Partilhámos orientação sobre a definição de metas anuais em janeiro, porque a definição de metas anuais liga a estratégia da sua organização ao plano de trabalho de um indivíduo. Mas a definição de metas também é importante para a gestão de desempenho. Quando alguém define metas claras para o que quer alcançar, torna a revisão do seu trabalho e desempenho muito mais clara.

Infelizmente, a parte de ‘revisão’ transforma-se muitas vezes num exercício anual de ‘bicar a caixa’ em vez de ser a experiência produtiva, ponderada e orientada para o desenvolvimento que as avaliações de desempenho realmente pretendem ser.

Os sistemas de gestão de desempenho tendem a ser excessivamente complicados e desnecessariamente stressantes. Aqui, a COO da Maliasili, Elizabeth Singleton, partilha consigo uma abordagem diferente, uma que é simples, útil e orientada para o fortalecimento do desempenho individual.

Objetivos como base para a avaliação de desempenho

Na sua essência, a avaliação de desempenho destina-se a rever o progresso em relação a objetivos declarados – aquilo que um indivíduo pretende alcançar num determinado ano, articulando claramente como seria o sucesso.

A avaliação permite-nos analisar o desempenho de um indivíduo e as suas contribuições para a sua equipa e para os objetivos organizacionais. Identifica também áreas a melhorar. Aprender com a avaliação é um componente fundamental do progresso e da mudança. Se não estabelecermos marcos (por exemplo, metas, objetivos, resultados desejados) para avaliar o desempenho, torna-se mais difícil melhorar, ou mesmo saber que existe uma oportunidade de melhoria.

Adicionalmente, definir metas individuais de desenvolvimento profissional é outra forma importante para as pessoas identificarem novas competências e capacidades nas quais pretendem focar-se, o que, por sua vez, as ajuda, juntamente com o seu gestor, a acompanhar o seu progresso.

Não é algo pontual: o envolvimento consistente é fundamental

Uma avaliação de fim de ano ou de desempenho deve ser apenas uma parte do processo de gestão de desempenho. Para ajudar alguém a ter um desempenho real, são necessários pontos regulares e consistentes de reflexão, feedback e aprendizagem. A avaliação de fim de ano serve então como uma culminação útil de um processo de avaliação anual muito mais amplo.

Este é o processo anual de desempenho da Maliasili, uma abordagem simples construída em torno de verificações e feedback frequentes, pontuados por revisões mais formais.

• Reuniões regulares individuais: Estas reuniões de gestão ocorrem entre um indivíduo e o seu superior (daí, individuais). Proporcionam espaço para feedback em tempo real, aconselhamento e resolução conjunta de problemas. Os gestores e os seus subordinados diretos devem decidir a frequência destas, mas recomendamos a cada uma ou duas semanas, durante 45 minutos a uma hora.

• Revisões trimestrais: As avaliações trimestrais são um momento útil para fazer uma pausa, refletir sobre o progresso e fazer os ajustes necessários. Uma avaliação trimestral pode ser tão simples quanto o supervisor e o seu subordinado refletirem sobre duas perguntas relativas aos objetivos de um membro da equipa:

  • O que está a correr bem e deve continuar?

  • Quais são os desafios e que novas abordagens podem ser necessárias? Chamamos a esta análise de ‘plus/delta’ – o que quer mais e o que precisa de mudar?

• Balanço semestral: Para além da estrutura de "mais/delta", uma revisão a meio do ano oferece uma boa oportunidade para avaliar as metas anuais. Como sabemos, o trabalho é dinâmico e as alterações na primeira metade do ano podem justificar uma alteração nas metas com base nas prioridades e realidades atuais.

• Avaliação de fim de ano: A avaliação de fim de ano deve ser o culminar de um processo de avaliação de desempenho, e não a sua totalidade. É uma oportunidade para refletir sobre o progresso ao longo do ano, mas também sobre o feedback fornecido e como esse feedback foi implementado, bem como os ajustes e adaptações que os membros da equipa fizeram no seu trabalho ao longo do ano.

Sem surpresas

Na altura da reunião de avaliação de fim de ano, não deve haver surpresas. Cada membro da equipa deve ter uma noção clara do seu nível de desempenho, da avaliação que o seu gestor faz do seu trabalho e das áreas em que precisa de melhorar, com base nas conversas e no feedback ao longo do ano. Se algum membro da equipa ficar surpreendido com os resultados no final do ano, isso significa que não houve um diálogo sólido e de confiança ao longo do ano.

Cultura do feedback →

As reuniões de gestão e as discussões de desempenho só são tão valiosas quanto a qualidade da discussão e do feedback, e isto exige uma forte cultura de feedback em toda a organização. O feedback é um presente — não é uma crítica, mas sim uma oportunidade de aprender e melhorar. Os membros individuais da equipa em qualquer organização são o seu maior trunfo, e focar-se em apoiar o seu trabalho e melhorar as suas competências e desempenho deve ser uma prioridade máxima para a gestão.

Um feedback eficaz baseia-se na confiança e na convicção de cada membro da equipa de que o feedback é dado tendo em mente os seus melhores interesses– não se trata de menosprezar ninguém, mas sim de encorajar as pessoas e ajudá-las a ter sucesso. Muitas vezes, as pessoas evitam dar feedback construtivo ou negativo por medo de conflitos ou de magoar os sentimentos dos outros, mas ninguém consegue melhorar se não compreender em que aspetos o seu desempenho está aquém do esperado.

O Que Fazer e O Que Não Fazer

O QUE FAZER:

• Estabeleça objetivos claros com resultados mensuráveis.

• Discuta regularmente o progresso em reuniões individuais.

• Crie uma cultura de feedback de confiança; certifique-se de que todos os membros da equipa saibam que a organização quer que eles tenham sucesso.

• Ajustar metas se o contexto e as circunstâncias mudarem.

• Ter critérios e expectativas claras para o desempenho – como é o sucesso?

NÃO FAÇA:

• Estabeleça objetivos irrealistas para o ano.

• Concentre-se apenas em metas de desempenho, certifique-se de incluir o desenvolvimento profissional.

• Discutir o desempenho uma vez por ano.

• Dizer aos membros da equipa o que estão a fazer mal, sem os ajudar a refletir sobre como poderiam melhorar.

Comentários sobre a TAREFA →

Tal como muitas tarefas de rotina, o feedback deve ser realizado regularmente e com estrutura.

Oportuno

• É urgente. Não espere. Quanto mais próximo estiver o evento ou a ação, mais relevante será o feedback.

Acção

• Concentra-te no que fazer daqui para a frente, em vez de te fixares nos erros do passado.

• “Qual será o resultado da mudança/ação?”

S: Específico

• Exemplos (dicas) do que se pode ver, ouvir ou fazer de outra forma – para demonstrar as ações esperadas. Evite adjetivos e generalizações.

K: Gentil

• A intenção deve ser sempre ajudar, crescer e melhorar!