Partilhamos aqui alguns conselhos sobre como tornar a gestão de desempenho menos uma tarefa dos RH e mais uma arma secreta de fortalecimento organizacional.
Pode tirar o máximo partido da sua equipa apoiando o seu crescimento e desenvolvimento através da gestão de desempenho (claro, não se esqueça, em primeiro lugar, de procurar as melhores pessoas para a sua equipa – dicas de recrutamento aqui. Mas não estamos a falar do estilo tradicional de gestão de desempenho, que tende a consistir em algumas (ou mesmo uma!) reuniões com estrutura muito formal por ano. Em vez disso, referimo-nos a uma forma contínua de gestão, baseada em feedback constante que procura ajudar os indivíduos a tirar partido dos seus pontos fortes, a ter o melhor desempenho possível e a desbloquear todo o seu potencial.
Isto não acontecerá em duas sessões consecutivas ao longo de um ano, mas sim feedback regular, foco tanto nas forças como nas áreas a melhorar, alinhamento com a sua cultura organizacional e uma visão geral do que se pretende alcançar e do que é necessário para lá chegar.
Partilhamos abaixo alguns conselhos sobre como tornar a gestão de desempenho menos uma tarefa dos RH e mais uma arma secreta de fortalecimento organizacional.
Antes de poder definir metas de desempenho, é importante fazer uma pausa e garantir que cada membro da sua equipa tenha uma compreensão clara do seu papel e das expectativas em relação a eles – tanto do que são responsáveis como de como espera que conduzam o seu trabalho. Certifique-se de que você e o membro da equipa têm clareza sobre as suas áreas de responsabilidade e as competências e aptidões que espera que demonstrem no seu papel. Não presuma que todos partilham uma compreensão clara disto!
O desempenho não se resume apenas ao que cada membro da equipa está a fazer, mas também à forma como o faz. Certifique-se de que é claro quanto aos valores que são importantes para a cultura da sua organização e à forma como espera que esses valores se manifestem nos comportamentos. Pode também querer esclarecer as competências e aptidões básicas que são importantes para o trabalho essencial de cada membro da sua equipa. Na Maliasili, somos uma equipa remota, pelo que o trabalho em equipa e a comunicação são fundamentais para a forma como trabalhamos no dia a dia.
Ninguém quer trabalhar apenas por trabalhar. Quando as pessoas conseguem perceber como o que estão a fazer contribui para algo maior, isso confere mais significado e motivação aos seus esforços. Peça à sua equipa para, no início de cada ano, dedicar algum tempo a rever primeiro os objetivos e planos anuais da organização e, em seguida, a refletir sobre a forma como o seu trabalho e desempenho irão apoiar e promover esses objetivos. Como gestor, deve também manter-se atento ao panorama geral.
Revisão das prioridades: Agora, mais do que nunca, é difícil planear com certeza. Certifique-se de que revê periodicamente os planos de trabalho para garantir que os objetivos continuam a ser oportunos e relevantes. A adaptação é fundamental para manter a equipa motivada e ter a certeza de que está a concentrar os seus esforços nas áreas certas.
Feedback contínuo: Já lá vão os tempos das avaliações de desempenho semestrais. Em vez disso, as pessoas querem e merecem feedback regular e em tempo real por parte dos seus gestores. Organize sessões regulares para se reunir com os colaboradores, a fim de discutir o seu trabalho e desempenho, analisar as suas conquistas e identificar áreas em que possam crescer. Durante as sessões de feedback e as reuniões de acompanhamento, os gestores devem ter em mente as metas de desempenho anuais e apoiar os membros da sua equipa nos esforços para as alcançar.
Dica: É útil manter um registo atualizado destas conversas para referência e para identificar pontos de ação. Na Maliasili, utilizamos documentos partilhados do Google Docs.
Reflexões sobre o desempenho: Como podemos ficar sempre presos ao dia-a-dia, é útil criar oportunidades para uma reflexão mais aprofundada, trimestralmente e semestralmente. Se o feedback for regular, então, quando realizar estas sessões de reflexão, os seus colaboradores não deverão ficar surpreendidos com quaisquer pontos que surjam — melhor ainda, devem ser eles próprios a orientar e a conduzir a conversa.
