que otimizamos o valioso tempo das pessoas. Adoramos a facilitação e a condução de workshops e reuniões divertidas e produtivas, eficientes e eficazes. Sinceramente, nunca pensámos levar a nossa facilitação para o online – estávamos céticos quanto à perda da intimidade e do envolvimento que levam a fortes resultados de workshop. Mas a COVID forçou-nos a repensar isto, e temos o prazer de dizer que a facilitação online funciona!

Das sessões de planeamento de equipa às mesas redondas com stakeholders, passando pelas reuniões do conselho de administração, você também pode facilitar reuniões eficazes online. Aqui ficam algumas das nossas melhores dicas dos últimos meses... cometemos muitos erros, falhámos, tentámos e tentámos novamente para que você não tenha de o fazer!

Uma preparação completa é essencial.

• Facilitador – Como regra geral, aprendemos que realizar sessões de formação e reuniões exige significativamente mais tempo de planeamento e preparação do que o equivalente presencial. Estar no ecrã exige que as sessões, apresentações, exercícios e grupos de trabalho sejam cuidadosamente ponderados e preparados com antecedência.

• Participantes – O mesmo se aplica aos participantes. Quanto mais bem preparados estiverem, melhor será para reuniões online – pois haverá menos tempo fácil para “pensar” online. Incentive as pessoas a pensarem em tópicos ou ideias específicas antes da reunião para que venham preparadas para compartilhar concisamente as suas ideias durante a parte online da reunião.

2. Considere as ligações à Internet.

As falhas e os atrasos na Internet são inevitáveis, mas pode ajudar a mitigar desafios técnicos antecipadamente. Ao agendar uma reunião, peça aos participantes para garantirem que têm acesso a uma ligação de Internet estável, o que poderá implicar adicionar dados aos seus telemóveis para terem um plano de contingência.

3. Incentive a participação plena e igualitária.

Tal como em qualquer oficina, quererá garantir que todas as vozes são ouvidas. Ao facilitar online, existem diferentes formas de o fazer:

• Comece sempre com uma pergunta de verificação para garantir que todos comecem a reunião com a sua voz a ser ouvida.Aqui está uma ótima lista de perguntas de check-in e porque são importantes).

• Utilize o trabalho em grupo e em pares o máximo possível, enviando as equipas para salas separadas no Zoom.

• Varie as formas como os grupos dão o seu feedback (como introduzir num documento Google ao mesmo tempo, em vez de um relatório plenário).

Evitar a sobrecarga cognitiva.

Como pode fazer isso?

• Realize várias sessões mais curtas em vez de tentar comprimir tudo numa reunião longa. Já tentámos isso, não funciona bem. Dê às pessoas tempo entre as sessões para digerir um tema e regressar à sessão seguinte preparadas.

• Quando estiver numa sessão, evite pedir às pessoas para fazerem muitas coisas de uma vez. Dê instruções muito simples e claras, e escreva-as para as pessoas na caixa de chat.

• Manter as sessões focadas – como “unidades de trabalho” distintas que sejam geríveis e alcançáveis.

5. Considere trabalhos para realizar offline.

Pedir aos participantes que façam um acompanhamento de tarefas específicas entre as sessões ao vivo pode ajudar a fazer avançar os processos e poupar tempo de interação para o envolvimento e nova aprendizagem. Mantenha o trabalho de acompanhamento logisticamente possível (evite mais chamadas) e em porções geríveis.

6. Lembre-se que as pessoas aprendem de formas diferentes.

Tente utilizar uma variedade de ferramentas o máximo possível. Meios visuais ajudam as pessoas a digerir informação e a utilização de diagramas pode tornar as suas discussões mais envolventes. Utilize Mural para pensamento criativo ou a funcionalidade do quadro branco do Zoom. O Google Docs é útil, as apresentações PowerPoint são ótimas e vídeos curtos podem ajudar a introduzir um tópico.

7. Torna-o divertido.

Só porque está online não significa que não possa divertir-se e reservar tempo para atividades de fortalecimento de equipa. Aqui ficam algumas sugestões para manter a energia elevada:

• Mantenha as pessoas ativas sempre que possível – use música popular entre a equipa durante apresentações, pausas ou para atividades específicas, de modo a energizar os participantes.

• Transforme tarefas em jogos – Check-ins/Outs e Energizadores podem ser também atividades como criar coreografias, encontrar objetos no ambiente e partilhar com o grupo.

8. Traga novas caras.

Incluir novos membros da equipa ou convidados para sessões específicas pode ser uma ótima forma de criar variedade, e é um valor acrescentado de ter sessões online, pois pode reunir pessoas de qualquer lugar. Considere convidar membros do conselho, um doador ou um especialista na sua área.

9. Acompanhe sempre as sessões.

Por email/WhatsApp ou ambos, dependendo do contexto da organização. Isto recorda a todos os próximos passos acordados e quem é o responsável. Partilhe qualquer texto ou resultado que precise de ser consultado ou trabalhado.

10. Reflita com a sua equipa.

Tal como a preparação é fundamental, a reflexão é igualmente importante para falar sobre o que aprendeu, o que poderá precisar de mudar (deixar, fazer mais ou de forma diferente) na próxima sessão. É também muito útil ter anotações para consultar em sessões futuras, pois as coisas importantes podem ser facilmente esquecidas.