Na semana passada, a Maliasili tentou algo que pensávamos que nunca faríamos – realizámos um ‘retiro’ online de equipa com a duração de uma semana (que apropriadamente intitulámos de ‘não-retiro’). A principal conclusão: funcionou! Embora o tempo presencial seja inestimável, o nosso experimento virtual foi um sucesso e, por isso, pedimos à nossa equipa para nos ajudar a desenvolver algumas dicas de topo para reuniões online eficazes para partilhar convosco:
Aprendemos que os treinos e reuniões online exigem mais planeamento e tempo de preparação do que os equivalentes presenciais. As agendas das sessões, apresentações, grupos de trabalho, etc., têm de ser preparados antecipadamente, uma vez que há menos flexibilidade no espaço de reunião virtual.
Faça sempre um check-in para ter a voz de todos ‘na sala’ e para ajudar construir confiança. Descobrimos isto recentemente grande lista de perguntas de check-in que possa ajudar.
Para variar, utilizamos salas de grupo do Zoom, nuvens de palavras, escrita de diários, apresentações em PowerPoint e Documentos Google como diferentes pontos de interação para a equipa. Também utilizamos diferentes configurações de grupos de trabalho – pares, trios e grupos maiores.
Quer seja para facilitar uma sessão, tomar notas ou controlar o tempo, atribua a todos um papel em algum momento durante o ‘retiro’. (Nota: provavelmente vai querer um líder técnico, um facilitador de reuniões e alguém a controlar o tempo.)
Utilizámos o Slack e o Google Docs para partilhar notas, fotografias, perguntas e documentos ao longo da semana.
“O tempo de ”reflexão" não é tão fácil online, pelo que incentivar as pessoas a pensar em tópicos ou ideias específicas antes da reunião.
Divida a sua reunião em blocos de tempo mais curtos e ‘atribua’ tarefas entre eles para que as pessoas possam voltar e partilhar o que fizeram. Estruturámos o nosso ‘não-retiro’ com sessões matinais e noturnas para permitir este trabalho intermédio, bem como para acomodar as diferenças horárias.
As reuniões virtuais e o tempo de ecrã são cansativos. Incorpore pausas nas suas sessões e procure limitar as suas reuniões a no máximo 3 horas de cada vez.
Colocar toda a gente em movimento o mais frequentemente possível: uma pausa de dois minutos para um revigorante (dançar...) ou para yoga na cadeira. (Pedimos à nossa equipa para tirar fotografias da natureza durante as pausas e para partilhar entre si.)
Utilize música no início e no fim das sessões para trazer energia e positividade – peça a todos que partilhem algumas canções favoritas para a lista de reprodução antecipadamente.
Incorporámos jogos curtos e divertidos na nossa semana, que proporcionaram boas gargalhadas e espírito de equipa (uma noite de quiz, um quiz sobre biografias da equipa, etc.).
Apoiámos o nosso parceiro, IRDNC, na realização da sua reunião anual de planeamento e revisão, que durou uma semana, durante o confinamento na Namíbia em abril, e foi o que tiveram a dizer:
“Tivemos mais de 20 participantes e três oradores convidados externos de três regiões, muitos dos quais juntaram-se das suas casas e aldeias nas áreas mais rurais da Namíbia. A oficina atingiu os seus objetivos de partilha, aperfeiçoamento e adaptação dos nossos planos anuais às novas realidades da COVID-19 e de motivação da nossa equipa após um ano exigente. A equipa ficou surpreendida com o bom funcionamento da tecnologia e com o quão divertido foi reunirmo-nos remotamente. Este evento deu início a uma nova fase de realização de mais trabalho através de videochamadas para a IRDNC.” – Willie Boonzaaier, Diretor de Programa, IRDNC
O IRDNC estima também que, em conjunto com os seus parceiros, poupou cerca de $30 000 ao realizar a reunião à distância.