A autoconsciencialização é uma competência importante e o processo de gestão de desempenho é um espaço onde pode.
Como gestor, não saberá tudo o que os membros da sua equipa fazem. Por isso, é importante falar com outros membros da equipa para obter informações sobre o desempenho deles. Se o fizer, é importante mencionar isso ao seu colega, para que ele não sinta que agiu nas suas costas.
Não complique demasiado as reuniões de reflexão sobre o desempenho. Peça ao seu colega para rever o seu plano de gestão de desempenho para o ano e, em seguida, para refletir sobre as seguintes quatro perguntas:
Quais consideram ter sido as suas realizações mais significativas?
O que acham que deviam fazer mais (por exemplo, o que estão a fazer bem)?
Em que aspetos é que enfrentaram dificuldades ou não conseguiram atingir os seus objetivos e porquê?
O que acham que poderiam mudar ou melhorar (por exemplo, em que aspetos estão a ter dificuldades)?
Após a reflexão deles, pode partilhar as suas próprias ideias e conselhos.
A Maliasili experimentou e testou diversas abordagens à gestão de desempenho – tanto a nível da nossa equipa como em colaboração com os nossos parceiros. Descobrimos que o aspeto fundamental que mais importa na elaboração de planos e de um sistema que venha realmente a ser utilizado e que ajude as pessoas a crescer é: manter a simplicidade. Apresentamos aqui o que nós e muitos dos nossos parceiros utilizamos atualmente:
1. Objetivos e resultados-chave: (OKRs) Os colaboradores identificam os seus principais objetivos de desempenho para o ano (ou por trimestre), juntamente com os resultados-chave que ajudarão a indicar o sucesso. Por exemplo:
Objetivo: Implementar um sistema eficaz de gestão do desempenho que contribua para melhorar o desempenho da equipa
Medido por…
Todos os membros da equipa definiram os seus objetivos individuais para este ano
Os gestores analisaram os objetivos e as metas das suas equipas
São realizadas e registadas revisões trimestrais
Nota: Um papel fundamental para qualquer gestor é garantir que estes objetivos sejam exequíveis, tanto individual como coletivamente (conseguirão fazer tudo isto a tempo?). Quer preparar a sua equipa para o sucesso, procurando um equilíbrio entre ambição e pragmatismo. Ao rever os seus OKRs, poderá ter de os ajudar a reduzir ou a repriorizar, e quando necessário, comunicar à gerência que não dispõe dos recursos e do pessoal necessários para atingir as metas.
2. Desenvolvimento profissional: Os colaboradores também identificam as suas necessidades e objetivos de desenvolvimento profissional – as áreas em que pretendem reforçar e desenvolver as suas competências, bem como as ideias sobre como o podem fazer. Esta é uma oportunidade em que os gestores também podem dar sugestões e prestar apoio. É importante salientar que a maior parte do desenvolvimento profissional pode ser realizada no próprio local de trabalho e não requer custos adicionais, certificados, etc. Por exemplo, atribuir a alguém uma tarefa ‘desafiadora’ e garantir que receba apoio ao longo de todo o processo; tirar partido das parcerias e dos recursos internos disponíveis; maximizar os recursos e materiais online e, simplesmente, dar aos colaboradores tempo para ler e aprender.
3. Personal Goals: Managers should encourage their team members to share their own annual personal goals. By doing so it helps a manager better understand and support their team members beyond just the workplace and it all sends a message that work-life balance is important and the individual and their personal interests and lives are important and valued by the organization.
Regular Feedback: The optimal way to implement a performance management system is by carrying out regular and frequent feedback sessions between an employee and their manager. This could be weekly meetings to check on progress, provide feedback, and troubleshoot. During the feedback sessions and check-in meetings, managers should keep the annual performance targets in mind and support their team members as they work to achieve them.
Quarterly Reviews: Each quarter a manager and their team members should take this document out and discuss it together using the following as a guide for the discussion:
Where is the team member making progress against its goals?
Where is it facing challenges?
What feedback can be shared for strengthening performance?
Following the quarterly meeting, managers can share a simple set of notes that both agree captures the discussion. The notes can be reviewed at the start of the next quarterly review.
